Este artículo explica cómo gestionar y hacer seguimiento de los fármacos controlados para cumplir los requisitos legales y de informes. El uso de un sistema único de números de seguimiento garantiza una documentación precisa para estas sustancias.
Los fármacos controlados y los números de seguimiento no se usan en todos los mercados. Esto depende de los requisitos legales. En algunos mercados, la función de fármacos controlados se utiliza sin números de seguimiento para marcar simplemente los fármacos como una sustancia controlada que se puede filtrar en los informes.
Configurar el seguimiento de sustancias controladas
Para usar números de seguimiento de fármacos controlados, debe habilitar la función en la configuración de su organización y, después, marcar cada elemento de fármaco como sustancia controlada.
Vaya a Ajustes > General > Ajustes de la organización.
Seleccione Habilitar números de seguimiento. Este ajuste habilita la función de fármacos controlados y hace visible una sección específica de Fármacos controlados debajo del menú Inventario.
Marcar un fármaco como sustancia controlada
Vaya a Catálogo > Artículos.
Busque el elemento de fármaco y seleccione el botón con el lápiz. También puede crear un artículo nuevo seleccionando el botón Añadir elemento.
En el cuadro de diálogo del artículo, vaya a la pestaña Existencias y precios.
Seleccione la casilla de verificación Sustancia controlada.
Seleccione Guardar.
Cuando el artículo está marcado como fármaco controlado, se muestra un icono de triángulo en ubicaciones específicas, por ejemplo, al añadir el fármaco a una Consulta.
Añadir un fármaco controlado al inventario
Puede añadir nuevos envases de fármacos controlados directamente desde la vista Fármacos controlados o a través de una orden de compra/factura. Cuando se añade un nuevo fármaco controlado recibido, se le asignará automáticamente un número de seguimiento único.
Para añadir un fármaco controlado desde la vista Fármacos controlados:
Vaya a Inventario > Fármacos controlados.
Seleccione el botón Agregar medicina controlada recibida en la parte superior de la página.
Busque el fármaco controlado en el campo de búsqueda del cuadro de diálogo que se abre.
Cuando se selecciona un fármaco, el cuadro de diálogo indicará el nuevo número de seguimiento. Seleccione la fecha correcta en el campo Agregado.
Seleccione Guardar.
Como alternativa, puede añadir un fármaco controlado a través de una orden de compra o una factura de compra:
Vaya a Inventario > Pedidos para encontrar la orden de compra o la factura de compra correspondiente.
Seleccione el botón con el lápiz al final de la fila.
Seleccione el botón de marca de verificación para confirmar el elemento recibido. Añada fármacos controlados uno por fila.
En el cuadro de diálogo Añadir elemento controlado al inventario, se indicará un número de seguimiento. Recuerde escribir este número en el envase/botella.
Seleccione Guardar.
Nota: No puede añadir fármacos controlados directamente al inventario desde la página Inventario ni usando el botón del gráfico, ya que esto no asigna a la entrada un número de seguimiento. El sistema podría solicitarle un número de lote, pero como los números de seguimiento reemplazan los números de lote estándar de los fármacos controlados, debe usar un flujo de orden de compra o la vista Fármacos controlados para garantizar que el artículo reciba un número de seguimiento.
Dividir un número de rastreo
Si un envase de un fármaco contiene varias unidades, puede dividir el número de rastreo principal (p. ej., 123) en unidades individuales, cada una con su propio número de seguimiento secundario único (p. ej., 123.1, 123.2, etc.).
Vaya a Inventario > Fármacos controlados.
Busque el artículo y seleccione el botón Dividir al final de la fila del artículo.
En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione el botón Dividir para confirmar.
Registrar uso y desperdicio
Cuando los números de seguimiento están habilitados, debe seleccionar el número de seguimiento específico del artículo al usar un fármaco controlado en una Consulta. La vista Fármacos controlados mantiene un registro detallado de cada artículo, incluido cuándo se añadió al inventario, qué pacientes lo recibieron y cualquier desperdicio registrado (la configuración de los cálculos de desperdicio debe hacerse en la tarjeta del artículo). También puede registrar el desperdicio o la pérdida manualmente, por ejemplo, si se rompió una botella.
Para registrar desperdicio o pérdida manualmente:
Vaya a Inventario > Fármacos controlados.
Busque el artículo con el número de rastreo correcto.
Seleccione el botón Mostrar al final de la fila del artículo.
Seleccione el botón Registrar pérdida en el cuadro de diálogo que se abre.
Añada la Unidad de dosis perdida y una Descripción para Pérdida (este es un campo obligatorio).
Seleccione el botón Registrar pérdida para confirmar.
Un artículo marcado como sustancia controlada con un número de rastreo asignado no desaparecerá de la vista Fármacos controlados si el propio artículo se archiva. Para eliminar un fármaco controlado de esta vista, debe registrar la pérdida manualmente para que la cantidad sea cero.
Corregir una entrada de fármaco controlado
Si registró una cantidad incorrecta para un fármaco controlado en una Consulta finalizada, puede corregir el saldo creando una nueva entrada de pérdida.
Cree una nueva entrada de pérdida para el mismo número de rastreo.
Registre la cantidad como número negativo (p. ej., -0.35 ml) si añadió demasiado, o como número positivo (p. ej., 0.35 ml) si añadió muy poco.
En el campo Descripción, indique claramente el motivo de la corrección.
Este proceso corrige el saldo de existencias del artículo del fármaco, pero no refleja cambios en los registros del paciente.
Nota: Cuando usa una factura rectificativa para revertir una venta, el sistema devolverá automáticamente la cantidad vendida a su inventario. Recuerde seleccionar la casilla de verificación Actualizar niveles de inventario si utiliza la opción de factura rectificativa Rectificar 1 o varios elementos de la factura. Sin embargo, una factura rectificativa no revertirá ningún desperdicio que se haya registrado automáticamente y eliminado del inventario, ya que el desperdicio se considera una pérdida permanente. Si es necesario devolver una cantidad de desperdicio al inventario, debe hacerse manualmente.
Imprimir registros de uso e informes
Puede generar e imprimir un registro de uso en PDF para un número de rastreo específico para cumplir obligaciones de informes y para inspecciones de la clínica.
Vaya a Inventario > Fármacos controlados.
Busque el artículo de fármaco mediante el campo de búsqueda.
Seleccione el botón Mostrar al final de la fila del artículo.
En la ventana del cuadro de diálogo, seleccione el botón Imprimir.
Se abrirá un PDF del registro de uso en una ventana nueva.
Informes relacionados
El informe Uso de fármacos, Informes > Gestión de inventario > Uso de fármacos, puede listar a los pacientes que han recibido fármacos específicos. Puede filtrar este informe para incluir Solo fármacos controlados.
Usar fármacos controlados en recetas escritas
Para algunos mercados, la funcionalidad de los artículos marcados como fármacos controlados también afecta a la receta escrita. Esto lo controla el país al que está configurada la ubicación de su clínica.
Mercado del Reino Unido: las recetas escritas para fármacos controlados tienen una validez fija de 28 días. Seleccione la casilla de verificación Controlado en el cuadro de diálogo Crear receta escrita para asegurarse de que se aplique este periodo de validez fijo.
Mercado de EE. UU.: cuando un artículo está marcado como sustancia controlada, el ID del prescriptor, también conocido como el número de la DEA, aparece automáticamente en la impresión de la receta.