El informe de Deudores y acreedores enumera las facturas que están pendientes (adeudadas a la clínica) y cualquier saldo a favor que esté pendiente para el cliente (adeudado por la clínica). El informe muestra los datos financieros agrupados por el tiempo en situación de pendiente y el importe del saldo a favor que corresponde devolver a los clientes (considerado como una obligación de la clínica). El informe puede generarse con o sin información financiera de seguros.
Puedes usar este informe, por ejemplo, para hacer seguimiento de facturas pendientes, enviar cartas con resúmenes financieros a los clientes o dar de baja saldos pequeños.
Nota: Las facturas con estado de borrador no se muestran en el informe de Deudores y acreedores.
Cuando se crea el informe por primera vez, el contenido se guarda en el servidor durante 10 minutos. Si durante ese tiempo se genera el informe sin cambios en los filtros, se mostrará el contenido guardado. Si quieres generar contenido nuevo, debes cambiar al menos un valor de filtro y, a continuación, generar el informe de nuevo.
Ve a Informes > Informes > Deudores y acreedores.
En la pestaña de Añadir, selecciona los filtros que quieras utilizar.
Mostrar informe de: Selecciona si quieres generar el informe para clientes o para compañías aseguradoras. Si seleccionas Clientes, el informe muestra los clientes a los que debes dinero y/o los clientes a los que debes dinero. Si seleccionas Compañías aseguradoras, el informe muestra las compañías aseguradoras a las que debes dinero.
Mostrar: La opción Deudores y Acreedores muestra tanto los clientes a los que debes dinero y/o los clientes a los que debes dinero. Esta opción está disponible si seleccionaste Clientes en el filtro Mostrar informe de. La opción Deudores muestra los clientes o las compañías aseguradoras a los que debes dinero. La opción Acreedores muestra los clientes que tienen facturas con una suma adeudada menor a 0 y los clientes con pagos anticipados no utilizados. Esta opción está disponible si seleccionaste Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si en el filtro Mostrar está disponible la opción Sin deuda, se puede usar al enviar cartas de reclamación de deudas a los clientes.
Fecha: Selecciona la fecha para la que se genera el informe. En la mayoría de los casos, el informe se genera hasta el final del último día del mes en curso, inclusive, hasta el minuto anterior a medianoche (23:59). Las facturas que aparecen dependen del ajuste Filtrar fecha por. Si no se selecciona ninguna fecha, se usa la fecha de hoy. Si seleccionas una fecha del pasado, el informe muestra los datos tal y como estaban en esa fecha, lo que puede diferir significativamente de hoy.
Ubicación de la clínica: Si tienes varias ubicaciones de clínicas, selecciona si quieres generar un único informe para todas las ubicaciones de clínicas o un informe para cada ubicación por separado.
Grupo de ubicación de la clínica: Esta opción está disponible si usas grupos de ubicaciones de clínicas. Si se deja en blanco, el informe no filtra por grupo, sino que genera todos los grupos de ubicación de clínicas juntos. Lee más sobre grupos de ubicación de clínicas.
Excluir reclamaciones de compensaciones de seguro no pagadas: Esta opción está disponible si seleccionaste Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si seleccionas esta opción, las reclamaciones de compensaciones de seguro no pagadas no se incluyen en las sumas adeudadas del cliente. Si no seleccionas esta opción, las reclamaciones de compensaciones de seguro no pagadas sí se incluyen en las sumas adeudadas del cliente.
Pagos anticipados: Esta opción está disponible si seleccionaste Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si seleccionas esta opción, el informe muestra clientes con pagos anticipados no utilizados. Si no seleccionas esta opción, la información de pagos anticipados no se incluye en el informe. Si solo quieres ver clientes con deuda pendiente, no selecciones esta opción.
Mostrar IDs antiguos de cliente: Si recientemente has migrado desde otro sistema, puedes usar esta opción para mostrar los IDs antiguos del sistema anterior y así coordinar las sumas adeudadas.
Períodos de día: Puedes seleccionar una opción existente o crear períodos de día personalizados. El informe muestra columnas de períodos de día basadas en este ajuste.
Filtrar fecha por: Selecciona si quieres filtrar las facturas por la fecha de la factura (la fecha en la que se finalizó la factura) o por la fecha de vencimiento de la factura. Ten en cuenta que la fecha de finalización de la factura es diferente de la fecha de creación de la factura. Si seleccionas Fecha de la factura, el informe muestra todos los saldos con una fecha de contabilización hasta la fecha y hora seleccionadas, inclusive. Si seleccionas Vencimiento de la factura, el informe solo muestra los saldos que vencen en la fecha y hora seleccionadas.
Filtrar por etiquetas de clientes: Esta opción está disponible si seleccionaste Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si usas etiquetas, puedes generar el informe para clientes concretos en función de las etiquetas. Por ejemplo, si tienes clientes con condiciones de pago personalizadas, puedes generar su informe por separado añadiendo aquí la etiqueta correspondiente. Puedes introducir varias etiquetas en el campo. Consulta también el siguiente filtro.
Excluir las siguientes etiquetas: Esta opción está disponible si seleccionaste Clientes en el filtro Mostrar informe de. Si tienes clientes que no quieres ver en tu informe habitual, puedes introducir sus etiquetas en este campo para excluir sus facturas/información de pagos anticipados del informe. Por ejemplo, cuando generes el informe básico y quieras excluir clientes con condiciones de pago personalizadas, puedes añadir aquí su etiqueta. Puedes introducir varias etiquetas en el campo.
Tipo de cliente: Esta opción está disponible si el ajuste Habilitar tipos de clientes está habilitado en los ajustes de la organización. Selecciona si quieres incluir en el informe clientes Interno, Investigación o Externo. Los clientes se incluyen en el informe en función del tipo de cliente en el momento de finalizar la factura. Si no quieres usar el filtro, selecciona la opción de no selección (- - - - - -).
Selecciona Generar informe. Dependiendo del tamaño de tu organización, esto puede tardar unos minutos.
La columna Importe total muestra el importe total que el cliente o la compañía aseguradora debe a la clínica o el importe que la clínica debe al cliente. Si el informe se genera para clientes y está seleccionada la casilla de verificación de pagos anticipados, se deducen los pagos anticipados del total.
Las columnas de períodos de día muestran los importes que vencen por los períodos de tiempo, según el filtro de períodos de día seleccionado. Por ejemplo, si la clínica usa el filtro 0-30-60-90+, las facturas de 0-30 normalmente todavía no han vencido; la columna 31-60 muestra las facturas que han vencido hace 30+ días, etc. Cuando la deuda es distinta de 0, al pasar el cursor sobre el valor de la columna se muestra una sugerencia con el número de factura, la fecha de vencimiento y la suma adeudada por factura. Si la deuda consta de más de 10 facturas, puedes imprimir una exportación de Excel para ver la información.
Cuando el filtro Pagos anticipados está seleccionado, la columna Pagos anticipados muestra el importe de los pagos anticipados no utilizados que el cliente tiene en su cuenta.
Los totales de cada columna se muestran en la parte inferior del informe.
Desde el menú del botón Exportar / Imprimir, puedes seleccionar una opción para guardar los datos del informe en uno de los formatos disponibles. A continuación, puedes procesar los datos según tus necesidades, por ejemplo, en Excel.
Si tienes una gran cantidad de datos, se recomienda que selecciones Enviar como correo electrónico y dejes que el informe se genere en segundo plano.
Conciliar el informe con tu sistema contable
A continuación se muestra un ejemplo de los ajustes de filtro recomendados para fines de conciliación. Los requisitos pueden variar según tu sistema contable y las prácticas locales.
Borra la casilla Excluir reclamaciones de compensaciones de seguro no pagadas.
Selecciona la casilla Pagos anticipados, para que también se incluyan los clientes que solo tienen pagos anticipados no utilizados.
Selecciona la fecha y hora para la que quieres conciliar.
Si tienes varias ubicaciones de clínicas, selecciona si quieres generar el informe para todas las ubicaciones juntas o por separado.
Ajusta Filtrar fecha por en Fecha de la factura.
Selecciona Generar informe.
Enviar un resumen financiero a un cliente
Puedes enviar un resumen financiero a tus clientes. Esta función utiliza plantillas de cartas financieras creadas en Ajustes > Ajustes de impresión > Resúmenes financieros.
Para procesar una carta de resumen financiero, selecciona Iniciar proceso en la esquina superior derecha, encima del informe. Aparece un contador descendente que muestra el tiempo que tienes para seleccionar la información que quieres incluir en la carta.
Selecciona el período de tiempo para mostrar a los clientes que tienen facturas pendientes de vencer en ese período.
En la lista desplegable Registros por página situada debajo de la lista de clientes, selecciona cuántos registros quieres incluir por página. El menú de la página muestra el número de páginas que tendrá la carta con los filtros seleccionados.
En el botón Proceso del menú de acciones en la parte inferior de la página, selecciona la carta financiera que quieras enviar. Si no se muestra el menú de acciones, asegúrate de haber seleccionado una de las opciones de período en el paso 2. Se abre el diálogo de vista previa de la carta financiera, que muestra una lista de los clientes a los que se enviará.
Nota: Para procesar una carta de deuda, primero debe configurarse una plantilla de carta financiera. Si no hay ninguna plantilla disponible, debes crear una antes de continuar en Ajustes > Ajustes de impresión > Resúmenes financieros.
En el diálogo de vista previa, selecciona las opciones de envío e impresión:
Puedes imprimir la carta financiera para todos, enviar la carta por correo electrónico a aquellos clientes que tengan guardada una dirección de correo electrónico y, a continuación, imprimir la carta para el resto; o puedes imprimir la carta para todos y enviar un correo electrónico a los que tengan una dirección de correo electrónico.
Puedes adjuntar las facturas del período de tiempo seleccionado a la carta.
Puedes adjuntar una visión general del tratamiento al correo electrónico.
Para saber cuál fue la última carta financiera que recibieron los clientes, puedes seleccionar Marcar como procesado. La carta se guarda en las notas de los clientes y en la lista de comunicaciones en la pestaña Comunicaciones de la página del cliente.
La vista previa de la derecha muestra cómo se verá la carta financiera.
Selecciona Proceso.
Al crear la carta, ten en cuenta que la tabla en el centro del documento muestra una lista de todas las facturas pendientes en el momento del informe, incluidas las que vencen después del período de 30 días.
Permisos de usuario necesarios
Ajustes > Usuarios > Grupos de permisos
Para acceder al informe, los usuarios necesitan permisos de 'lectura' y 'escritura' para su grupo de permisos en los siguientes ajustes:
'Página de ajustes'
'Ajustes de impresión'
'Página de informes'
'Informes financieros' (para acceder a todos los informes financieros)
'Informes financieros de deudores y acreedores' (para acceder solo a este informe específico)