Konsultationsrapporten giver et overblik over, hvordan konsultationerne på klinikken forløber. Den viser, hvor længe klienterne venter, hvor lang tid konsultationerne tager, hvor meget de indbringer, og hvor mange klienter der kommer for første gang. Rapporten grupperer og summerer tallene for dig, så du ikke behøver at eksportere dataene og opbygge rapporten igen i et regneark. Den erstatter den gamle rapporten Konsultation antal. Du finder den under Rapporter > Rapporter > Konsultationer.
Åbn konsultationsrapporten
Du skal have tilladelsen Rapporter om praksisresultater i tilladelsesgruppen Rapporter. Roller med navnene Admin, Manager og Reports har som standard denne tilladelse. Hvis du ikke kan se rapporten, kan du bede klinikkens administrator om at tjekke dine tilladelser. Der er ikke andet, du skal konfigurere.
Sådan åbner du rapporten:
Vælg Rapporter > Rapporter i sidepanelet til venstre.
Vælg Konsultationer på listen over rapporter.
Rapporten åbnes på fanen Konsultationer.
Rapporten har tre faner:
Konsultationer viser selve rapporten.
Planlagt viser de eksporter, du har planlagt.
Delt viser de rapporter, der er sendt via e-mail.
Hvornår dataene opdateres
Rapporten bruger ikke konsultationsdata i realtid. Dataene opdateres to gange om dagen, og tidspunkterne for opdateringerne vises øverst til højre i rapporten. Konsultationer, der registreres efter den seneste opdatering, vises efter den næste. Brug kalenderen og konsultationslisterne for at se, hvad der sker lige nu.
Hvad nøgletalsbjælken viser
Over tabellen vises syv tal. De genberegnes alle, når du ændrer filtrene.
Nøgletal | Hvad tallet viser |
Konsultationer i alt | Hvor mange konsultationer der matcher dine filtre |
Median ventetid | Midtpunktet for ventetiden fra ankomst til start |
Median varighed | Midtpunktet for en konsultations varighed |
Median samlet tid | Midtpunktet for tiden fra ankomst til udskrivning |
Samlet omsætning | Det samlede fakturerede beløb før fradrag for de konsultationer, der matcher filtrene |
Gennemsnitlig omsætning | Faktureret beløb før fradrag pr. konsultation |
Andel førstegangsklienter | Andelen af konsultationer med klienter, der kommer for første gang |
Bemærk: De tre tidsværdier er medianer, ikke gennemsnit. Hvis nogle få konsultationer står åbne i flere uger, vil det trække gennemsnittet langt væk fra en typisk dag. Medianen giver et mere retvisende billede.
Hvis du vil se tallene for hver dyrlæge, skal du indstille Gruppe af til Dyrlæge. Andelen af klienter, der har været her før, er 100 % minus andelen af førstegangsklienter.
Start med en gemt visning
Rapporten indeholder seks visninger. Hver visning er et sæt filtre, som du ellers skulle indstille manuelt.
Visning | Hvad den viser |
Standard | Konsultationer fra de seneste 30 dage |
Førstegangsklienter (seneste 30 dage) | Kun klienter, der kommer for første gang, grupperet efter dyrlæge |
Lange ventetider | Ventetider over 20 minutter, længste først |
Omsætning efter afdeling (seneste 30 dage) | Seneste 30 dage, grupperet efter afdeling |
Ikke-fakturerede konsultationer | Konsultationer uden faktura, nyeste først |
Konsultationer i dag | Konsultationer med dato i dag |
Hvis du vil gemme din egen version af en visning, skal du ændre filtrene og vælge Gem visning yderst til højre på visningsfanerne. Vælg + for enden af visningsfanerne for at oprette en ny visning.
Gruppér data, og vælg kolonner
Vælg Vis, den første knap på værktøjslinjen over tabellen. Her finder du to indstillinger:
Gruppe af omdanner listen til summer, for eksempel efter dyrlæge eller afdeling. Standardindstillingen er Ingen.
Administrer kolonner giver dig mulighed for at søge i listen over kolonner og vise eller skjule dem enkeltvis.
Fire nyttige kolonner er skjult, indtil du slår dem til under Administrer kolonner:
Samlet tid
Afsked tid
Udskrevet
Betalt beløb
Filtrér rapporten
Som standard viser rapporten konsultationer fra de seneste 30 dage. Dette indstilles med filteret Konsultationsdato er Sidste 30 dage. Vælg + Tilføj filter for at tilføje et filter, eller Nulstil filtre for at rydde alle filtre.
Du kan bruge følgende filtre:
Konsultationsdato
Afdeling
Dyrlæge
Konsultation status
Patienttype
Klient type
Førstegangsklient
Konsultations type
Betalingsstatus
Har faktura
Klage
Årsag til henvendelse
Ventetid over (min.)
Planlæg rapporten
Du kan få rapporten sendt efter en gentagen tidsplan i stedet for at eksportere den manuelt. Sådan planlægger du rapporten:
Vælg Tidsplan øverst til højre.
Angiv Startdato og Tid. Din tidszone vises under tidspunktet.
Vælg en Frekvens.
Vælg CSV-fil eller XLSX-regneark under Eksportformat.
Lad Anvend filter på rapporten være valgt for at bruge de filtre, du har indstillet. Antallet af anvendte filtre vises nedenunder.
Tjek panelet Gennemse. Her vises tidsplanen med almindelige ord og de næste tre afsendelsesdatoer.
Vælg Opret tidsplan.
Tidsplanen vises på fanen Planlagt. Her kan du søge efter tidsplaner og filtrere dem efter Aktiv eller Pauset.
Eksportér og del rapporten
Vælg Eksporter øverst til højre for at hente rapporten med de aktuelle filtre.
Vælg Del øverst til højre for at sende rapporten via e-mail. De rapporter, du sender, vises på fanen Delt. Her kan du søge efter e-mailadresse og filtrere efter Sendt, Afventer eller Fejlede.
Sådan måles konsultationstider
Alle tidsværdier beregnes ud fra fire tidspunkter, der registreres på konsultationen: Ankommet, Begyndt, Afsluttet og Udskrevet. Hver værdi angiver tiden mellem to af disse tidspunkter.
Værdi | Fra | Til |
Ventetid | Ankommet | Begyndt |
Varighed | Begyndt | Afsluttet |
Afsked tid | Afsluttet | Udskrevet |
Samlet tid | Ankommet | Udskrevet |
Bemærk: En tidsværdi er tom, hvis et af de to tidspunkter mangler. Konsultationer uden aftale og telefonkonsultationer bliver ofte aldrig registreret som ankommet eller begyndt, så ventetiden er tom i stedet for at vise nul. Hvis klinikken ikke registrerer patienternes ankomst, er ventetiden tom for alle konsultationer. Det skyldes den måde, konsultationerne registreres på, og er ikke en fejl i rapporten.
Omsætningstallene er bruttobeløb
Samlet omsætning og gennemsnitlig omsætning viser det samlede fakturerede beløb før fradrag, der er knyttet til konsultationen, uanset betalingsstatus. Rabatter og kreditnotaer er ikke trukket fra. Et omsætningstal betyder ikke, at konsultationen er betalt. Hvis du vil begrænse listen efter betalingsstatus, skal du tilføje filteret Betalingsstatus.
Sådan tælles førstegangsklienter
En førstegangsklient er en klient, der ikke har tidligere konsultationer registreret på det tidspunkt, hvor konsultationen finder sted. Kun konsultationshistorik tæller med. En klient, der har købt produkter, men aldrig har haft en konsultation, tæller derfor stadig som førstegangsklient. Hvis klinikken er migreret til Provet, går historikken kun tilbage til de migrerede konsultationsdata.
Hvad rapporten ikke viser
Konsultationsrapporten viser ikke:
diagnoser eller behandlingsresultater
data i realtid, da tallene opdateres på de angivne tidspunkter
hvordan en aftale blev booket
forbindelser mellem en konsultation og opfølgende besøg
Skift tilbage til den gamle rapport
Den gamle rapport Konsultation antal er stadig tilgængelig. Vælg knappen med de tre prikker (⋯) øverst til højre i konsultationsrapporten, og vælg derefter Skift til gammel rapport.