Los recordatorios automáticos se activan y se envían en función de las reglas de recordatorio. Puede crear reglas de recordatorio para servicios de exploración, vacunaciones, análisis de sangre, varios diagnósticos, inyecciones rutinarias u otros servicios profesionales. Las condiciones de la regla activan automáticamente un recordatorio para el siguiente servicio pendiente y se lo envían al cliente según la programación de envío definida.
Nota: La interfaz de creación de reglas de recordatorio que se describe en este artículo puede diferir de lo que ve en su entorno. Aun así, puede acceder a todas las reglas de recordatorio yendo a Ajustes > Listas & Plantillas > Recordatorios.
Asegúrese de que las reglas de recordatorio sean lo bastante específicas para que se apliquen al servicio, pero no tanto como para que nunca se dé el caso. También asegúrese de que no haya reglas superpuestas o duplicadas, ya que esto puede causar confusión innecesaria.
Crear una regla de recordatorio automático
Nota: Antes de crear reglas de recordatorio automáticas, asegúrese de que haya creado las plantillas de recordatorio necesarias para los mensajes de recordatorio. Las plantillas se utilizan en los ajustes de la regla de recordatorio.
Vaya a la sección Ajustes > Listas & Plantillas > Recordatorios > Reglas de creación de recordatorios automáticos y seleccione Añadir.
En Flujo de activación, seleccione si el recordatorio se crea a través de consultas, ventas de mostrador o ambas. También puede seleccionar creación de pacientes si el recordatorio debe activarse cuando se crea un paciente nuevo.
En Evento de activación, seleccione si el recordatorio se crea cuando se añade un elemento definido en las condiciones de la regla o cuando la factura de la consulta o de la venta de mostrador se finaliza.
Seleccione Próximo.
En Lógica de la condición, seleccione si el recordatorio se crea cuando se cumple cada condición o cuando se cumple al menos una condición. Si no se cumple ninguna condición, no se crea ningún recordatorio.
Defina al menos una condición completando los campos siguientes:
Condición: artículo, especie del paciente, Edad de paciente en meses, Diagnóstico de consulta, o Cantidad de consultas del paciente.
Comparación: el operador depende de la condición seleccionada.
Valor: por ejemplo, un artículo de vacunación, o 'Gato' como especie del paciente.
Por ejemplo
Si configura la condición como 'Artículo' 'En' 'Procedimiento: Examen, anual', se envía un recordatorio al cliente cuando a su mascota le toque un examen anual. Consulte más ejemplos de reglas.
Para añadir más condiciones, seleccione + Agregar condición. Para eliminar una condición, seleccione el botón de papelera al final de la fila de la condición.
Nota: Para artículos de vacunación, vincule el procedimiento de vacunación y no el artículo de fármacos. Cada regla debe incluir al menos una condición.
Opcionalmente, para definir las condiciones en las que un recordatorio pendiente se pausa automáticamente o se cancela de forma permanente, active el conmutador Pausar y cancelar condición. En Tipo de acción, seleccione Pausar condición para pausar temporalmente el recordatorio, o Pausar y cancelar condición para cancelarlo de forma permanente. Defina lo siguiente para cada condición:
Condición: Motivo de la consulta, Grupo de motivos, o artículo.
Comparación: el operador depende de la condición seleccionada.
Valor: el motivo de consulta específico, el grupo o el artículo.
Para añadir más condiciones de pausa o cancelación, seleccione + Agregar condición. Para eliminar una condición, seleccione el botón de papelera al final de la fila de la condición.
Nota: Provet comprueba las condiciones de pausa cuando se crea una Cita o una consulta, o cuando se añade un artículo a una consulta o a una Factura. Las condiciones de pausa y cancelación también se comprueban cuando una consulta o una factura se finaliza.
Seleccione Próximo.
En Fecha de vencimiento del servicio, indique cuántos días después del evento de activación el servicio debe estar pendiente.
En Método de envío de recordatorio, seleccione Correo electrónico, SMS, Correo postal o Externo.
Puede usar la opción Correo postal como un recordatorio interno para contactar con el cliente de alguna otra manera, por ejemplo, por teléfono. Si quiere enviar una carta de recordatorio por correo postal, tenga en cuenta que debe imprimir la carta por separado, por ejemplo, desde un formulario de paciente de Word o PDF.
Si utiliza un servicio externo de terceros integrado para enviar recordatorios, seleccione Externo.
En la lista desplegable Plantilla de recordatorio, seleccione la plantilla que se usará para el mensaje de recordatorio.
En Enviar hora, seleccione cuántos días antes o después de la fecha de vencimiento del servicio se envía el recordatorio.
Para añadir más recordatorios a la misma regla, seleccione + Añadir recordatorio. Puede añadir hasta 10 recordatorios por regla, cada uno con su propio método de envío, plantilla y enviar hora.
Para configurar recordatorios para que se repitan automáticamente, active el conmutador Repetir cada y configure lo siguiente:
Frecuencia de repetición: seleccione cada cuánto se repiten los recordatorios; Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.
Repetir cada: indique el número de días entre cada repetición.
Repetir durante: indique cuántas veces debe repetirse el recordatorio.
Seleccione Próximo.
En Nombre de la regla, añada un nombre para la regla de recordatorio.
En Estado, seleccione si la regla debe estar Activo o Inactivo.
En la lista desplegable Anulaciones (opcional), seleccione cualquier regla de recordatorio existente que esta regla deba anular cuando se apliquen ambas reglas. Esto evita que se envíen recordatorios duplicados a los clientes.
Ejemplo
Una vacuna contra la rabia puede ser válida durante 1 año o 3 años. Si un paciente recibe una vacuna de 3 años y utiliza el mismo artículo de procedimiento de vacunación para ambas duraciones, la regla de recordatorio de 3 años anula la regla de 1 año. Añada la regla de 1 año en el campo Anulaciones de la regla de 3 años. Consulte también Configuración recomendada de recordatorios de vacunas.
Revise todos los ajustes y seleccione Crear regla.
La regla se agrega para la ubicación de clínica actualmente activa. Para ver todas las reglas de todas las ubicaciones de las clínicas, seleccione la opción vacía de la lista Ubicación de la clínica en la parte superior de la sección Listas & Plantillas > Recordatorios.
Para editar o eliminar una regla de recordatorio automático, seleccione el botón de lápiz o el de papelera al final de la fila de la regla.
Consulte ejemplos de mensajes de recordatorio por correo electrónico y SMS que recibiría un cliente.