Du kan afslutte og sende fakturaer til flere klinter på én gang. I stedet for at behandle hver faktura enkeltvis kan du vælge en gruppe af fakturaer, klargøre dem, oprette e-mailen og sende det hele i én enkelt arbejdsgang. Det sparer tid for personale i Finans og i receptionen i forbindelse med de almindelige faktureringscyklusser.
Du kan starte denne proces fra to steder:
På listen Fakturaer — for at sende fakturaer til flere klinter på én gang.
På en klients side — for at sende fakturaer til én enkelt klient.
Før du begynder
Sørg for, at klientens e-mailadresser er registreret i systemet, inden du sender.
Der kan kun sendes afsluttede fakturaer. Du kan afslutte kladde-fakturaer som en del af denne proces.
Kom i gang
Du kan få adgang til knappen Send som e-mail fra to steder:
Fra listen Fakturaer:
Gå til Fakturering > Fakturaer.
Brug filtrene eller søgefeltet til at indsnævre listen til de fakturaer, du vil behandle.
Klik på en række for at vælge en faktura. Handlingsværktøjslinjen vises nederst på siden. Hvis du vil tilføje flere fakturaer til dit udvalg, skal du klikke på yderligere rækker eller vælge Vælg alt på siden eller Vælg alle for at inkludere alle fakturaer på tværs af alle sider.
På værktøjslinjen skal du vælge Handling > Send som e-mail.
Fra en klients side:
Åbn klientens side.
Gå til Fakturering > Fakturaer.
Vælg de fakturaer, du vil sende.
Vælg Handling > Send som e-mail.
Trin 1: Klargør fakturaer
Dine valgte fakturaer vises i gruppen Klar. Det er afsluttede fakturaer, der kan sendes.
Hvis dit udvalg indeholder kladde-fakturaer, vises der også en gruppe Skal afsluttes. Kladde-fakturaer skal afsluttes, før de kan sendes.
Hvis alle de valgte fakturaer allerede er afsluttet, kan du gå direkte til næste trin.
Hvis sektionen Skal afsluttes indeholder kladde-fakturaer, du vil inkludere:
Markér afkrydsningsfeltet ved siden af hver kladde-faktura, du vil afslutte, eller vælg Afslut alle kladde-fakturaer for at vælge alle. Status for hver valgt faktura opdateres, så den viser Kladde → Afsluttet.
Vælg Fortsæt. En bekræftelsesdialog åbnes.
Gennemgå bekræftelsen. Dialogen viser, hvor mange fakturaer der bliver afsluttet, og advarer om, at afsluttede fakturaer ikke kan ændres tilbage til kladde. Hvis nogen fakturaer ikke kan afsluttes, skal du klikke Vis fakturaer, der ikke kan afsluttes for at se årsagen. Du kan navigere til disse fakturaer for at løse eventuelle problemer, før du prøver igen.
Vælg Afslut og fortsæt for at fortsætte.
For at åbne en klientpost eller gennemgå en faktura skal du vælge klientens navn eller fakturanummer. Hvert link åbner i en ny fane.
Hvis dit udvalg indeholder fakturaer for klinter med alternative momssatser, vises følgende bemærkning: "Hvis de valgte fakturaer indeholder klienttyper med alternative momssatser, anvendes disse satser automatisk." Ingen handling er nødvendig — de korrekte satser anvendes automatisk under afslutning.
Bemærk: Hvis nogen klinter i dit udvalg ikke har en e-mailadresse, markeres de inden afsendelse. Disse fakturaer ekskluderes fra afsendelsen.
Trin 2: Detaljer og vedhæftninger
Vælg, hvad der skal medtages i hver klient-e-mail. Følgende muligheder er tilgængelige:
Tillad klienten at give feedback
Betalingskvitteringer som vedhæftning
Faktura/kvittering som vedhæftning
Medtag konsultation & patienthistorik
Medtag behandlingsoversigt
Medtag hjemsendelsesinstrukser
Bemærk, at indstillingen Medtag hjemsendelsesinstrukser ikke påvirker kontantsalgsfakturaer eller samlefakturaer.
Vælg Fortsæt.
Trin 3: Opret e-mail
Vælg afsenderen, og indtast derefter emnelinjen og e-mailens brødtekst til den besked, der skal sendes til klinterne.
Hvis du vil bruge en gemt skabelon, skal du vælge + Tilføj e-mail skabelon, finde den skabelon, du vil bruge, og vælge Tilføj. Skabelonens tekst tilføjes i e-mailens brødtekst.
Vælg Fortsæt.
Trin 4: Gennemgå og send
Gennemgå oversigten, før du sender, herunder:
De klinter, e-mailen sendes til, med deres e-mailadresser og de fakturaer, der er inkluderet for hver klient
Afsenderen
De valgte detaljer og vedhæftninger
Emnelinjen og e-mailens brødtekst
Hvis noget skal ændres, skal du vælge Tilbage for at gå tilbage til det relevante trin.
Når du er klar, skal du vælge Send e-mail. Der vises en bekræftelsesbesked, når e-mailene er sendt korrekt.
Der sendes én e-mail pr. klient, hvor alle fakturaer og valgte vedhæftninger samles i én enkelt besked.
Efter afsendelse
Når e-mailene er sendt, markeres hver faktura som Sendt i listen Fakturaer, og dato og tid registreres i kolonnen Sendt.
Du kan se den e-mail, der blev sendt, under klientens fane Kommunikation.