Puedes actualizar automáticamente las etiquetas del cliente a un estado de deuda diferente al enviar cartas de deuda a los clientes. Esta función está disponible cuando se hayan configurado un campo personalizado de estado de deuda, etiquetas de estado de deuda y plantillas de cartas de deuda.
Ve a Reporting > Reports > Debtors and creditors.
Generar un informe. Si quieres actualizar los estados de los clientes a 'Sin deuda', consulta Cambiar el estado de la deuda a 'Sin deuda' sin enviar una carta de deuda.
Selecciona Start process en la esquina superior derecha sobre el informe.
Selecciona el/los cliente(s) al que(s) quieres enviar una carta de deuda seleccionando las filas en la lista. Aparece una barra de menú emergente en la parte inferior de la página.
En el menú Process, selecciona la carta de deuda que quieres enviar.
En el diálogo Debt letter preview, selecciona las opciones de envío e impresión:
Puedes imprimir la carta de deuda para todos, enviar la carta por correo electrónico a aquellos clientes que tengan guardada una dirección de correo electrónico y imprimir la carta para el resto, o imprimir la carta para todos y enviar un correo electrónico a aquellos que tengan una dirección de correo electrónico.
Puedes adjuntar las facturas del período de tiempo seleccionado a la carta.
Puedes adjuntar una visión general del tratamiento al correo electrónico.
Para saber cuál fue la última carta de deuda que recibieron los clientes, puedes seleccionar Mark as processed. La carta se guarda en las notas de los clientes y en la lista de comunicaciones de la pestaña Communications en la página del cliente.
Selecciona Process. La etiqueta que corresponde al estado de deuda de la carta de deuda se actualiza automáticamente en los clientes.
Estado de la deuda que se muestra en la página del cliente:
Cambiar el estado de la deuda a 'Sin deuda' sin enviar una carta de deuda
Al generar el informe de deudores y acreedores, selecciona la opción No debt en Show. Esto muestra los clientes que han pagado su deuda, pero que tienen una etiqueta de deuda distinta del estado por defecto 'no debt'.
Continúa como arriba, pero selecciona tu opción 'no debt' en el paso 5. Las opciones de envío de cartas de deuda no estarán disponibles si tu carta de deuda 'no debt' fue configurada para no enviar una carta de deuda.