Provet understøtter import af filer med bankbetalinger, så færdiggjorte fakturaer automatisk markeres som betalt. Det reducerer det manuelle betalingsarbejde ved at matche indgående banktransaktioner med de korrekte fakturaer ved hjælp af referencenumre. Import af bankbetalingsfiler kan også bruges til at behandle forsikringskompensationsbetalinger.
Muligheden for at se og uploade filer med bankbetalinger afhænger af dine brugerrettigheder.
Note: Tilgængeligheden af denne funktion afhænger af, om din bank understøtter et af de filformater, der er angivet nedenfor. Hvis du ikke kan se Bank betaling processing i Provet, skal du kontakte din Provet-kontaktperson eller support@provet.com.
Understøttede filformater
Kontakt din bank for at få bekræftet, hvilket format de bruger til eksport af kontoudtog. Provet accepterer følgende filformater:
CAMT.053 og CAMT.054 (ISO 20022 XML-format, udbredt i Europa)
BGMax (bruges primært i Sverige)
SEK og SEK2 (bruges primært i Danmark)
Sådan fungerer automatisk match af fakturaer
Når du uploader en fil med bankbetalinger, forsøger Provet at matche hver betaling med en færdiggjort faktura ved hjælp af referencenummeret, der er inkluderet i betalingen.
Hvis der findes et match, markeres rækken som Målrettet.
Hvis der ikke findes et match, markeres rækken som Irrelevante. Du kan tildele fakturaen manuelt — se trin 5 nedenfor.
Note: Rækker, der automatisk matches til fakturaer med Forfalds sum på 0, ignoreres som standard og bliver ikke behandlet.
Referencenumre
Referencenumre er entydige identifikatorer, der oprettes, når en faktura er færdiggjort. De udskrives på fakturaen sammen med Bankkonto-oplysningerne. Når en klient inkluderer referencenummeret i en betaling, kan Provet automatisk matche banktransaktionen til den korrekte faktura.
Provet understøtter følgende formater for referencenumre:
Finsk referencenummer (viitenumero)
Norsk referencenummer (KID)
Svensk referencenummer (OCR)
International Structured Creditor Reference (ISO 11649 / SEPA)
Det format for referencenummer, der bruges på din Klinik, er konfigureret i Indstillinger. For at se eller opdatere indstillingerne skal du vælge afdelingsnavnet øverst til venstre og derefter gå til Indstillinger > Generel > Virksomhed > Organisation indstillinger og vælge Opret referencenumre for fakturaer.
Note: Disse indstillinger konfigureres normalt under implementeringen. Ændringer kan påvirke arbejdsgange og compliance. Kontakt din systemadministrator, før du foretager ændringer.
Importer en fil med bankbetalinger
Sådan importerer du en fil med bankbetalinger og godkender betalinger i Provet:
Gå til Rapporter > Rapporter, vælg filteret Finances, og åbn Bank betaling processing.
Tidligere uploadede filer vises i tabellen Nyligt uploadede filer nederst på siden. Tabellen viser filnavnet, datoen, status og antallet af transaktioner, der er behandlet. Du kan filtrere efter status eller ændre status på en fil manuelt ved at vælge redigeringsikonet ved siden af status.
Ubehandlet: filen er uploadet, men ikke endnu gennemgået.
Uafsluttet: filen er delvist behandlet. Denne status vises også, hvis filen indeholder betalinger, der ikke relaterer til nogen faktura i Provet. Når du har færdiggjort behandlingen af filen, kan du manuelt ændre status til Færdiggjort ved hjælp af redigeringsikonet.
Færdiggjort: alle relevante betalinger er behandlet.
Vælg Vælg fil og vælg din fil med bankbetalinger.
Sørg for, at filen er i et understøttet format, før du uploader den. Se Understøttede filformater ovenfor. Nogle banker eksporterer betalingsfiler i et andet format som standard. Hvis det er nødvendigt, skal du åbne filen og gemme den i et understøttet format, før du uploader den.
Vælg Næste. Provet uploader filen og viser transaktionslisten.
Gennemgå transaktionslisten. Rækker med Irrelevante er markeret med rød. Hver række viser én af følgende statuser:
Målrettet: der blev fundet en matchende faktura.
Irrelevante: der blev ikke fundet en matchende faktura. Du skal tildele fakturaen manuelt.
Du kan også ignorere eller fjerne ignorering af enkelte rækker manuelt. Kun rækker med status Målrettet bliver behandlet.
For hver Irrelevante-række skal du vælge handlingsknappen i slutningen af rækken for at åbne dialogen Målrettet faktura til betaling. Dialogen viser betalingsoplysningerne og rå bankdata. Søg efter den korrekte faktura ved hjælp af et af følgende felter:
Faktura søgning : søg efter betalers navn eller fakturanummer.
Kundenummer: søg efter kundenummer.
Forsikringssøgning: søg efter Krav ID, Sagsnummer eller forsikringskravets referencenummer.
Forfalds sum: søg efter den udestående saldo på fakturaen.
Saldo: filtrér efter beløbet, der skal betales af kunden.
Betales af forsikringsselskab: filtrér efter beløbet, der skal betales af et forsikringsselskab.
Søgeresultaterne viser kun færdiggjorte fakturaer.
Vælg den korrekte faktura fra resultaterne for at fremhæve den, og vælg derefter Mål valgt. Rækkens status ændres til Målrettet.
Note: Hvis en betalingsrække ikke relaterer til nogen faktura, skal du lade den stå som Irrelevante. Du kan lukke dialogen uden at målrette ved at vælge Luk.
Hvis filen indeholder Forsikringskompensation-betalinger, skal du sikre, at den korrekte betalingsmåde er valgt for disse rækker.
Vælg Godkend for at bekræfte importen. Provet markerer de matchende fakturaer som betalt og viser et resumé af de behandlede betalinger. Filstatus ændres til Færdiggjort. Hvis nogle betalinger ikke kunne anvendes, skal du tjekke kolonnen Fejl for detaljer.
Hvis filen indeholder betalinger, der ikke relaterer til nogen faktura, kan filstatus blive ved med at være Uafsluttet. Når du har færdiggjort behandlingen, kan du manuelt ændre filstatus til Færdiggjort ved hjælp af redigeringsikonet.
Fejlfinding
Hvorfor bliver min fil ikke genkendt?
Hvis din bank leverer en BGMax-fil som en .txt-fil, skal du omdøbe filtypen til .bgi, før du uploader den. Det gør, at Provet kan genkende filen korrekt.
Hvorfor uploader min fil langsomt?
Fjern eventuelle mellemrum fra filnavnet, og prøv derefter at uploade igen.
Hvorfor vises forsikringsbetalinger som bankbetalinger?
Betalinger fra forsikringsselskaber kan nogle gange blive kategoriseret som Bankbetalinger i stedet for Forsikringskrav. Hvis det sker, skal du vælge den korrekte betalingsmåde manuelt i målretnings-trinnet.
Hvorfor får jeg matchfejl, når jeg uploader min fil?
Hvis du kombinerer forskellige filformater, som fx FI og CAMT, i én enkelt fil, kan det medføre matchfejl. Brug separate filer eller separate Bankkontoer til forskellige betalingsformater.
Hvorfor er en forsikringsbetaling matchet til den forkerte faktura?
Provet kan muligvis ikke altid automatisk afgøre, om en betaling skal anvendes som en klientbetaling eller en forsikringsbetaling. Hvis det sker, skal du vælge den korrekte faktura manuelt i målretnings-trinnet.
Hvorfor kunne en forsikringsbetaling ikke matches automatisk?
Nogle forsikringsintegrationer bruger ikke et struktureret referencenummer. Provet søger i stedet efter identifikatorer i teksten i betalingsmeddelelsen. Hvis meddelelsen indeholder en typografi eller ikke følger det forventede format, kan det automatiske match fejle. Vælg den korrekte faktura manuelt i målretnings-trinnet.