Los informes de Cierre de caja diario (EOD) se utilizan para revisar las transacciones financieras de ventas y los pagos que se produjeron durante la jornada laboral. Ayudan a comprobar que la cantidad de los pagos recibidos coincide con lo que se informa.
El contenido de los informes de Cierre de caja diario es dinámico. Esto significa que el contenido del informe puede cambiar después de que se haya creado o marcado como listo para contabilizar, si se crean nuevas facturas o pagos en el intervalo de tiempo del informe. Un pago también puede aparecer en varios informes si los horarios de inicio y finalización de los informes se solapan.
1. Crear un informe de Cierre de caja diario.
En el Panel de control, seleccione el botón Cierre de caja en la esquina superior derecha de la pantalla.
Seleccione el botón Crear nuevo informe. Se abrirá un cuadro de diálogo.
En Transacciones realizadas por, seleccione si desea crear el informe para las transacciones de Todos los usuarios o de un Usuario seleccionado. Un flujo de trabajo habitual es que cada empleado de caja o cada estación de registro cree un informe de Cierre de caja diario para su turno al final del periodo de trabajo. Como alternativa, se puede crear un informe de Cierre de caja diario para cada día laborable.
Seleccione Desde (fecha y hora) y Hasta (fecha y hora) para definir el rango de tiempo del informe. También puede añadir una Descripción opcional.
Añada Cantidad en efectivo inicial, Cantidad en efectivo final y cualquier Retiradas de efectivo que hayan ocurrido durante el rango de tiempo del informe. Una retirada de efectivo es cualquier efectivo que se retira de la caja registradora; por ejemplo, si se retira un pago grande en efectivo para el depósito anticipado y así mantener la seguridad y la protección de la caja registradora.
NOTA: Si la moneda de su clínica está configurada en euros, la calculadora de monedas (a) está disponible en el campo Cantidad en efectivo final. Para calcular la suma final de efectivo, añada las cantidades usando los campos de monedas y billetes y seleccione Configurar para introducir el total en el campo Cantidad en efectivo final.
Si hay facturas en estado borrador en el rango de tiempo seleccionado, se enumeran en Albaranes. Para abrir una factura, seleccione el botón de flecha (b) al final de la fila de la factura. Tenga en cuenta que dependiendo de la configuración de los informes, puede no ser posible marcar el informe como listo para contabilizar si hay facturas en estado borrador en el rango de tiempo del informe.
Dependiendo de la configuración de los informes, puede ser posible añadir manualmente sumas para diferentes métodos de pago en Sumas totales dadas por usuario. Puede usar esto para comprobar cualquier diferencia con los pagos añadidos.
Seleccione Guardar. El informe se genera en la pestaña Informes de cierre de caja.
2. Revisar el informe de Cierre de caja diario.
Puede encontrar los informes de Cierre de caja diario creados en la pestaña Informes de cierre de caja. Para filtrar la lista, puede definir un rango de fechas, seleccionar los usuarios cuyas transacciones desea ver y seleccionar el estado del informe de Cierre de caja diario ('Abierto', Listo para contabilizar o Reportado para contabilizar).
Para ver un informe, seleccione el botón del ojo. Para editar las opciones del informe, seleccione el botón del lápiz. Para eliminar el informe, seleccione el botón de la papelera. Los informes con estado 'abierto' se pueden editar o eliminar.
El informe muestra la siguiente información:
Las pestañas Pagos en efectivo, Pagos por tarjeta y Todos los pagos muestran los pagos del rango de tiempo seleccionado por tipo de pago. Todos los pagos también incluye cualquier otro método de pago además de los pagos en efectivo y por tarjeta.
Si su clínica utiliza Pay, la pestaña Pagos por Pay se muestra en lugar de la pestaña de pagos por tarjeta. La pestaña muestra todos los pagos procesados a través de Pay.
La pestaña Correcciones muestra pagos de facturas rectificativas, transferencias internas y pagos cancelados.
La pestaña Ventas muestra todas las facturas finalizadas y el saldo total de ventas. Las facturas consolidadas no se incluyen, pero sí se incluyen las facturas que forman parte de facturas consolidadas. Los importes de impuestos sobre las ventas también se incluyen, y todos los totales se muestran con y sin impuestos sobre las ventas.
La pestaña Cobros muestra cualquier factura impagada, incluidas las facturas consolidadas.
La pestaña Pagos anticipados usados muestra los pagos anticipados que se utilizaron para pagar facturas.
Si su clínica incluye varias ubicaciones (ubicaciones) y hay pagos entre clínicas, cómo se muestran estos pagos en sus informes depende de la configuración de su sistema. Para más información, consulte Pagos entre ubicaciones de clínicas.
Dependiendo de la configuración de los informes, puede que pueda realizar correcciones en los pagos del informe usando el botón Corrección, por ejemplo, cambiar el método de pago. Estas correcciones solo tienen fines informativos y no afectan a los pagos de facturas finalizadas o informes.
En la parte inferior del cuadro de diálogo, puede ver el resumen completo de pagos de los distintos métodos de pago.
Puede imprimir un resumen del informe con la información seleccionada usando las opciones del menú desplegable de flecha del botón Imprimir. Para imprimir el resumen con todos los pagos, seleccione el botón Imprimir sin ninguna opción del menú desplegable.
3. Marcar el informe de Cierre de caja diario como listo para contabilizar.
Cuando el informe de Cierre de caja diario esté listo, seleccione el botón Marcar como listo para contabilizar en el cuadro de diálogo del informe y confirme. El estado del informe se actualiza y el informe se muestra en la pestaña Listo para contabilizar. Tenga en cuenta que dependiendo de la configuración de los informes, puede no ser posible marcar el informe como listo para contabilizar si hay facturas en estado borrador en el rango de tiempo del informe.
Para filtrar la lista de informes listos para contabilizar, puede definir un rango de fechas y seleccionar los usuarios cuyas transacciones desea ver. Puede abrir y ver informes listos para contabilizar usando el botón del ojo, pero no puede editarlos ni eliminarlos. Sin embargo, puede seleccionar el botón Regresar estatus a abierto en el cuadro de diálogo del informe para cambiar el estado del informe de nuevo a 'abierto' y luego volver a editarlo en la pestaña Informes de cierre de caja.
Los informes 'listos para contabilizar' muestran la misma información que los informes 'abiertos', y las opciones de impresión también son las mismas. Además, puede seleccionar Imprimir solo el balance. El balance muestra los cobros y los pagos bajo Debe, y todas las líneas de factura agrupadas por Número de Cuenta, con la suma total para cada grupo bajo Saldo a favor. Los pagos anticipados se muestran bajo Debe si la suma del pago anticipado es positiva (se usaron más pagos anticipados que los añadidos) y bajo Saldo a favor si es negativa (se añadieron más pagos anticipados que los usados).
Pagos no incluidos en los informes de Cierre de caja diario
Los pagos de facturas y los pagos anticipados que actualmente no están incluidos en ningún informe Cierre de caja se muestran en la pestaña Pagos no incluidos en informes de cierre de caja en el lado derecho de la página Informes de cierre de caja. Esta lista incluye todos los pagos del sistema que no se incluyeron dentro del rango de fecha y hora y de los filtros de usuarios en cualquiera de los informes de Cierre de caja diario que haya guardado actualmente. Por ejemplo, si el rango de tiempo de un informe no cubre todas las transacciones del día, o si las transacciones de algún usuario no se incluyen en un informe, estos pagos se muestran en la lista.
Se recomienda revisar periódicamente la pestaña Pagos no incluidos en informes de cierre de caja para comprobar que todos los pagos estén contabilizados en los informes de Cierre de caja diario.
Puede filtrar la lista de pagos por un rango de fechas e incluir o excluir usuarios.
Configuración relacionada
Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Informes
Permitir al usuario para escribir las cantidades por método de pago: Cuando está seleccionado, los usuarios pueden añadir manualmente sumas para diferentes métodos de pago en los informes de Cierre de caja diario para comprobar cualquier diferencia con los pagos añadidos.
Habilitar correcciones en los informes de cierre del día: Cuando está seleccionado, los usuarios pueden realizar correcciones en los pagos de los informes de Cierre de caja diario. Estas correcciones solo tienen fines informativos y no afectan a los pagos de facturas o informes finalizados.
No dejar hacer el cierre del día cuando haya facturas en estado borrador en el espacio de tiempo seleccionado: Cuando está seleccionado, los informes de Cierre de caja diario no se pueden marcar como listos para contabilizar si hay facturas en estado borrador en el rango de tiempo seleccionado para el informe.
Utilizar la hora de finalización del último informe del día como hora de inicio por defecto: Cuando está seleccionado, la hora Hasta: del último informe de Cierre de caja diario se añade automáticamente como la siguiente hora Desde: predeterminada para el informe de Cierre de caja diario. La fecha se puede cambiar.
Para incluir los números de cuenta en las exportaciones XLS del informe contable, puede añadirlos a los siguientes campos:
Cierre de caja: Número de cuenta de la caja registradora
Cierre de caja: Número de cuenta de la tarjeta
Cierre de caja: Número de cuenta de la cuenta bancaria
Cierre de caja: Número de cuenta del móvil
Cierre de caja: Número de cuenta de la verificación
Cierre de caja: Número de cuenta del voucher
Cierre de caja: Número de cuenta de la tarjeta regalo
Cierre de caja: Número de cuenta de la empresa de financiación
Ajustes > Usuarios > Grupos de permisos
Informes contables y de cierre de caja diario: Este ajuste controla la disponibilidad de la funcionalidad del informe de Cierre de caja diario para los grupos de permisos de los usuarios.