En e-faktura er en digital faktura, der sendes direkte til modtageren via et elektronisk faktureringsnetværk i stedet for via E-mail eller udskrift. Fakturakladde er tilgængelig i Finland, Sverige, Norge, Danmark og Estland.
Fakturakladde er ikke aktiv som standard. For at aktivere det for din Klinik skal du kontakte Provet support.
Forudsætninger
Før du kan sende e-fakturaer, skal følgende være på plads:
Support har aktiveret fakturakladde for din Klinik.
Din Afdeling profil er udfyldt med kontakt-, virksomheds- og bankoplysninger, herunder dit Internationale kontonummer (IBAN) og Bank Identifier Code (BIC). For at kontrollere eller opdatere din Afdeling profil skal du gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Afdeling profil.
Den klient, du fakturerer, er beliggende i et understøttet land.
Opsætning af Klient E-Faktura-oplysninger
Når fakturakladde er aktiveret, vises der to nye felter på siden med klientoplysninger:
E-faktura elektronisk adresse
E-faktura operatøridentifikator
Du kan gemme hver klients e-faktura-oplysninger i disse felter, så oplysningerne forhåndsudfyldes, når du sender fremtidige fakturaer. Du kan også indtaste eller opdatere disse oplysninger direkte, når du sender en enkelt faktura.
Bemærk: Hvis du udfylder klients e-faktura-oplysninger, efter at fakturaen allerede er Afsluttet, bliver oplysningerne ikke automatisk overført til den faktura. Sørg for, at klients e-faktura-oplysninger er gemt på klientens registrering, før du Afslutter fakturaen.
E-Faktura-adresseformater pr. land
Finland
I Finland kaldes e-fakturaadressen et OVT-nummer (OVT-tunnus). Det er baseret på virksomheds-id'et (Y-tunnus) med 0037 tilføjet foran. For eksempel: 003712345678.
Sverige
I Sverige følger e-fakturaadresserne PEPPOL-standarden. PEPPOL ID'et er typisk organisationens registreringsnummer med præfikset 0007 for svenske organisationer. For eksempel: 0007:5565671513.
Norge
I Norge registreres e-fakturaadresser i EHF 3.0-format i ELMA- eller PEPPOL-registeret. Afsender-ID'et er baseret på BIC-koden, der er angivet i Indstillinger for Afdeling.
Danmark
I Danmark følger e-fakturaadresserne PEPPOL-standarden i formatet: 0088:[EAN number].
Estland
I Estland følger e-fakturaadresserne PEPPOL-standarden i formatet: 0191:[EAN number].
Sådan sender du en e-faktura
E-fakturaer kan kun sendes for fakturaer, der er Afsluttet og Fuldt Ubetalte. e-fakturaen sender det samlede fakturabeløb. Hvis der allerede er anvendt en delvis betaling, skal du i stedet bruge E-mail eller udskrift.
Bemærk: Der opkræves et gebyr for hver e-faktura, der sendes. Det gælder også, selvom fakturaen ikke når frem til modtageren på grund af forkerte adresseoplysninger. Sørg for, at alle oplysninger er korrekte, før du sender.
Åbn den Afsluttede faktura.
Vælg Send e-faktura.
Tjek modtagerens e-fakturaadresse og E-faktura operatøridentifikator. Hvis klientens oplysninger blev gemt på klientens registrering, før fakturaen blev Afsluttet, er de forhåndsudfyldt. Du kan redigere dem her før afsendelse.
I feltet Referencenummer skal du indtaste modtagerens reference. Dette felt er påkrævet.
Indtast eventuelt supplerende information i feltet Reference nr. 2 (maksimum 62 tegn). Modtagerens system viser muligvis ikke længere beskeder i fuld udstrækning — modtageren kan være nødt til at åbne den vedhæftede PDF for at se hele teksten.
Klik Send.
Dialogen lukkes, når fakturaen er sendt korrekt.
Fejlfinding
Hvorfor får jeg valideringsfejl, når jeg sender en e-faktura?
Før afsendelse tjekker systemet, at alle påkrævede oplysninger er til stede. Hvis der er problemer, vises en fejlmeddelelse, og fakturaen kan ikke sendes, før problemerne er løst. Kontrollér, at klientens E-faktura elektronisk adresse og E-faktura operatøridentifikator er korrekte, og at din Afdeling profil er fuldt udfyldt.
Hvorfor ser jeg en advarsel om manglende IBAN- eller BIC-numre?
Hvis du ser en advarsel om manglende Internationale kontonummer (IBAN) eller Bank Identifier Code (BIC), skal du tilføje oplysningerne til din Afdeling profil, før du sender e-fakturaer.
Gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Afdeling profil.
Vælg Rediger.
Indtast din IBAN og BIC.
Vælg Gem_.
Gå tilbage til fakturaen, og prøv at sende igen.
Hvorfor udfyldes klientens e-faktura-oplysninger ikke automatisk?
E-faktura-oplysninger forhåndsudfyldes kun, hvis de blev gemt på klientens registrering, før fakturaen blev Afsluttet. Hvis oplysningerne blev tilføjet efter Afslutning, skal du indtaste dem manuelt i dialogen til afsendelse.