Este artículo ofrece una visión general de los ajustes y las tareas preliminares para los planes de salud en Provet. Incluye los ajustes de la organización, los ajustes de la ubicación de la clínica, las configuraciones de la integración Provet Pay y Gravity Payments, y cómo configurar los artículos, los descuentos y los grupos de artículos para su uso en planes de salud.
Ajustes de la organización
Ajustes > Organización > 'Health plan' (el término se define en Custom term, ver más abajo)
Estos ajustes controlan los planes de salud para todas las ubicaciones de las clínicas (si tiene más de una) dentro de su organización.
Custom term: puede añadir su propio término general para 'health plan'. Este término aparecerá en todo el sistema y en todos los documentos de los clientes.
Allow changing items: con este ajuste, puede elegir si los artículos, como medicamentos, accesorios o alimentos, se pueden cambiar cuando se utilizan desde planes de salud durante una consulta. Por ejemplo, puede permitir el reemplazo de artículos cuando tienen pocas existencias. Las opciones incluyen: never, always, when low on stock o when out of stock.
Low stock limit: para la opción Low stock de cambio de artículos, define el límite de existencias en número de envases. Si el nivel de existencias de un artículo está por debajo de este límite, el artículo se puede cambiar.
Allow changing prices: puede seleccionar si los precios de los artículos del plan de salud se pueden cambiar en la página de la consulta.
Use current item prices: al seleccionar esta opción, siempre se utilizan los precios de los artículos definidos en los ajustes del artículo y el ajuste Allow changing prices se desactiva.
Signature statement: puede definir un texto de firma para los contratos de suscripción del cliente. Si se deja vacío, se utiliza un texto predeterminado: 'I have verified the information above and confirm that the client information is correct and valid. By signing, I accept the terms and conditions.'
Discounts for subsequent plans: si un cliente tiene más de una mascota y quiere incluirlas en un plan de salud, puede aplicar un descuento por tener más de una suscripción. Seleccione esta opción y defina el importe del descuento en el campo Discount en su moneda (incluyendo IVA). Si la primera suscripción activa pasa al estado de 'lapsed', las demás suscripciones pierden el descuento.
Cancellation fee: con este ajuste, puede establecer una tarifa de cancelación predeterminada (en su moneda, incluyendo IVA) para sus planes de salud. La tarifa se añadirá a una factura de cancelación si el cliente decide cancelar el plan antes de finalizar el acuerdo. La tarifa de cancelación predeterminada se puede modificar al cancelar la suscripción de un cliente.
Use active clinic location for advance payment invoice: cuando esta opción está seleccionada, la ubicación de clínica activa recibe los pagos anticipados. Si no se selecciona, la ubicación principal de la clínica del plan de salud recibe los pagos.
Use active clinic location for Provet payment invoice: cuando esta opción está seleccionada, la ubicación de clínica activa recibe los pagos realizados mediante Provet Pay. Si no se selecciona, la ubicación principal de la clínica del plan de salud recibe los pagos.
Retry failed recurring payments automatically: se aplica cuando Provet Pay se utiliza para la facturación mensual de planes de salud.
Available payment methods: seleccione los métodos de pago que desea mostrar como opciones para las suscripciones de planes de salud: Not specified, Monthly billing through Provet, Contract period as advance payment, Monthly recurring payments through Provet Pay (si se usa), Monthly recurring payments through Gravity Payments (si se usa).
Disable editing renewal information for subscriptions: cuando se selecciona esta opción, los usuarios no pueden editar el calendario de renovación ni seleccionar un plan para la renovación de la suscripción.
Ajustes de la ubicación de la clínica
Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Health plan
Estos ajustes controlan los planes de salud para ubicaciones específicas de las clínicas.
Enable health plan: cuando esta opción está seleccionada, la pestaña del plan de salud está disponible en Clients & Patients.
Compensate items automatically: cuando se añade directamente a los artículos de consulta (no mediante el diálogo del plan de salud) un artículo incluido en el plan de salud de un paciente, el artículo se selecciona por defecto del plan de salud al activar este ajuste. Si no se selecciona, la opción para usar el artículo del plan de salud está disponible, pero no se selecciona por defecto. Tenga en cuenta lo siguiente:
Si se usa un pack que incluye un artículo de plan de salud, no se muestra el diálogo para seleccionar si se utiliza el artículo del plan de salud o no. Este ajuste controla si el artículo se utiliza automáticamente del plan de salud o no (solo funciona para packs que no son de precio fijo).
Si un artículo que existe en la suscripción de un plan de salud de un paciente se añade automáticamente a una consulta, por ejemplo, mediante el ajuste del tipo de visita, este ajuste controla si el artículo se toma del plan de salud o no.
Send email notifications about failed recurring payments: se aplica cuando Provet Pay se utiliza para la facturación mensual de planes de salud.
Email body text for failed recurring payments: puede añadir un texto de correo electrónico para los pagos recurrentes fallidos.
Configurar pagos recurrentes de Provet Pay
Provet Pay puede utilizarse para la facturación mensual del plan de salud de un cliente cuando se ha guardado una tarjeta de pago predeterminada en la información de Facturación del cliente.
Estos ajustes controlan cómo Provet Pay gestiona los pagos recurrentes fallidos de planes de salud.
Ajustes > Organización > Health plan:
Seleccione la casilla Retry failed recurring payments automatically.
En Maximum number of automatic retry attempts, añada el número máximo de veces que quiere que Provet Pay reintente el pago después del primer intento de pago fallido.
En Automatic retry attempt interval, añada el número de días entre los intentos de pago.
En Maximum number of automatic retry attempts before suspending plan, añada el número de veces que Provet Pay intentará volver a realizar el pago antes de que se suspenda el plan de salud. Si no añade un valor aquí, el plan de salud se suspende cuando se alcanza el número de veces añadido en Maximum number of automatic retry attempts.
Ajustes > Ubicación de la clínica > Health plan:
Send email notifications about failed recurring payments: cuando esta opción está seleccionada, se envían notificaciones por correo electrónico al cliente cada vez que un pago recurrente de Provet Pay falla.
Configurar pagos recurrentes con la integración de Gravity Payments
La integración de Gravity Payments solo está disponible en EE. UU.
La integración de Gravity Payments puede utilizarse para la facturación mensual del plan de salud de un cliente cuando se ha guardado una tarjeta de pago predeterminada en la información de Facturación del cliente.
Para activar los pagos recurrentes con la integración de Gravity Payments:
Vaya a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Health plan (para la funcionalidad puede haberse definido un término personalizado en ajustes del plan de salud)
Seleccione Allow gravity payment for recurring payment.
Configurar grupos de artículos y descuentos utilizados en planes de salud
Añadir artículos usados para la facturación
Para la facturación de planes de salud se necesitan dos artículos de procedimiento:
Artículo utilizado para compensar los costes de los artículos que el cliente utiliza mediante la suscripción del plan de salud
Artículo utilizado para cobrar el pago mensual del plan de salud
Además, se puede utilizar un artículo de tarifa de cancelación para facturar la tarifa de cancelación. Este artículo no es necesario, pero se puede usar para identificar la tarifa de cancelación frente a otras tasas.
Para configurar los artículos de facturación:
Vaya a Catálogo > Artículos.
S elect Añadir elemento > Añadir procedimiento.
Añada un Nombre descriptivo para el procedimiento, por ejemplo: 'Compensación de artículos del plan de salud'/'Pago mensual del plan de salud'/'Tarifa de cancelación del plan de salud'. No se necesita información adicional.
Seleccione Guardar.
Añadir descuentos del plan de salud
Para poder ofrecer descuentos como parte de sus planes de salud, debe configurar los descuentos con antelación para poder utilizarlos al crear planes de salud.
1. Añada una etiqueta para los descuentos del plan de salud.
Vaya a Ajustes > Listas y plantillas > Etiquetas y seleccione Añadir.
Añada una etiqueta Texto descriptiva, por ejemplo: 'Descuentos del Plan de Salud', seleccione los colores para el texto de la etiqueta y el fondo, y añada la ubicación de la clínica para la que estará disponible la etiqueta.
Para una etiqueta que solo se utiliza para planes de salud, seleccione la opción Paciente en Usable in y la opción Health Plans en Used only for. Las etiquetas que solo se usan para planes de salud se añaden automáticamente a los pacientes con una suscripción a un plan de salud que incluye la etiqueta, y estas etiquetas no se pueden añadir ni eliminar manualmente.
Seleccione Guardar.
2. Crear un esquema de descuentos.
Vaya a Ajustes > Listas y plantillas > Descuentos y seleccione Añadir bajo Esquemas de descuento.
Añada un Nombre descriptivo para el esquema de descuentos, por ejemplo: 'Descuento del Plan de Salud', y otros ajustes relevantes, como el porcentaje del descuento y los artículos en los que se aplica.
En A quién, seleccione la etiqueta del plan de salud que creó en 1. Añada una etiqueta para los descuentos del plan de salud.
Seleccione Guardar.
Añadir grupos de artículos
Puede usar grupos de artículos para añadir un conjunto de artículos relacionados, como desparasitantes, a un plan de salud. A continuación, se puede seleccionar el artículo adecuado para el paciente entre las opciones del grupo de artículos. Cuando se editan los grupos de artículos, por ejemplo, si un producto deja de estar disponible y se sustituye por otro, todos los planes de salud y suscripciones de planes de salud que incluyen el grupo de artículos se actualizan automáticamente.
Nota: cuando un plan de salud contiene grupos de artículos, el coste total de los artículos y los ahorros dependen de qué artículos se utilicen de los grupos durante el periodo de suscripción.
Puede encontrar los grupos de artículos de los planes de salud en Ajustes > Listas y plantillas > Health plan, en Health plan item groups.
Para añadir un grupo de artículos:
Seleccione Nuevo. Se abrirá la página Editar health plan item group.
Seleccione la casilla Selectable for Health Plan templates para que el grupo de artículos esté disponible para su uso en planes de salud.
Añada el Nombre del grupo de artículos para el grupo.
Seleccione el List de artículos desde el que desea buscar artículos.
En Number of item uses, añada el número máximo de artículos que un suscriptor puede usar del grupo de artículos, por ejemplo, tres productos de una selección de productos de comida para gatos (o el mismo producto tres veces). Si no quiere limitar el uso, seleccione Unlimited uses.
En Valor estimado del grupo de artículos, seleccione cómo quiere que se estime el valor total:
Mínimo: calcula el valor total estimado en función del precio más bajo de los artículos del grupo y el valor de Número de usos del artículo.
Promedio: calcula el valor total estimado en función del precio medio de los artículos del grupo y el valor de Número de usos del artículo.
Máximo: calcula el valor total estimado en función del precio más alto de los artículos del grupo y el valor de Número de usos del artículo.
Valor própio: puede establecer manualmente un valor total estimado. Si ha seleccionado Unlimited uses, solo puede seleccionar esta opción y añadir su propio valor estimado.
En Artículos, añada los artículos que desea incluir en el grupo de artículos. Puede buscar artículos usando el campo de búsqueda o utilizar los botones de artículos.
Después de añadir un artículo a la lista, seleccione el botón con el icono de lápiz al final de la fila del artículo para editar las propiedades del artículo:
Cantidad: añada la cantidad que se permite usar a un suscriptor, por ejemplo, tres bolsas de comida para gatos.
Precio: añada el precio del artículo individual, por ejemplo, una bolsa de comida.
Utilizable aunque la suscripción haya caducado: a veces una clínica puede querer poner ciertos artículos a disposición del paciente incluso aunque la suscripción haya caducado. Por ejemplo, si el paciente está en un tratamiento mensual con medicamentos pero por algún motivo tuvo que saltarse un mes, la clínica querría ofrecer el tratamiento perdido. En este caso, seleccione esta opción para los artículos mensuales y defina el número de días durante los cuales el artículo se puede utilizar después de que haya finalizado la suscripción.
Seleccione Guardar.
Editar y desactivar grupos de artículos
En Ajustes > Listas y plantillas > Health plan, en Health plan item groups, seleccione el botón con el icono de lápiz de la fila del grupo de artículos que desea editar.
Para desactivar un grupo de artículos de forma que no se pueda usar en planes de salud, desmarque la casilla Activo. El grupo de artículos se archiva. Para encontrar los grupos de artículos archivados, use el filtro Archivado en Ajustes > Listas y plantillas > Health plan, en Health plan item groups. Puede editar los grupos de artículos archivados y activarlos de nuevo.