Prepara Provet para los planes de salud antes de crear el primero. Elige los ajustes de los planes de salud para tu organización y las ubicaciones de las clínicas, y configura los pagos periódicos. Después, añade los artículos, los descuentos y los grupos de artículos que se utilizan en los planes de salud.
Ajustes de la organización
Ajustes > Organización > Plan de salud (el término se define en Término personalizado; consulta más abajo)
Estos ajustes controlan los planes de salud de todas las clínicas (si tienes más de una) de tu organización.
Término personalizado: puedes añadir tu propio término general para «plan de salud». Este término aparecerá en todo el sistema y en todos los documentos para clientes.
Permitir cambiar elementos: con este ajuste, puedes elegir si se pueden cambiar artículos como fármacos, accesorios o alimentos al utilizarlos desde los planes de salud durante una consulta. Por ejemplo, puedes permitir que se sustituyan artículos cuando queden pocas existencias. Las opciones son: nunca, siempre, cuando queden pocas existencias o cuando se agoten.
Límite bajo de existencias: para la opción Pocas existencias de cambio de artículos, define el límite de existencias en número de envases. Si el nivel de existencias de un artículo está por debajo de este límite, se podrá cambiar.
Permitir la modificación de los precios: puedes elegir si se pueden modificar los precios de los artículos del plan de salud en la página de la consulta.
Utilizar precios actuales de los elementos: al seleccionar esta opción, siempre se utilizan los precios de los artículos configurados en sus ajustes y se deshabilita el ajuste Permitir la modificación de los precios.
Declaración para firmar: puedes definir una declaración para los contratos de suscripción de los clientes. Si la dejas vacía, se utilizará esta declaración por defecto: «He verificado la información anterior y confirmo que la información del cliente es correcta y está en vigor. Al firmar, acepto los términos y condiciones».
Descuentos para renovaciones del plan: si un cliente tiene más de una mascota que quiere incluir en un plan de salud, puedes ofrecerle un descuento por tener más de una suscripción. Selecciona esta opción y define el importe del descuento en el campo Descuento, en tu moneda e IVA incluido. Si la primera suscripción activa pasa al estado «cancelado», las demás suscripciones perderán el descuento.
Uso de facturas de cancelación del plan de salud: selecciona esta opción para crear facturas de cancelación para las suscripciones a planes de salud. A continuación, en el cuadro de diálogo Cancelar suscripción aparecerá la casilla Crear factura de cancelación. Consulta Cancelar una suscripción a un plan de salud.
Tarifa de cancelación: define una tarifa por defecto para cancelar tus planes de salud, en tu moneda e IVA incluido. Si cancelas una suscripción a un plan de salud antes de que finalice, Provet añade la tarifa a la factura de cancelación. Puedes modificarla al cancelar la suscripción. Para mostrar este campo, selecciona Uso de facturas de cancelación del plan de salud.
Usar la ubicación activa de la clínica para la factura de pago por adelantado: al seleccionar esta opción, los pagos por adelantado se asignan a la ubicación activa de la clínica. Si no la seleccionas, los pagos se asignan a la ubicación principal de la clínica del plan de salud.
Usar la ubicación activa de la clínica para la factura de pago de Provet: al seleccionar esta opción, los pagos realizados a través de Provet Pay se asignan a la ubicación activa de la clínica. Si no la seleccionas, los pagos se asignan a la ubicación principal de la clínica del plan de salud.
Reintentar automáticamente los pagos periódicos fallidos: se aplica cuando se utiliza Provet Pay para la facturación mensual de los planes de salud.
Métodos de pago disponibles: selecciona los métodos de pago que quieres mostrar como opciones para las suscripciones a planes de salud: No especificado, Facturación mensual a través de Provet, Pagar todo el plan de salud, Facturación y cobros periódicos mensuales a través de Provet Pay (si se utiliza) y pagos periódicos mensuales a través de Gravity Payments (si se utiliza).
Deshabilitar la edición de la información de renovación de las suscripciones: al seleccionar esta opción, los usuarios no pueden editar el calendario de renovación ni seleccionar un plan para renovar la suscripción.
Enviar correos electrónicos de notificación a suscriptores: al seleccionar esta opción, Provet envía automáticamente correos electrónicos a los clientes sobre sus suscripciones a planes de salud. Los correos tratan sobre la activación, la renovación, la cancelación, la caducidad y los recordatorios de pago. Si un tercero envía correos sobre los planes de salud a tus clientes, desmarca esta opción.
Ajustes de la ubicación de la clínica
Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Plan de salud
Estos ajustes controlan los planes de salud de ubicaciones específicas de las clínicas.
Habilitar plan de salud: al seleccionar esta opción, la página Plan de salud estará disponible en Facturación.
Compensar elementos automáticamente: este ajuste se aplica cuando añades directamente a los elementos de consulta un artículo del plan de salud del paciente, sin utilizar el cuadro de diálogo del plan de salud. Al seleccionar esta opción, la opción para utilizar el artículo del plan de salud queda seleccionada por defecto. Si no seleccionas esta opción, también puedes utilizar el artículo del plan de salud, pero tendrás que seleccionar esa opción manualmente. El ajuste también se aplica en estos casos:
Si utilizas un pack que incluye un artículo del plan de salud del paciente, no se abrirá el cuadro de diálogo en el que puedes elegir si quieres utilizar el artículo del plan de salud. Este ajuste determina si Provet utiliza el artículo del plan de salud. Solo se aplica a los packs sin precio fijo.
Si Provet añade automáticamente a una consulta un artículo de la suscripción al plan de salud del paciente, por ejemplo, mediante el ajuste del tipo de visita, este ajuste determina si Provet utiliza el artículo del plan de salud.
Enviar notificaciones por correo electrónico sobre pagos periódicos fallidos: se aplica cuando se utiliza Provet Pay para la facturación mensual de los planes de salud.
Texto del cuerpo del correo electrónico para los pagos recurrentes fallidos: puedes añadir un texto de correo electrónico para los pagos periódicos fallidos.
Configurar los pagos periódicos de Provet Pay
Provet Pay se puede utilizar para la facturación mensual del plan de salud de un cliente si se ha guardado una tarjeta de pago por defecto en la información de facturación del cliente.
Estos ajustes controlan cómo gestiona Provet Pay los pagos periódicos de los planes de salud que han fallado.
Ajustes > Organización > Plan de salud:
Selecciona la casilla Reintentar automáticamente los pagos periódicos fallidos.
En Número máximo de reintentos automáticos, añade el número máximo de veces que quieres que Provet Pay vuelva a intentar el pago después del primer intento fallido.
En Intervalo de reintentos automáticos, añade el número de días entre intentos de pago.
En Número máximo de reintentos automáticos antes de suspender el plan, añade el número de veces que Provet Pay volverá a intentar el pago antes de que se suspenda el plan de salud. Si no añades ningún valor, el plan de salud se suspenderá cuando se alcance el número indicado en Número máximo de reintentos automáticos.
Ajustes > Ubicación de la clínica > Plan de salud:
Enviar notificaciones por correo electrónico sobre pagos periódicos fallidos: al seleccionar esta opción, se envían notificaciones por correo electrónico al cliente cada vez que falla un pago periódico de Provet Pay.
Configurar pagos periódicos con la integración de Gravity Payments
La integración de Gravity Payments solo está disponible en EE. UU.
La integración de Gravity Payments se puede utilizar para la facturación mensual del plan de salud de un cliente si se ha guardado una tarjeta de pago por defecto en la información de facturación del cliente.
Para activar los pagos periódicos con la integración de Gravity Payments:
Ve a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Plan de salud (es posible que se haya definido un término personalizado para esta función en los ajustes del plan de salud).
Selecciona Permitir el pago con `Gravity payments´ para los pagos recurrentes.
Configurar los grupos de artículos y los descuentos de los planes de salud
Añadir artículos para la facturación
Se necesitan dos artículos de tipo procedimiento para la facturación de los planes de salud:
Un artículo para compensar el coste de los artículos que el cliente utiliza a través de la suscripción al plan de salud
Un artículo para cobrar el pago mensual del plan de salud
Además, se puede utilizar un artículo de tarifa de cancelación para facturar la tarifa de cancelación. Este artículo no es necesario, pero permite identificar esta tarifa y distinguirla de otras comisiones.
Para configurar los artículos de facturación:
Ve a Catálogo > Artículos.
Selecciona Añadir elemento > Añadir procedimiento.
Añade un Nombre descriptivo para el procedimiento; por ejemplo, «Compensación de artículos del plan de salud», «Pago mensual del plan de salud» o «Tarifa de cancelación del plan de salud». No hace falta añadir más información.
Selecciona Guardar.
Añadir descuentos para los planes de salud
Para ofrecer descuentos como parte de tus planes de salud, debes configurarlos previamente para poder utilizarlos al crear los planes de salud.
1. Añadir una etiqueta para los descuentos de los planes de salud
Ve a Ajustes > Listas y plantillas > Etiquetas y selecciona Añadir.
Añade un Texto descriptivo para la etiqueta, por ejemplo, «Descuentos para planes de salud». Selecciona los colores del texto y del fondo de la etiqueta, y añade la ubicación de la clínica en la que estará disponible.
Si la etiqueta solo se utiliza para los planes de salud, selecciona la opción Paciente en Utilizable en y la opción Planes de salud en Usado solo para. Las etiquetas que solo se utilizan para los planes de salud se añaden automáticamente a los pacientes suscritos a un plan de salud que incluya la etiqueta; no se pueden añadir ni eliminar manualmente.
Selecciona Guardar.
2. Crear un esquema de descuentos
Ve a Ajustes > Listas y plantillas > Descuentos y selecciona Añadir en Esquemas de descuento.
Añade un Nombre descriptivo para el esquema de descuentos, por ejemplo, «Descuento para planes de salud». Añade los demás ajustes que necesites, como el porcentaje de descuento y los artículos a los que se aplica.
En A quien, selecciona la etiqueta del plan de salud que creaste en 1. Añadir una etiqueta para los descuentos de los planes de salud.
Selecciona Guardar.
Añadir grupos de artículos
Puedes utilizar grupos de artículos para añadir a un plan de salud un grupo de artículos relacionados, como los desparasitantes. Después, puedes seleccionar el artículo adecuado para un paciente entre las opciones del grupo. Si se editan los grupos de artículos, por ejemplo, para sustituir un producto descatalogado por otro, todos los planes de salud y las suscripciones a planes de salud que incluyan el grupo de artículos se actualizarán automáticamente.
Nota: Cuando un plan de salud contiene grupos de artículos, el coste total de los artículos y los ahorros dependen de los artículos del grupo que se utilicen durante el período de suscripción.
Puedes encontrar los grupos de artículos de los planes de salud en Ajustes > Listas y plantillas > Plan de salud, en Grupos de artículos del plan de salud.
Para añadir un grupo de artículos:
Selecciona Nuevo. Se abrirá la página Editar grupo de artículos del plan de salud.
Selecciona la casilla Disponible para plantillas de planes de salud para que el grupo de artículos se pueda utilizar en los planes de salud.
Añade un Nombre del grupo de artículos descriptivo para el grupo.
Selecciona la Lista de artículos en la que quieres buscar artículos.
En Número de usos del artículo, añade el número máximo de artículos que un suscriptor puede utilizar del grupo; por ejemplo, tres productos de una selección de alimentos para gatos (o el mismo producto tres veces). Si no quieres limitar el uso, selecciona Ilimitado.
En Valor estimado del grupo de artículos, selecciona cómo quieres calcular el valor total:
Mínimo: calcula el valor total estimado a partir del precio más bajo de los artículos del grupo y del valor de Número de usos del artículo.
Promedio: calcula el valor total estimado a partir del precio promedio de los artículos del grupo y del valor de Número de usos del artículo.
Máximo: calcula el valor total estimado a partir del precio más alto de los artículos del grupo y del valor de Número de usos del artículo.
Valor fijado: puedes establecer manualmente un valor total estimado. Si has seleccionado Ilimitado, solo podrás seleccionar esta opción y añadir tu propio valor estimado.
En Artículos, añade los artículos que quieras incluir en el grupo. Puedes buscarlos con el campo de búsqueda o utilizar los botones de artículos.
Después de añadir un artículo a la lista, selecciona el botón del lápiz al final de la fila para editar sus propiedades:
Cantidad: añade la cantidad que puede utilizar un suscriptor; por ejemplo, tres bolsas de alimento para gatos.
Precio: añade el precio de cada artículo; por ejemplo, el de una bolsa de alimento.
Utilizable aunque la suscripción haya caducado: a veces, una clínica puede querer que ciertos artículos sigan estando disponibles para el paciente aunque haya caducado la suscripción. Por ejemplo, si el paciente recibe un fármaco mensualmente, pero por algún motivo ha tenido que saltarse un mes, la clínica puede querer proporcionarle el tratamiento que no recibió. En ese caso, selecciona esta opción para los artículos mensuales y define durante cuántos días se podrá utilizar el artículo una vez finalizada la suscripción.
Selecciona Guardar.
Editar y desactivar grupos de artículos
En Ajustes > Listas y plantillas > Plan de salud, en Grupos de artículos del plan de salud, selecciona el botón del lápiz en la fila del grupo que quieras editar.
Para desactivar un grupo de artículos y evitar que se utilice en los planes de salud, desmarca la casilla Disponible para plantillas de planes de salud. El grupo de artículos se archivará. Para encontrar los grupos de artículos archivados, utiliza el filtro Archivado en Ajustes > Listas y plantillas > Plan de salud, en Grupos de artículos del plan de salud. Puedes editar los grupos de artículos archivados y volver a activarlos.