El informe de Deudores y Acreedores muestra las facturas que están pendientes (adeudadas a la clínica) y los créditos que correspondan al cliente (adeudados por la clínica). El informe presenta la información financiera agrupada según el tiempo que lleva pendiente la deuda, y el importe del crédito que se debe devolver a los clientes (considerado una obligación de la clínica). El informe se puede ejecutar con o sin información financiera de seguros.
Puedes utilizar este informe, por ejemplo, para hacer seguimiento de las facturas pendientes, enviar cartas de resumen financiero a los clientes o dar de baja saldos pequeños.
Nota: Las facturas con estado de borrador no se muestran en el informe de Deudores y Acreedores.
Cuando se crea el informe por primera vez, el contenido se guarda en el servidor durante 10 minutos. Si durante ese tiempo generas el informe sin cambios en los filtros, se mostrará el contenido guardado. Si quieres generar contenido nuevo, debes cambiar al menos un valor de filtro y, a continuación, volver a generar el informe.
Ve a Informes > Informes > Deudores y acreedores.
En la pestaña Generar, selecciona los filtros que quieres usar.
Mostrar informe de: Selecciona si quieres generar el informe para los clientes o para las compañías aseguradoras. Si seleccionas Clientes, el informe muestra los clientes que te deben dinero y/o los clientes a los que les debes dinero. Si seleccionas Compañías aseguradoras, el informe muestra las compañías aseguradoras que te deben dinero.
Show: La opción Deudores & Acreedores muestra tanto los clientes que te deben dinero y/o los clientes a los que les debes dinero. Esta opción está disponible si has seleccionado Clientes en el filtro Mostrar informe de. La opción Deudores muestra los clientes o las compañías aseguradoras que te deben dinero. La opción Acreedores muestra los clientes que tienen facturas con una suma adeudada menor a 0 y los clientes con pagos anticipados no utilizados. Esta opción está disponible si has seleccionado Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si la opción Sin deuda está disponible en el filtro Show, se puede utilizar al enviar cartas de reclamación de deudas a los clientes.
Fecha: Selecciona la fecha para la que se genera el informe. En la mayoría de los casos, el informe se genera hasta el final del último día del mes en curso, incluyendo el minuto anterior a la medianoche (23:59). Las facturas listadas dependen del ajuste Filtrar fecha por. Si no se selecciona ninguna fecha, se utiliza la fecha de hoy. Si seleccionas una fecha del pasado, el informe muestra los datos tal como estaban en esa fecha, lo que puede diferir significativamente de hoy.
Ubicación de la clínica: Si tienes varias ubicaciones de clínicas, selecciona si quieres generar un único informe para todas las ubicaciones de clínicas o un informe para cada ubicación por separado.
Grupo de ubicaciones de la clínica: Esta opción está disponible si utilizas grupos de ubicaciones de la clínica. Si se deja en blanco, el informe no filtra por grupo, sino que genera todos los grupos de ubicaciones de la clínica juntos. Lee más sobre los grupos de ubicaciones de la clínica.
Excluir reclamaciones de compensaciones de seguro no pagadas: Esta opción está disponible si has seleccionado Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si seleccionas esta opción, las compensaciones de reclamaciones de seguro no pagadas no se incluyen en las sumas adeudadas del cliente. Si no seleccionas esta opción, las compensaciones de reclamaciones de seguro no pagadas se incluyen en las sumas adeudadas del cliente.
Pagos anticipados: Esta opción está disponible si has seleccionado Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si seleccionas esta opción, el informe muestra los clientes con pagos anticipados no utilizados. Si no seleccionas esta opción, la información sobre pagos anticipados no se incluye en el informe. Si solo quieres ver clientes con deuda pendiente, no selecciones esta opción.
Mostrar IDs antiguos de cliente: Si recientemente has migrado desde otro sistema, puedes usar esta opción para mostrar los IDs antiguos del sistema anterior y ayudar a coordinar las sumas adeudadas.
Períodos de día: Puedes seleccionar una opción existente o crear períodos de día personalizados. El informe muestra las columnas de los períodos de día en función de este ajuste.
Filtrar fecha por: Selecciona si quieres filtrar las facturas por la fecha de la factura (la fecha en que se finalizó la factura) o por la fecha de vencimiento de la factura. Ten en cuenta que la fecha de finalización de la factura es distinta de la fecha de creación de la factura. Si seleccionas Fecha de la factura, el informe muestra todos los saldos con una fecha de apunte hasta la fecha y hora seleccionadas, inclusive. Si seleccionas Fecha de vencimiento, el informe solo muestra los saldos que vencen para la fecha y hora seleccionadas.
Filtrar por etiquetas de clientes: Esta opción está disponible si has seleccionado Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si usas etiquetas, puedes generar el informe para clientes concretos en función de las etiquetas. Por ejemplo, si tienes clientes con condiciones de pago personalizadas, puedes generar su informe por separado añadiendo aquí la etiqueta relacionada. Puedes introducir varias etiquetas en el campo. Consulta también el filtro siguiente.
Excluir las siguientes etiquetas: Esta opción está disponible si has seleccionado Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si tienes clientes que no quieres ver en tu informe habitual, puedes introducir su etiqueta en este campo para excluir sus facturas/información de pagos anticipados del informe. Por ejemplo, al generar el informe básico y querer excluir clientes con condiciones de pago personalizadas, puedes añadir aquí su etiqueta. Puedes introducir varias etiquetas en el campo.
Tipo de cliente: Esta opción está disponible si el ajuste Habilitar tipos de clientes está habilitado en los ajustes de la organización. Selecciona si quieres incluir clientes Interno, Research o Externo en el informe. Los clientes se incluyen en el informe según el tipo de cliente en el momento de finalización de la factura. Si no quieres usar el filtro, selecciona la opción sin selección (- - - - - -).
Selecciona Generar informe. Dependiendo del tamaño de tu organización, esto puede tardar unos minutos.
La columna Totales muestra el importe total que el cliente o la compañía aseguradora debe a la clínica, o el importe que la clínica debe al cliente. Si el informe se genera para clientes y la casilla de verificación de pagos anticipados está seleccionada, los pagos anticipados se deducen del total.
Las columnas de los períodos de día muestran los importes que vencen según los períodos de tiempo, en función del filtro de Períodos de día seleccionado. Por ejemplo, si la clínica utiliza el filtro 0-30-60-90+, normalmente las facturas 0-30 aún no están vencidas; la columna 31-60 muestra las facturas con más de 30 días de vencimiento, etc. Cuando la deuda es distinta de 0, al pasar el cursor por el valor de la columna se muestra un tooltip con el número de factura, la fecha de vencimiento y la suma adeudada por factura. Si la deuda incluye más de 10 facturas, puedes imprimir una exportación a Excel para ver la información.
Cuando está seleccionado el filtro Pagos anticipados, la columna Pagos anticipados muestra el importe de los pagos anticipados no utilizados que el cliente tiene en su cuenta.
Las sumas de cada columna se muestran en la parte inferior del informe.
Desde el menú del botón Exportar / Imprimir, puedes seleccionar una opción para guardar los datos del informe en uno de los formatos disponibles. A continuación, puedes procesar los datos según tus necesidades, por ejemplo, en Excel.
Si tienes una gran cantidad de datos, se recomienda seleccionar Enviar como correo electrónico y dejar que el informe se genere en segundo plano.
Conciliar el informe con tu sistema de contabilidad
A continuación se muestra un ejemplo de ajustes de filtro recomendados para la conciliación. Los requisitos pueden variar en función de tu sistema de contabilidad y de las prácticas locales.
Limpia la casilla Excluir reclamaciones de compensaciones de seguro no pagadas.
Selecciona la casilla Pagos anticipados para que también se incluyan los clientes que solo tienen pagos anticipados no utilizados.
Selecciona la fecha y hora para la conciliación.
Si tienes varias ubicaciones de clínicas, selecciona si quieres generar el informe para todas las ubicaciones a la vez o por separado.
Ajusta Filtrar fecha por en Fecha de la factura.
Selecciona Generar informe.
Enviar un resumen financiero a un cliente
Puedes enviar un resumen financiero a tus clientes. Esta función utiliza plantillas de cartas financieras creadas en Ajustes > Ajustes de impresión > Resúmenes financieros.
Para procesar una carta de resumen financiero, selecciona Iniciar proceso en la esquina superior derecha, encima del informe. Aparece un contador regresivo que muestra el tiempo que te queda para seleccionar la información que quieres incluir en la carta.
Selecciona el período de tiempo para mostrar a los clientes que tienen facturas vencidas en ese período.
En la lista desplegable situada debajo de la lista de clientes, en Registros por página, selecciona cuántos registros quieres incluir por página. El menú de la página muestra el número de páginas que incluirá la carta con los filtros seleccionados.
En el botón Proceso del menú de acción en la parte inferior de la página, selecciona la carta financiera que quieres enviar. Si no se muestra el menú de acción, asegúrate de que has seleccionado una de las opciones de período en el paso 2. Se abre el cuadro de diálogo de vista previa de la carta financiera, mostrando una lista de clientes a los que se enviará la carta.
Nota: Para procesar una carta de deuda, primero debe configurarse una plantilla de carta financiera. Si no hay ninguna plantilla disponible, debes crear una antes de continuar en Ajustes > Ajustes de impresión > Resúmenes financieros.
En el cuadro de diálogo de vista previa, selecciona las opciones de envío e impresión:
Puedes imprimir la carta financiera para todos, enviar la carta por correo electrónico a aquellos clientes que tengan guardada una dirección de correo electrónico en Provet y, para el resto, imprimir la carta, o imprimir la carta para todos y enviar un correo electrónico a quienes tengan una dirección de correo electrónico.
Puedes adjuntar las facturas del período de tiempo seleccionado a la carta.
Puedes adjuntar una visión general del tratamiento al correo electrónico.
Para saber cuál fue la última carta financiera que recibieron los clientes, puedes seleccionar Marcar como procesado. La carta se guarda en las notas de los clientes y en la lista de comunicaciones de la pestaña Comunicaciones en la página del cliente.
La vista previa de la derecha muestra cómo se verá la carta financiera.
Selecciona Proceso.
Al crear la carta, ten en cuenta que la tabla en el centro del documento muestra una lista de todas las facturas vencidas en el momento de generación del informe, incluidas las que vencen después del período de 30 días.
Permisos de usuario necesarios
Ajustes > Usuarios > Grupos de permisos
Para acceder al informe, los usuarios necesitan permisos de 'lectura' y 'escritura' para su grupo de permisos en los siguientes ajustes:
'Página de ajustes'
'Ajustes de impresión'
'Página de informes'
'Informes financieros' (para acceder a todos los informes financieros)
'Informes financieros de deudores y acreedores' (para acceder únicamente a este informe concreto)