Forbered en fil til upload.
Vælg afdelingsnavnet øverst til venstre, og gå derefter til Indstillinger > Import & Export > Importér fra fil.
Slå en fil ned i upload-området, eller vælg området for at vælge en fil fra din enhed. Alternativt kan du vælge en fil, du har uploadet tidligere, fra rullemenuen Eksisterende fil. Du kan importere én fil ad gangen. Understøttede filtyper er XLSX, XLS og XML. En fil må ikke være større end 5 MB.
Vælg importmodel fra rullemenuen Provet model.
Vælg Næste.
På siden Kortlægning hjælper du systemet med at forstå dine kildedata. Kortlæg dine kildedata til Provet-felterne, som det kræves.
Kolonnerne fra din fil vises i venstre side sammen med eventuelle automatisk kortlagte datafelter.
Ikke-kortlagte Provet-felter vises i højre side. Træk de felter, du har brug for, til venstre for at matche dem med dine kildesøjler.
Nogle felter kan være påkrævede for at blive kortlagt. Du kan finde dem i deres egen kategori i højre side.
Nogle felter kan kræve under-kortlægning. Det betyder, at du åbner feltet til redigering med den hvide pen-knap, når de er i venstre side, og foretager de nødvendige justeringer eller kortlægninger. Hvis du for eksempel importerer varer med forskellige momssatser, kan du være nødt til manuelt at matche dine data med grupper i systemet, hvis importøren ikke automatisk kortlægger tingene korrekt.
Kolonnen Status helt til venstre viser kortlægningsstatus for de felter, der er blevet kortlagt. Hvis de viser "Kortlagt", bør alt være i orden. Hvis de viser "Ufuldstændig", skal du åbne feltet til redigering og kontrollere, at alle elementer er under-kortlagt korrekt.
Vælg Næste.
På siden Forhåndsvisning og import kan du gennemgå importresultaterne række for række og felt for felt. Siden viser, om hvert importerede emne er nyt, eller om et eksisterende emne bliver opdateret. Eventuelle fejl vises med rødt sammen med fejlmeddelelser. Du kan eksportere fejl som en Excel-fil ved hjælp af knappen Exportfejl. Du kan stadig fortsætte importen, selv hvis du har nogle fejl; i så fald importeres rækker uden fejl. Forhåndsvisningen kan også vise nogle automatiske beregninger, som systemet har udført. For mere information, se Automatic Calculations in Import from File. Bemærk, at indlæsning af forhåndsvisningen kan tage noget tid afhængigt af filstørrelsen og de involverede datatyper.
Hvis filen indeholder mere end 100 varer, indlæser Provet automatisk kun et udsnit af rækkerne. Derefter kan du vælge, om du vil vælge knappen Forhåndsvis alle poster for at indlæse hele forhåndsvisningen (det kan tage længere tid), eller du kan fortsætte direkte med importen.
Når du har gennemgået forhåndsvisningen, skal du vælge Start import.
Du bliver sendt til siden Importerede lister, som giver dig mulighed for at følge importens fremdrift. Importen behandles i baggrunden, og du kan forlade eller opdatere siden, hvis du vil. Der vises en grøn "succes"-status, når alt er gennemført med succes. Den samlede tid, det tager at gennemføre importen, afhænger generelt af filstørrelsen; typisk bør importen ikke tage længere end et par minutter. Hvis nogle rækker fejlede under importen, kan du hente fejlene fra kolonnen Handlinger.
Note: Importer fungerer i batcher på 250 varer ad gangen med en timeout efter 20 minutter. Opdateringer er hurtigere end nye importer, da kun de specifikke felter, der opdateres, bliver målrettet.
Eksempel: Hvis 1000 varer bliver importeret, kan det være bedre at splitte det op i 2 importer.
Yderligere tips og noter til kortlægning
Du kan kun redigere de ekstra muligheder for datafelter i kortlægnings-trinnet, når du har kortlagt dem (det vil sige angivet en forbindelse med dine data eller tilføjet ny information ved at tilføje et felt).
Nogle felter kan angives som nøglefelter med indstillingen Brug som nøglefelt på kortet til datafeltet. Systemet forsøger derefter at finde eksisterende emner i databasen og opdatere dem i stedet for at oprette nye varer. Brug af nøglefelter er afgørende, hvis du vil opdatere eksisterende emner. Hvis du har eksporteret nogle data fra systemet og ønsker at opdatere dem og derefter genimportere, så bruges typisk emne-id (Objekt ID) som nøglefelt til match, da det er en del af eksporten. Generelt kan alle unikke værdier være gode til nøglefeltsbrug. Det er også muligt at bruge flere nøglefelter på én gang i mere avancerede tilfælde.
Hvis filens kolonnenavne er præcis de samme som i Provet, skal automatisk kortlægning ske i kortlægnings-trinnet.
Automatisk kortlægning kan også ske for under-kortlægningsmuligheder. Hvis du for eksempel navngiver vareundergrupperne i filen på samme måde som de er opsat i Provet, bør der ske automatisk under-kortlægning.
Du kan også tilføje nye data (brugerdefinerede standardværdier) til importen ved at trække et datafelt ind i det nederste område i venstre side i kortlægnings-trinnet (område med navnet "Træk + slip feltet her for at tilføje til import"). Derefter kan du bruge den hvide pen-knap til at åbne feltet til redigering og bruge indstillingen "Erstat alle med standardværdi" til at angive en ny standard. Alle importerede varer får derefter den værdi som deres nye standard.
Når du uploader varer, kan du som en avanceret mulighed oprette vareundergrupper direkte med importen. Dette er formålet med felterne for vareundergruppe niveau 1, 2 og 3. Hvis du kun vil kortlægge til eksisterende vareundergrupper, skal du bruge det almindelige felt Vareundergruppe.
De felter, der er tilgængelige til kortlægning, afhænger af den model, du vælger i trin 4. Hvis du for eksempel importerer Brugere, bruges felter såsom dem, der er beskrevet i Create and Manage User Accounts.