Los informes de cierre de caja (EOD) se utilizan para revisar las operaciones de venta y los pagos financieros que se han producido durante la jornada. Ayudan a comprobar que la cantidad de pagos recibidos coincide con la que informa Provet.
El contenido de los informes de cierre de caja es dinámico. Esto significa que el contenido del informe puede cambiar después de que se haya creado o marcado como listo para contabilizar, si se crean nuevas facturas o pagos dentro del rango de fechas del informe. También puede aparecer un pago en varios informes si las horas de inicio y fin de los informes se solapan.
1. Crear un informe de cierre de caja
En el Panel de control, selecciona el botón Arqueo de caja en la esquina superior derecha de la pantalla.
Selecciona el botón Crear nuevo informe. Se abre un cuadro de diálogo.
Para Transacciones realizadas por, selecciona si quieres crear el informe para las transacciones de Todos los usuarios o de un Usuario seleccionado. Un flujo de trabajo habitual es que cada empleado de caja o cada estación de registro cree un informe de cierre de caja para su turno al finalizar el periodo de trabajo. Como alternativa, se puede crear un informe de cierre de caja para cada jornada laboral.
Selecciona Desde (fecha y hora) y Hasta (fecha y hora) para definir el rango de fechas del informe. También puedes añadir una Descripción opcional.
Añade la Cantidad en efectivo inicial, Cantidad en efectivo final y cualquier Retiradas de efectivo que haya ocurrido durante el rango de fechas del informe. Una retirada de efectivo es cualquier retirada de efectivo del registro; por ejemplo, si se elimina un pago grande en efectivo para hacer un ingreso anticipado y mantener la seguridad y la protección del registro.
NOTA: Si la moneda de tu clínica está configurada en euros, el calculador de monedas (a) está disponible en el campo Cantidad en efectivo final. Para calcular la suma de efectivo final, añade las cantidades usando los campos monedas y billetes y selecciona Configurar para introducir el total en el campo Cantidad en efectivo final.
Si hay facturas en estado borrador dentro del rango de fechas seleccionado, se muestran en Borrador. Para abrir una factura, selecciona el botón de flecha (b) al final de la fila de la factura. Ten en cuenta que según los ajustes de los informes, puede que no sea posible marcar el informe como listo para contabilizar si hay facturas en borrador en el rango de fechas del informe.
Según los ajustes de los informes, puede que puedas añadir manualmente sumas para diferentes métodos de pago en Sumas totales dadas por usuario. Puedes usarlo para comprobar cualquier diferencia con los pagos añadidos a Provet.
Selecciona Guardar. El informe se genera en la pestaña Informes de cierre del dia.
2. Revisar el informe de cierre de caja
Puedes encontrar los informes de cierre de caja creados en la pestaña Informes de cierre del dia. Para filtrar la lista, puedes definir un rango de fechas, seleccionar los usuarios cuyas transacciones quieres ver y seleccionar el estado del informe de cierre de caja ('Abierto', Listo para contabilizar, o Reportado para contabilizar).
Para ver un informe, selecciona el botón del ojo. Para editar las opciones del informe, selecciona el botón del lápiz. Para eliminar el informe, selecciona el botón de papelera. Los informes en estado 'abierto' se pueden editar o eliminar.
El informe muestra la siguiente información:
Las pestañas Pagos en efectivo, Pagos por tarjeta y Todos los pagos muestran los pagos del rango de fechas seleccionado por tipo de pago. Todos los pagos incluye también cualquier otro método de pago además de los pagos en efectivo y por tarjeta.
Si tu clínica utiliza Pagos Provet Pay, se muestra la pestaña Pagos Provet Pay en lugar de la pestaña de pagos por tarjeta. La pestaña muestra todos los pagos procesados a través de Provet Pay.
La pestaña Correcciones muestra pagos de facturas rectificativas, transferencias internas y pagos cancelados.
La pestaña Ventas muestra todas las facturas finalizadas y el saldo total de ventas. Las facturas consolidadas no se incluyen, pero sí se incluyen las facturas que forman parte de facturas consolidadas. También se incluyen los importes de impuestos sobre ventas, y todas las sumas se muestran con y sin impuesto sobre ventas.
La pestaña Cobros muestra cualquier factura impagada, incluidas las facturas consolidadas.
La pestaña Pagos anticipados usados muestra los pagos anticipados que se han utilizado para pagar facturas.
Si tu Provet incluye varias ubicaciones de clínicas y hay pagos entre ubicaciones de clínicas, la forma en que estos pagos aparecen en tus informes depende de los ajustes del sistema. Para más información, consulta Cross Clinic Location Payments.
Según los ajustes de los informes, puede que puedas hacer correcciones a los pagos del informe usando el botón Corrección, por ejemplo, cambiar el método de pago. Estas correcciones son solo con fines informativos y no afectan a los pagos de las facturas o informes finalizados.
En la parte inferior del cuadro de diálogo, encontrarás un resumen completo de los diferentes métodos de pago.
Puedes imprimir un resumen del informe con la información seleccionada usando las opciones del menú desplegable del botón Imprimir. Para imprimir el resumen con todos los pagos, selecciona el botón Imprimir sin ninguna opción del menú desplegable.
3. Marcar el informe de cierre de caja como listo para contabilizar
Cuando el informe de cierre de caja esté listo, selecciona el botón Marcar como listo para contabilizar en el cuadro de diálogo del informe y confirma. El estado del informe se actualiza y el informe se muestra en la pestaña Listo para contabilizar. Ten en cuenta que según los ajustes de los informes, puede que no sea posible marcar el informe como listo para contabilizar si hay facturas en borrador en el rango de fechas del informe.
Para filtrar la lista de informes listos para contabilizar, puedes definir un rango de fechas y seleccionar los usuarios cuyas transacciones quieres ver. Puedes abrir y ver informes listos para contabilizar usando el botón del ojo, pero no puedes editarlos ni eliminarlos. Sin embargo, puedes seleccionar el botón Volver en el cuadro de diálogo del informe para cambiar el estado del informe de nuevo a 'abierto' y, a continuación, editarlo otra vez en la pestaña Informes de cierre del dia.
Los informes 'listos para contabilizar' muestran la misma información que los informes 'abiertos', y las opciones de impresión también son las mismas. Además, puedes seleccionar Imprimir solo el balance. El balance muestra los cobros y pagos en Debe y todas las filas de facturas agrupadas por números de cuenta, con la suma total de cada grupo en Saldo a favor. Los pagos anticipados se muestran en Debe si la suma del pago anticipado es positiva (se han usado más de los pagos anticipados añadidos) y en Saldo a favor si es negativa (se han añadido más pagos anticipados que los que se han usado).
Pagos no incluidos en los informes de cierre de caja
Los pagos de facturas y los pagos anticipados que actualmente no se incluyen en ningún informe de cierre de caja se muestran en la pestaña Pagos no incluidos en informes de cierre de caja en el lado derecho de la página Informes de cierre del dia. Esta lista incluye todos los pagos de tu sistema que no se han incluido dentro del rango de fechas y el filtro por usuario en ninguno de los informes de cierre de caja guardados actualmente. Por ejemplo, si el rango de fechas de un informe no abarca todas las transacciones del día, o si las transacciones de algún usuario no se incluyen en un informe, estos pagos se muestran en la lista.
Se recomienda que revises de forma periódica la pestaña Pagos no incluidos en informes de cierre de caja para verificar que todos los pagos están contabilizados en los informes de cierre de caja.
Puedes filtrar la lista de pagos por rango de fechas e incluir o excluir usuarios.
Ajustes relacionados
Nota: Para acceder a Ajustes, selecciona el nombre de la ubicación de la clínica en la esquina superior izquierda y, a continuación, selecciona Ajustes en el menú que se abre. Ten en cuenta que Ajustes solo es visible para los usuarios que tengan los permisos adecuados. Si no ves Ajustes, ponte en contacto con el administrador de tu centro para comprobar tu acceso.
Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Informes
Habilitar al usuario para introducir cantidades para cada método de pago: cuando está seleccionado, los usuarios pueden añadir manualmente sumas para diferentes métodos de pago en los informes de cierre de caja para comprobar cualquier diferencia con los pagos añadidos a Provet.
Habilitar correcciones en los informes de cierre del día: cuando está seleccionado, los usuarios pueden hacer correcciones a los pagos en los informes de cierre de caja. Estas correcciones son solo con fines informativos y no afectan a los pagos de las facturas o informes finalizados.
No dejar hacer el cierre del día cuando haya facturas en estado borrador en el espacio de tiempo seleccionado: cuando está seleccionado, los informes de cierre de caja no se pueden marcar como listos para contabilizar si hay facturas en borrador en el rango de fechas seleccionado para el informe.
Usar la hora de fin del informe de cierre de caja como hora de inicio predeterminada: cuando está seleccionado, la hora Fecha final del informe de cierre de caja más reciente se añade automáticamente como la siguiente Fecha de inicio predeterminada para el siguiente informe de cierre de caja. La fecha se puede cambiar.
Para incluir números de cuenta en las exportaciones XLS de informes contables, puedes añadirlos en los siguientes campos de cuenta:
Informe de cierre de caja: Número de Cuenta de caja
Informe de cierre de caja: Número de cuenta de la tarjeta
Informe de cierre de caja: Número de cuenta bancaria
Informe de cierre de caja: Número de cuenta del móvil
Informe de cierre de caja: Número de cuenta del cheque
Informe de cierre de caja: Número de cuenta del voucher
Informe de cierre de caja: Número de cuenta de la tarjeta regalo
Informe de cierre de caja: Número de cuenta de la empresa de financiación
Ajustes > Usuarios > Grupos de permisos
Informes de cierre de caja y contabilidad: este ajuste controla la disponibilidad de la funcionalidad de informes de cierre de caja para los grupos de permisos de los usuarios.