Provet understøtter import af bankbetalingsfiler for automatisk at markere færdige fakturaer som betalt. Dette reducerer manuel betalingsbehandling ved at matche indgående banktransaktioner til de korrekte fakturaer ved hjælp af referencenumre. Import af bankbetalingsfil kan også bruges til at behandle forsikringskompensation betalinger.
Evnen til at se og uploade bank betalingsfiler afhænger af dine brugertilladelser.
Bemærk
Tilgængeligheden af denne funktion afhænger af, om din bank understøtter en af de filformater anført nedenfor. Hvis du ikke kan se Bank betaling behandling i Provet, kontakte din Provet kontoadministrator eller support@provet.com.
Understøttede filformater
Kontakt din bank for at bekræfte, hvilket format de bruger til eksport af kontoudtog. Provet accepterer følgende filformater:
CAMT.053 og CAMT.054 (ISO 20022 XML-format, udbredt i Europa)
BGMax (bruges primært i Sverige)
SEK og SEK2 (bruges primært i Danmark)
Hvordan automatisk faktura matchende virker
Når du uploader en bank betalingsfil, Provet forsøger at matche hver betaling til en endelig faktura ved hjælp af referencenummeret i betalingen.
Hvis en match findes, er rækken markeret som Targeted.
Hvis ingen match findes, er rækken markeret som Umålrettet. Du kan tildele fakturaen manuelt — se trin 5 nedenfor.
Bemærk
Rækker, der automatisk matcher fakturaer med en forfalden sum på 0, ignoreres som standard og vil ikke blive behandlet.
Referencenumre
Referencenumre er entydige identifikatorer, der genereres, når en faktura er afsluttet. De udskrives på fakturaen sammen med kontooplysningerne. Når en kunde inkluderer referencenummeret i en betaling, kan Provet automatisk matche banktransaktionen med den korrekte faktura.
Provet understøtter følgende formater:
Finsk referencenummer (viitenumero)
Norsk referencenummer (KID)
Svensk referencenummer (OCR)
International Struktureret Kreditorreference (ISO 11649 / SEPA)
Referencenummer-formatet, der bruges af din klinik, er konfigureret i Indstillinger. For at se eller opdatere indstillingerne, gå til Indstillinger > Generelt > Organisation > Organisationsindstillinger og vælg Opret referencenumre for fakturaer.
Bemærk
Disse indstillinger er normalt konfigureret under implementering. Ændringer kan påvirke arbejdsgange og overholdelse. Kontakt systemadministratoren, før du foretager ændringer.
Importér en bankbetalingsfil
For at importere en bankbetalingsfil og godkende betalinger i Provet:
Gå til Reporting > Reports, select the Finances filter, and open Bank payment processing.
Tidligere uploadede filer er listet i tabellen For nylig uploadede filer nederst på siden. Tabellen viser filnavnet, dato, status og antallet af behandlede transaktioner. Du kan filtrere filer efter status, eller manuelt ændre status for en fil ved at vælge redigeringsikonet ved siden af status.
Ubehandlet: filen er blevet uploadet, men endnu ikke gennemgået.
Ufuldført: filen er blevet delvist behandlet. Denne status vises også , hvis filen indeholder betalinger , der ikke vedrører nogen faktura i Provet. Hvis du er færdig med at behandle filen, kan du manuelt ændre status til Afsluttet ved hjælp af redigeringsikonet.
Afsluttet: alle gældende betalinger er blevet behandlet.
Vælg Vælg fil og vælg din bank betalingsfil.
Sørg for, at filen er i et understøttet format før upload. Se Understøttede filformater ovenfor. Nogle banker eksporterer betalingsfiler i et andet format som standard. Hvis det er nødvendigt, åbn filen og gem den i et understøttet format, før du uploader.
Vælg Next. Provet uploader filen og viser transaktionslisten.
Gennemgå transaktionslisten. Umålrettede rækker er markeret med rød. Hver række viser en af følgende statusser:
Targeted: en matchende faktura blev fundet.
Umålrettet: ingen matchende faktura blev fundet. Du skal tildele fakturaen manuelt.
Du kan også manuelt ignorere eller afignorere individuelle rækker. Kun rækker med status Targeted behandles.
For hver Umålrettet række, vælg handlingsknappen i slutningen af rækken for at åbne dialogen Target faktura til betaling . Dialogen viser betalingsoplysninger og rå bankdata. Søg efter den korrekte faktura ved hjælp af et af følgende felter:
Faktura søgning : søg efter betalers navn eller fakturanummer.
Kunde nummer: søg efter kundenummer.
Forsikringssøgning: søgning efter anprisnings-id, sagsnummer eller henvisning af anprisninger.
Forfaldsbeløb: søg efter det udestående beløb på fakturaen.
Skal betales af kunde: filter med det beløb, der skal betales af kunden.
Skal betales af forsikringsselskab: filtrer efter det beløb, der skal betales af et forsikringsselskab.
Søgeresultaterne viser kun færdige fakturaer.
Vælg den korrekte faktura fra resultaterne for at fremhæve den, og vælg derefter Target valgt. Rækkestatus ændres til Targeted.
Bemærk
Hvis en betalingsrække ikke vedrører nogen faktura, så lad den være Umålrettet. Du kan lukke dialogen uden at målrette ved at vælge Luk.
Hvis filen indeholder forsikringskompensation betalinger, sørg for at den korrekte betalingstype er valgt for disse rækker.
Vælg Accepter for at bekræfte importen. Provet markerer de matchede fakturaer som betalt, og viser en oversigt over de behandlede betalinger. Filstatus ændres til Completed. Hvis der ikke kunne foretages betalinger, så tjek fejlene -kolonnen for detaljer.
Hvis filen indeholder betalinger, der ikke vedrører nogen faktura, kan filstatus forblive Uafsluttet. Når du er færdig med behandlingen, kan du manuelt ændre filstatus til Completed ved hjælp af redigeringsikonet.
Fejlfinding
Hvorfor genkendes min fil ikke?
Hvis din bank giver en BGMax fil som en .txt fil, omdøbe filtypen til . gi før upload. Dette tillader Provet at genkende filen korrekt.
Hvorfor uploader min fil langsomt?
Fjern eventuelle mellemrum fra filnavnet og prøv at uploade igen.
Hvorfor vises forsikringer som bankbetalinger?
Betalinger fra forsikringsselskaber kan undertiden kategoriseres som bankbetalinger i stedet for forsikringskrav. Hvis dette sker, skal du vælge den korrekte betalingstype manuelt under måltrinnet.
Hvorfor får jeg matchende fejl ved upload af min fil?
Kombinere forskellige filformater, såsom FI og CAMT, i en enkelt fil kan forårsage matchende fejl. Brug separate filer eller separate bankkonti til forskellige betalingsformater.
Hvorfor er en forsikring betaling matchet til den forkerte faktura?
Provet kan ikke altid automatisk afgøre, om en betaling skal anvendes som en kundebetaling eller en forsikringsbetaling. Hvis dette sker, skal du vælge den korrekte faktura manuelt under måltrinnet.
Hvorfor matcher en forsikring ikke automatisk?
Nogle forsikringsintegrationer bruger ikke et struktureret referencenummer. Provet søger efter identifikatorer i betalingsmeddelelsen i stedet. Hvis meddelelsen indeholder en typo eller ikke følger det forventede format, kan den automatiske match mislykkes. Vælg den korrekte faktura manuelt under måltrinnet.