Hvad er hjemmelevering?
Hjemmelevering giver dig mulighed for at sælge varer, som din Klinik ikke har på lager, og få dem sendt direkte til klienter via en ekstern leverings-/fulfillment-partner. Mens partneren håndterer forsendelsen, håndterer du fakturering og ordresporing direkte i Provet.
Når du tilføjer en vare med Usage type sat til Hjemmelevering og afslutter fakturaen, bliver varen til en hjemmeleveringsordre. Du kan derefter følge ordrestatus på Dashboard for hjemmelevering.
Aktivering af hjemmelevering
Før du bruger Hjemmelevering, skal funktionen aktiveres på Afdelingsniveau i klinikken:
Gå til Indstillinger > Generel > Integrationer > Hjemmelevering.
Vælg Tillad hjemmelevering for varer.
Vælg Gem. Herefter kan du begynde at markere varer som tilgængelige til hjemmelevering.
Brugertilladelser
For at se Hjemmelevering-dashboardet skal brugere have følgende tilladelse. For at se eller redigere brugerstyringsgrupper skal du gå til Indstillinger > Brugere > Brugerstyringsgrupper og vælge knappen med tre prikker på rækken for brugerstyringsgruppen, og derefter vælge Indstillinger for tilladelser.
Hjemmeleveringer (læs): Påkrævet for at få adgang til Hjemmelevering-dashboardet. Som standard får alle roller (Admin, Manager og Brugere) adgang.
Bemærk
Tilladelsen Hjemmeleveringer vises kun i brugerstyringsgrupper, når hjemmeleveringsfunktionen er aktiveret for klinikkens afdeling.
Markering af varer som tilgængelige til hjemmelevering
Du kan markere medicin-, produkt- og fodervarer til hjemmelevering på følgende måder:
Varekort
Når du opretter eller redigerer en medicin-, produkt- eller fodervare, skal du vælge afkrydsningsfeltet Tillad hjemmelevering på varekortet.
Du kan også angive Hjemmelevering som den standard Usage type, hvis du vil have, at den vælges automatisk, når varen bruges.
Priser Hub og Priser-værktøj
Priser Hub: Hvis du administrerer dine varer og priser centralt ved hjælp af Priser Hub, kan du også administrere hjemmeleveringsindstillinger for disse varer der. For mere information, se Opret en central vare.
Priser-værktøj: Hvis du bruger opdateringer af bulkpriser, skal du bruge Priser-værktøj til at opdatere hjemmeleveringsflaget for de valgte varer. For mere information, se Opdater varer for en bestemt afdeling i Priser-værktøj.
Vareimportør
Hjemmeleveringsattributten kan inkluderes i vareimportfiler, så du kan foretage opdateringer i større omfang.
API
Hvis din organisation administrerer varedata via API, kan du inkludere hjemmeleveringsindstillingen i disse opdateringer. Det gør det muligt for eksterne systemer at holde varekonfigurationen synkroniseret.
Brug af hjemmeleveringsvarer i konsultationer, fakturaer og kontantsalg
Når du tilføjer en hjemmeleveringsvare til en konsultation, faktura eller kontantsalg, skal du vælge Hjemmelevering i dropdown-menuen Usage type. Hvis varen har Hjemmelevering angivet som standard brugsmetode på varekortet, vælges værdien automatisk.
Når hjemmelevering er valgt som leveringsmetode, opdaterer varemodulet automatisk for at skjule felter, der ikke er relevante, da varen sendes direkte af en ekstern partner. Følgende muligheder er ikke tilgængelige:
Lagerlokation, batchvalg og lagertræk
Udlægningsgebyrer, administrationsdetaljer og tilbageholdelsestider
Indstillinger for etiketudskrivning
Når du har gemt og afsluttet fakturaen, bliver varen til en hjemmeleveringsordre. Ordren bliver derefter synlig på Dashboard for hjemmelevering.
Kredit og erstat hjemmeleveringsvarer
For at erstatte en hjemmeleveringsvare, der fejlagtigt er bestilt eller afvist, skal du først kreditere varen og derefter oprette en ny ordre via kontantsalg. Når du erstatter en ordre, kan historikken spores, fordi erstatningsvaren får samme Ordre ID som den oprindelige.
Bemærk
Du skal afslutte erstatningsfakturaen inden for den 72-timers henstandsperiode, der starter, når du afslutter den oprindelige faktura.
Kreditér en hjemmeleveringsvare
For at kreditere en hjemmeleveringsvare skal du kreditere den tilknyttede fakturarække. Når du afslutter kreditnotaen, ændres varens status til Krediteret på dashboardet for hjemmelevering.
Åbn fakturaen.
Vælg Kreditnota, eller hvis du bruger det nye design til afsluttede fakturaer, skal du klikke på de tre prikker i øverste højre hjørne og vælge + Ny kreditnota.
Vælg Krediter nogle af varerne på fakturaen.
Vælg de rækker, du vil kreditere.
Vælg Fortsæt.
Der oprettes nu en kreditnota for varen(e).
Hvis kreditnotaen blev oprettet som en kladde, skal du vælge Bogfør faktura for at færdiggøre kreditnotaen.
Hvis du bruger det nye design til afsluttede fakturaer og har oprettet en kladde, skal du vælge visningsknappen (øjet) på rækken for kreditnotaen. På kreditnotasiden skal du vælge Bogfør faktura for at færdiggøre kreditnotaen.
Du kan læse mere om at kreditere fakturarækker i Kreditér og refundér en vare eller en del af en faktura. Hvis du bruger det nye design til afsluttede fakturaer, se Afslut fakturaer.
Erstat en hjemmeleveringsvare
For at erstatte en krediteret vare skal du starte et kontantsalg. Systemet giver dig mulighed for at vælge krediterede hjemmeleveringsvarer, som er oprettet inden for en 72-timers henstandsperiode.
Opret et nyt kontantsalg.
Sørg for, at detaljerne (Klient og patient) matcher den oprindelige ordre.
Tilføj erstatningsvaren. I varedialogen skal du i dropdown-listen Hjemmeleveringsvare til erstatning vælge den vare, du vil erstatte.
Gem.
Vælg Bogfør faktura.
Når ordren er afsluttet, opretter systemet en ny hjemmeleveringsvare (med samme Bestillings nummer) og opdaterer den oprindelige vare status fra 'Krediteret' til 'Erstattet'.
Bemærk
Hvis du ikke afslutter erstatningsfakturaen, før 72-timers henstandsperioden slutter, opretter systemet ikke erstatningen, og der vises en advarsel på fakturaen.
Dashboard for hjemmelevering
Dashboardet for hjemmelevering viser alle hjemmeleveringsordrer, der er oprettet, når fakturaer er afsluttet. Brug dashboardet til at søge og filtrere ordrer, følge statusser og koordinere fulfillment med din eksterne forsendelses-/shippingpartner. For at åbne siden Dashboard for hjemmelevering skal du gå til Records > Hjemmeleveringer.
Hver række viser Ordre ID, Bestillings dato, Klient, Patient, varenavn, Antal, Ordinerende læge samt aktuel Status. Brug søgefeltet til at finde bestemte ordrer via klient, patient, vare eller Ordre ID. Filteret Ordinerende læge begrænser listen til ordrer oprettet af en bestemt dyrlæge. Kolonnen viser initialer, men du kan søge på fuldt navn i filteret.
Bestillings dato: Tidsstemplet for fakturaafslutning og oprettelse af ordre.
Klient & patient: Disse kolonner indeholder direkte links til de relevante registreringer.
Antal: Mængden i enheder eller pakker baseret på den valgte forbrugs enhed.
Handlinger-menu: Vælg de tre prikker i slutningen af varens række for at se den oprindelige fakturering.
Kolonnen Status viser den aktuelle fase for hjemmeleveringsvaren. Brug filteret Status til at finde bestemte ordrer. Statusser for aktive ordrer opdateres automatisk via eksterne forsendelses-/shippingpartner-integrationer, men du kan også ændre Gemt og Annulleret manuelt i dashboardet.
Aktive statusser
Gemt: Ordren er afsluttet og sat i kø til fulfilment (blå badge).
Annulleret: Ordren er afbrudt og vil ikke blive fuldført (rød badge).
Leveret: Ordren er modtaget af klienten og fuldført (grøn badge). Denne status opdateres automatisk via shippingpartner-integration og kan ikke ændres manuelt.
Inaktive statusser
Inaktive statusser kan ikke ændres via dashboardet og vises i grå.
Krediteret: Når en kreditnota er afsluttet, ændres varens status til Krediteret. Varen forbliver synlig på dashboardet, men varenavn og antal vises med gennemstregning.
Erstattet: Hvis en vare er erstattet, viser den oprindelige række status Erstattet. Der oprettes en ny række for erstatningsvaren, som bevarer samme Ordre ID, men vises som Gemt (eller enhver anden aktiv status).
Integrationer og Webhooks
Du kan integrere Hjemmelevering med eksterne fulfillment-systemer ved hjælp af webhooks og API.
Webhooks
Du kan konfigurere en webhook, der udløses, når en hjemmeleveringsordre oprettes. Webhooken sender event-data til det eksterne system, som kan starte fulfilment-processen.
API-brug
Eksterne partnervirksomheder kan bruge API’et til at:
Hente hjemmeleveringsordrer.
Administrere fulfilment og afsendelse til klienten.
Du kan læse mere om tilgængelige endpoints og anmodningsformater i API-dokumentationen. Integration af tredjepartsapplikationer med Provet
Betalingsflow
Betalinger for hjemmeleveringsvarer indsamles i Provet som en del af den normale faktureringsproces under konsultationer eller kontantsalg. Hjemmelevering tilføjer ikke et separat trin til betaling, selv når en ekstern partner sender varen.
Der er ingen ændring i, hvordan du registrerer betalinger på fakturaer. Brug dine sædvanlige betalingsmetoder og processer i Provet, og håndtér fulfilment separat via din valgte partner eller integration.