Este artículo explica cómo gestionar y hacer el seguimiento de los fármacos controlados para cumplir los requisitos legales y de elaboración de informes. El uso de un sistema de número de rastreo exclusivo garantiza una documentación precisa para estas sustancias.
Los fármacos controlados y los números de rastreo no se utilizan en todos los mercados. Esto depende de los requisitos legales. En algunos mercados, la función de fármaco controlado se utiliza sin números de rastreo para, simplemente, marcar los fármacos como sustancias controladas que se pueden filtrar en los informes.
Configurar el seguimiento de sustancias controladas
Para usar números de rastreo en fármacos controlados, debes habilitar la función en los ajustes de tu organización y, a continuación, marcar cada elemento del fármaco como sustancia controlada. Accede a Ajustes seleccionando el nombre de la ubicación de la clínica en la parte superior izquierda.
Ve a Ajustes > General > Ajustes de la organización.
Selecciona Habilitar números de seguimiento. Este ajuste habilita la función de fármaco controlado y hace visible una sección específica de Fármacos controlados dentro del menú Inventario.
Marcar un fármaco como sustancia controlada
Ve a Catálogo > Artículos.
Busca el elemento del fármaco y selecciona el botón del lápiz. También puedes crear un elemento nuevo seleccionando el botón Añadir elemento.
En el cuadro de diálogo del artículo, ve a la pestaña Inventario.
Selecciona la casilla Sustancia controlada.
Selecciona Guardar.
Cuando el artículo se marca como fármaco controlado, aparece un icono de triángulo en ubicaciones concretas, por ejemplo, al añadir el fármaco a una consulta.
Añadir un fármaco controlado al inventario
Puedes añadir paquetes nuevos de fármacos controlados directamente desde la vista Fármacos controlados o a través de una orden de compra/factura. Cuando se añade un fármaco controlado recibido nuevo, se le asignará automáticamente un número de rastreo exclusivo.
Nota: Para fármacos controlados con números de rastreo, no puedes añadir stock que no esté rastreado ni crear entradas de stock basadas en lotes desde la página Inventario; estas opciones no se muestran para los elementos con rastreo. Utiliza en su lugar uno de los dos métodos basados en números de rastreo indicados a continuación.
Para añadir un fármaco controlado desde la vista Fármacos controlados:
Ve a Inventario > Fármacos controlados.
Selecciona el botón Agregar medicina controlada recibida en la parte superior de la página.
Busca el fármaco controlado en el campo de búsqueda del cuadro de diálogo que se abre.
Al seleccionar un fármaco, el cuadro de diálogo indicará el nuevo número de rastreo. Selecciona la fecha correcta en el campo Agregado.
Selecciona Guardar.
Como alternativa, puedes añadir un fármaco controlado mediante una orden de compra o una factura de compra:
Ve a Inventario > Pedidos para encontrar la orden de compra o la factura de compra correspondiente.
Selecciona el botón del lápiz al final de la fila.
Selecciona el botón de marca de verificación para confirmar el elemento recibido. Añade fármacos controlados fila a fila.
En el cuadro de diálogo Añadir elemento controlado al inventario, se indicará un número de rastreo. Recuerda escribir este número en el paquete/botella.
Selecciona Guardar.
Dividir un número de rastreo
Si un paquete de un fármaco contiene varias unidades, puedes dividir el número de rastreo principal (por ejemplo, 123) en unidades individuales, cada una con su propio número de rastreo secundario exclusivo (por ejemplo, 123.1, 123.2, etc.).
Ve a Inventario > Fármacos controlados.
Encuentra el artículo y selecciona el botón Dividir al final de la fila del artículo.
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona el botón Dividir para confirmar.
Registrar el uso y la pérdida
Cuando los números de rastreo están habilitados, debes seleccionar el número de rastreo específico del artículo al usar un fármaco controlado en una consulta. La vista Fármacos controlados mantiene un registro detallado de cada artículo, incluyendo cuándo se añadió al inventario, qué pacientes lo recibieron y cualquier pérdida registrada (los cálculos de pérdidas deben configurarse en la ficha del artículo). También puedes registrar la pérdida o la falta manualmente, por ejemplo, si se rompió una botella.
Para registrar una pérdida o una falta manualmente:
Ve a Inventario > Fármacos controlados.
Busca el artículo con el número de rastreo correcto.
Selecciona el botón Mostrar al final de la fila del artículo.
Selecciona el botón Registrar pérdida en el cuadro de diálogo que se abre.
Añade la pérdida de unidad de dosis y una Descripción para pérdida (este es un campo obligatorio).
Selecciona el botón Registrar pérdida para confirmar.
Un artículo marcado como sustancia controlada con un número de rastreo asignado no desaparecerá de la vista Fármaco controlado si el propio artículo se archiva. Para eliminar un fármaco controlado de esta vista, debes registrar manualmente una pérdida para que la cantidad sea cero, o ejecutar una Verificación del inventario para llevar el saldo a cero.
Corregir una entrada de fármaco controlado
Si has registrado una cantidad incorrecta para un fármaco controlado en una consulta finalizada, puedes corregir el saldo. La forma de corregirlo depende del sentido del error:
Si registraste demasiado poco (se utilizó realmente más de lo que se registró), crea una nueva entrada de pérdida para el mismo número de rastreo, registra la cantidad que faltaba y especifica el motivo en el campo Descripción.
Si registraste demasiado (se utilizó realmente menos de lo que se registró), no puedes introducir un número negativo en el modal de pérdida. Utiliza en su lugar una verificación del inventario. Por defecto, solo se listan allí los números de rastreo con un saldo por encima de cero. Si el nivel del inventario del número de rastreo es cero, selecciona el botón + y elígelo en la lista desplegable para añadirlo a la lista. Introduce la cantidad contada correcta en Unidades contadas para ese número de rastreo y, a continuación, selecciona Guardar para aplicar la corrección.
Este proceso corrige el saldo del inventario del artículo del fármaco, pero no se refleja en los registros del paciente.
Nota: Cuando utilices una factura rectificativa para anular una venta, el sistema devolverá automáticamente la cantidad vendida a tu stock. Recuerda seleccionar la casilla Actualizar niveles del inventario si usas la opción de crédito Rectificar 1 o varios elementos de la factura. Sin embargo, una factura rectificativa no anulará ninguna pérdida que se haya registrado automáticamente y eliminada del stock, ya que la pérdida se considera una pérdida permanente. Si una cantidad de pérdida debe devolverse al stock, debe hacerse manualmente.
Imprimir registros de uso e informes
Puedes generar e imprimir un registro de uso en PDF para un número de rastreo específico para cumplir las obligaciones de notificación y para las inspecciones en la clínica.
Ve a Inventario > Fármacos controlados.
Busca el artículo del fármaco usando el campo de búsqueda.
Selecciona el botón Mostrar al final de la fila del artículo.
En la ventana de diálogo, selecciona el botón Imprimir.
Se abrirá en una nueva ventana un PDF del registro de uso.
Informes relacionados
El informe Uso de fármacos, ubicado en Informes > Informes > Uso de fármacos, puede listar los pacientes que han recibido fármacos específicos. Puedes filtrar este informe para incluir Solo fármacos controlados.
Usar fármacos controlados en recetas escritas
Para algunos mercados, la funcionalidad de los artículos marcados como fármacos controlados también afectará a la receta escrita. Esto lo controla el país al que está configurada la ubicación de tu clínica.
Mercado del Reino Unido: las recetas escritas para fármacos controlados tienen una validez fija de 28 días. Selecciona la casilla Controlado en el cuadro de diálogo Crear la impresión de la receta escrita para asegurarte de que se aplique este periodo de validez fijo.
Mercado de EE. UU.: cuando un artículo se marca como sustancia controlada, el ID del prescriptor, también conocido como número DEA, aparece automáticamente en la impresión de la receta.