Indstillinger for låsning af perioder i Finans findes både på virksomheds- og afdelingsniveau. De er beregnet til at forhindre, at økonomiske begivenheder tilbagedateres til tidligere perioder, hvor regnskabet allerede er afstemt, f.eks. til Forrige måned eller år. Når en finansperiode er lukket, kan økonomiske begivenheder som fakturaer og betalinger ikke dateres før lukkedatoen.

Låsning af perioder i Finans aktiveres og konfigureres primært på niveauet Afdeling ved hjælp af tre indstillinger. Det betyder, at hver afdeling selv kan styre og tilpasse, hvordan dens finansperioder lukkes. Indstillingerne er især nyttige til automatisk at låse månedsregnskabet, når afstemningen er udført.

Find indstillingerne for låsning af perioder i Finans under Indstillinger > Generel > Afdeling > Finans i sektionen Finansperiode & datoer.

Denne første indstilling for lukning af finansperioder kan bruges manuelt. Datoen opdateres også automatisk, hvis punkt 2 og 3 er i brug. Indstillingen er et datofelt, f.eks. 03/04/2022. Den angivne dato er den tidligste dato, som økonomiske begivenheder kan dateres tilbage til.

Når denne indstilling aktiveres, vises punkt 3, og datoen i punkt 1 opdateres også automatisk. Med automatisk låsning lukkes hver måned til tiden, så økonomiske begivenheder ikke kan tilbagedateres til en måned, der allerede er afstemt. Den automatiske dato i punkt 1 er altid Sidste dato i Forrige måned.

Denne indstilling angiver, hvilken dag i måneden datoen for Tidligst mulig dato for økonomiske begivenheder opdateres automatisk. På den dag sættes den tidligst mulige dato til Sidste dag i Forrige måned. En ændring af indstillingen opdaterer ikke den tidligst mulige dato med det samme.

Eksempel: Du ændrer indstillingen den 20. februar.

Vælg en dag, der giver bogføringspersonalet tilstrækkelig tid til at afstemme Forrige måned. Hvis afstemningen normalt tager 10 dage, skal du f.eks. vælge 10 eller en dag kort efter. En senere dato giver mere tid til at tilbagedatere økonomiske begivenheder til en måned, der allerede er afstemt.

Hvis den valgte datoværdi ikke findes i Nuværende måned (29, 30 eller 31), bruges månedens Sidste tilgængelige dag som udløserdato den måned.

Lukning af finansperioder kan også styres på virksomhedsniveau ved efter behov manuelt at opdatere tre indstillinger.

Find indstillingerne for låsning af virksomhedens finansperioder under Indstillinger > Generel > Virksomhed i sektionen Organisation indstillinger.

Denne første indstilling er et valg mellem at aktivere og deaktivere funktionen. Valget gør punkt 2 og 3 synlige og giver adgang til at styre låsning af finansperioder på virksomhedsniveau.

Punkt 2 er et datofelt. Det svarer til punkt 1 på niveauet Afdeling og styrer, før hvilken dato økonomiske begivenheder ikke kan dateres. Det bruges sammen med punkt 3.

Indstillingen er et afkryds felt. Når feltet markeres, og ændringerne gemmes, tilsidesætter datoen fra punkt 2 ovenfor på virksomhedsniveau datoen på niveauet Afdeling i punkt 1 ovenfor. Det er en manuel angivelse om at opdatere lukkedatoen for finansperioder for alle lokationer. Den udløser ikke efterfølgende automatiske datoopdateringer.