Este artículo ofrece una visión general de los ajustes y las tareas preliminares de los planes de salud en Provet. Incluye los Ajustes de la organización, los ajustes de Ubicación de la clínica, la configuración de la integración de Provet Pay y Gravity Payments, y cómo configurar Artículos, Descuentos y Grupos de artículos para su uso en planes de salud.
Ajustes de la organización
Ajustes > Organización > Health plan (el término se define en Término personalizado, ver más abajo)
Estos ajustes controlan los planes de salud para todas las ubicaciones de las clínicas (si tienes más de una) de tu organización.
Término personalizado: Puedes añadir tu propio término general para “health plan”. Este término aparecerá en todo el sistema y en todos los documentos de los clientes.
Permitir cambiar elementos: Con este ajuste, puedes elegir si se pueden cambiar artículos como medicamentos, accesorios o alimentos al utilizarlos desde planes de salud durante una consulta. Por ejemplo, puedes permitir sustituir artículos cuando haya pocas existencias. Las opciones incluyen: nunca, siempre, cuando haya pocas existencias o cuando esté agotado.
Límite bajo de existencias: Para la opción Pocas existencias de cambiar elementos, define el límite de existencias en número de envases. Si el Nivel del inventario de un artículo está por debajo de este límite, el artículo se puede cambiar.
Permitir la modificación de los precios: Puedes seleccionar si los precios de los artículos del plan de salud se pueden cambiar en la página de consulta.
Utilizar precios actuales de los elementos: Cuando esta opción está seleccionada, se usan siempre los precios de los artículos configurados en los ajustes de artículos y se deshabilita el ajuste Permitir la modificación de los precios.
Declaración para firmar: Puedes definir una declaración para la firma de los contratos de suscripción del cliente. Si se deja vacío, se utiliza una declaración predeterminada: “He verificado la información anterior y confirmo que los datos del cliente son correctos y están en vigor. Al firmar, acepto los los términos y condiciones”.
Descuentos para renovaciones del plan: Si un cliente tiene más de una mascota que quiere incluir en un plan de salud, puedes ofrecer un descuento por tener más de una suscripción. Selecciona esta opción y define el importe del descuento en el campo Descuento en tu moneda (incluyendo IVA). Si la primera suscripción activa pasa al estado “Cancelado”, las demás suscripciones pierden el descuento.
Tarifa de cancelación: Con este ajuste, puedes definir una tarifa de cancelación predeterminada (en tu moneda, incluyendo IVA) para tus planes de salud. La tarifa se añadirá a una factura por cancelación si el cliente decide cancelar el plan antes de que finalice el acuerdo. La tarifa de cancelación predeterminada se puede modificar al cancelar la suscripción de un cliente.
Usar la ubicación de la clínica activa para la factura de pago por adelantado: Cuando esta opción está seleccionada, la ubicación de la clínica activa recibe pagos por adelantado. Si no se selecciona, la ubicación principal de la clínica del plan de salud recibe los pagos.
Usar la ubicación de la clínica activa para la factura de pago de Provet: Cuando esta opción está seleccionada, la ubicación de la clínica activa recibe los pagos realizados a través de Provet Pay. Si no se selecciona, la ubicación principal de la clínica del plan de salud recibe los pagos.
Reintentar automáticamente los pagos periódicos fallidos: Se aplica cuando se utiliza Provet Pay para la facturación mensual del plan de salud.
Métodos de pago disponibles: Selecciona los métodos de pago que quieres mostrar como opciones para las suscripciones de planes de salud: No especificado, Facturación mensual a través de Provet, Pagar todo el plan de salud, Pagos periódicos mensuales a través de Provet Pay (si se utiliza), Pagos periódicos mensuales a través de Gravity Payments (si se utiliza).
Deshabilitar la edición de la información de renovación de las suscripciones: Cuando esta opción está seleccionada, los usuarios no pueden editar el calendario de renovación ni seleccionar un plan para la renovación de la suscripción.
Ajustes de la Ubicación de la clínica
Ajustes > General > Clinic location > Health plan
Estos ajustes controlan los planes de salud para ubicaciones específicas de las clínicas.
Habilitar health plan: Cuando esta opción está seleccionada, la pestaña de planes de salud está disponible en Clientes y Pacientes.
Compensar elementos automáticamente: Cuando se añade directamente a los artículos de consulta (no a través del diálogo del plan de salud) un artículo incluido en un plan de salud de un paciente, y este ajuste está seleccionado, el artículo se selecciona de forma predeterminada desde el plan de salud. Si no se selecciona, la opción para usar el artículo del plan de salud está disponible, pero no se selecciona de forma predeterminada. Ten en cuenta lo siguiente:
Si se utiliza un pack que incluye un artículo del plan de salud, el diálogo para seleccionar si se utiliza o no el artículo del plan de salud no se muestra. Este ajuste controla si el artículo se usa automáticamente o no desde el plan de salud (solo funciona para packs que no tienen precio fijo).
Si un artículo que existe en una suscripción de plan de salud del paciente se añade automáticamente a una consulta, por ejemplo, a través del ajuste de tipo de visita, este ajuste controla si el artículo se toma del plan de salud o no.
Enviar notificaciones por correo electrónico sobre pagos periódicos fallidos: Se aplica cuando se utiliza Provet Pay para la facturación mensual del plan de salud.
Texto del cuerpo del correo electrónico para los pagos recurrentes fallidos: Puedes añadir un texto de correo electrónico para los pagos periódicos fallidos.
Configurar pagos periódicos con Provet Pay
Provet Pay puede utilizarse para la facturación mensual del plan de salud de un cliente cuando se haya guardado una tarjeta de pago predeterminada en la información de Facturación del cliente.
Estos ajustes controlan cómo Provet Pay gestiona los pagos periódicos fallidos de planes de salud.
Ajustes > Organización > Health plan:
Selecciona la casilla Reintentar automáticamente los pagos periódicos fallidos.
En Número máximo de reintentos automáticos, añade el número máximo de veces que quieres que Provet Pay reintente el pago después del primer intento fallido.
En Intervalo de reintentos automáticos, añade el número de días entre los intentos de pago.
En Número máximo de reintentos automáticos antes de suspender el plan, añade el número de veces que Provet Pay reintentará el pago antes de que se suspenda el plan de salud. Si no añades un valor aquí, el plan de salud se suspende cuando se alcanza el número de veces añadido en Número máximo de reintentos automáticos.
Ajustes > Clinic location > Health plan:
Enviar notificaciones por correo electrónico sobre pagos periódicos fallidos: Cuando esta opción está seleccionada, se envían notificaciones por correo electrónico al cliente cada vez que falla un pago periódico recurrente de Provet Pay.
Configurar pagos periódicos con la integración de Gravity Payments
La integración de Gravity Payments solo está disponible en EE. UU.
La integración de Gravity Payments puede utilizarse para la facturación mensual del plan de salud de un cliente cuando se haya guardado una tarjeta de pago predeterminada en la información de Facturación del cliente.
Para activar los pagos periódicos con la integración de Gravity Payments:
Ve a Ajustes > General > Clinic location > Health plan (puede que se haya definido un término personalizado para la función en Ajustes del plan de salud)
Selecciona Permitir el pago con `Gravity payments´ para los pagos recurrentes.
Configurar grupos de artículos y Descuentos utilizados en planes de salud
Añadir artículos utilizados para la facturación
Son necesarios dos artículos de procedimiento para la facturación del plan de salud:
Artículo utilizado para compensar los costes de los artículos que el cliente utiliza a través de la suscripción del plan de salud
Artículo utilizado para cobrar el pago mensual del plan de salud
Además, se puede usar un artículo de tarifa de cancelación para facturar la tarifa de cancelación. Este artículo no es necesario, pero se puede utilizar para identificar la tarifa de cancelación frente a otras tasas.
Para configurar los artículos de facturación:
Ve a Catálogo > Artículos.
Selecciona Añadir elemento > Añadir procedimiento.
Añade un Nombre descriptivo para el procedimiento, por ejemplo: “Compensación de un artículo del plan de salud”/“Pago mensual del plan de salud”/“Tarifa de cancelación de un articulo”. No se necesita ninguna otra información.
Selecciona Guardar.
Añadir Descuentos del plan de salud
Para poder ofrecer descuentos como parte de tus planes de salud, necesitas configurar los descuentos con antelación para que puedan usarse al crear planes de salud.
1. Añadir una etiqueta para los descuentos del plan de salud
Ve a Ajustes > Listas & Plantillas > Etiquetas y selecciona Añadir.
Añade una etiqueta Texto descriptiva, por ejemplo: “Descuentos para planes de salud”, selecciona los colores para el texto y el fondo de la etiqueta, y añade la Ubicación de la clínica para la que estará disponible la etiqueta.
Para una etiqueta que solo se usa para planes de salud, selecciona la opción Paciente en Utilizable en y la opción Planes de salud en Usado solo para. Las etiquetas que solo se usan para planes de salud se añaden automáticamente a los pacientes suscritos a un plan de salud que incluye la etiqueta, y no se pueden añadir ni eliminar manualmente.
Selecciona Guardar.
2. Crear un esquema de descuentos
Ve a Ajustes > Listas & Plantillas > Descuentos y selecciona Añadir en Esquemas de descuento.
Añade un Nombre descriptivo para el esquema de descuento, por ejemplo: “Descuento del plan de salud”, y otros ajustes relevantes, como el porcentaje de descuento y los artículos a los que se aplica el descuento.
En A quien, selecciona la etiqueta del plan de salud que creaste en 1. Añadir una etiqueta para los descuentos del plan de salud.
Selecciona Guardar.
Consulta Visión general de Descuentos y Cupones.
Añadir Grupos de artículos
Puedes usar Grupos de artículos para añadir un conjunto de artículos relacionados, como desparasitantes, a un plan de salud. A continuación, el artículo adecuado se puede seleccionar para un paciente a partir de las opciones del grupo de artículos. Cuando se editan los grupos de artículos, por ejemplo, si un producto descontinuado se sustituye por otro, todos los planes de salud y las suscripciones de planes de salud que incluyen el grupo de artículos se actualizan automáticamente.
Nota: Cuando un plan de salud contiene grupos de artículos, los costes totales de los artículos y los ahorros dependen de qué artículos se usen de los grupos de artículos durante el periodo de suscripción.
Puedes encontrar los grupos de artículos del plan de salud en Ajustes > Listas & Plantillas > Health plan dentro de Grupos de artículos del plan de salud.
Para añadir un grupo de artículos:
Selecciona Nuevo. Se abre la página Editar grupo de artículos del plan de salud.
Selecciona la casilla Seleccionable para plantillas de planes de salud para que el grupo de artículos esté disponible para su uso en planes de salud.
Añade un Nombre del grupo de artículos descriptivo para el grupo.
Selecciona Lista de artículos desde la que quieres buscar artículos.
En Número de usos del artículo, añade el número máximo de artículos que un suscriptor puede usar del grupo de artículos, por ejemplo, tres productos de una selección de productos de comida para gatos (o el mismo producto tres veces). Si no quieres limitar el uso, selecciona Ilimitado.
En Valor estimado del grupo de artículos, selecciona cómo quieres estimar el valor total:
Mínimo: Calcula el valor total estimado en función del precio más bajo de los artículos del grupo y el valor de Número de usos del artículo.
Promedio: Calcula el valor total estimado en función del precio medio de los artículos del grupo y el valor de Número de usos del artículo.
Máximo: Calcula el valor total estimado en función del precio más alto de los artículos del grupo y el valor de Número de usos del artículo.
Valor fijado: Puedes establecer manualmente un valor total estimado. Si seleccionaste Ilimitado, solo puedes seleccionar esta opción y añadir tu propio valor estimado.
En Artículos, añade los artículos que quieres incluir en el grupo de artículos. Puedes buscar artículos mediante el campo de búsqueda o usar los botones de artículos.
Después de añadir un artículo a la lista, selecciona el botón del lápiz al final de la fila del artículo para editar las propiedades del artículo:
Cantidad: Añade la cantidad que el suscriptor tiene permitido usar, por ejemplo, tres bolsas de comida para gatos.
Precio: Añade el precio del artículo individual, por ejemplo, una bolsa de comida.
Utilizable aunque la suscripción haya caducado: A veces una clínica puede querer poner ciertos artículos a disposición del paciente incluso si la suscripción ha caducado. Por ejemplo, si el paciente tiene un medicamento mensual, pero tuvo que saltarse un mes por algún motivo, la clínica querría proporcionar el tratamiento que se perdió. En este caso, selecciona esta opción para los artículos mensuales y define el número de días durante los cuales se puede usar el artículo después de que finalice la suscripción.
Selecciona Guardar.
Editar y desactivar grupos de artículos
En Ajustes > Listas & Plantillas > Health plan dentro de Grupos de artículos del plan de salud, selecciona el botón del lápiz en la fila del grupo de artículos que quieras editar.
Para desactivar un grupo de artículos para que no se pueda usar en planes de salud, desmarca la casilla Seleccionable para plantillas de planes de salud. El grupo de artículos se archiva. Para encontrar los grupos de artículos archivados, usa el filtro Archivado en Ajustes > Listas & Plantillas > Health plan dentro de Grupos de artículos del plan de salud. Puedes editar los grupos de artículos archivados y activarlos de nuevo.