Som standard bruger e-mails, der sendes fra Provet, jeres klients lokations e-mail som afsenderadresse. Det betyder, at klientens svar går til den adresse. For at aktivere, at klienter kan svare direkte i jeres delte indbakke i Provet, skal I konfigurere jeres alternative e-mail indstillinger. Når en klient svarer, vises svaret i jeres Aktiviteter > Delt indbakke.
Denne artikel forklarer, hvordan I konfigurerer indstillinger, så klienters svar sendes til Delt indbakke. Den gennemgår også, hvordan I sender en e-mail, der kan besvares, og hvordan I håndterer de indgående svar.
Konfigurér alternative e-mails
For at kunne sende e-mails, der ruter svarene tilbage til Provet, skal I konfigurere Alternative e-mails indstillingerne.
Vælg afdelingsnavnet øverst til venstre, og gå derefter til Indstillinger > Generel > Afdelingsprofil.
I feltet Alternative e-mails tilføjes jeres delte indbakke e-mailadresse. Det er adressen, der gør det muligt at modtage klienters svar direkte i Provet. Du kan også tilføje andre alternative e-mailadresser, hvis det er nødvendigt.
Vælg Gem.
Send e-mails, der ruter til delt indbakke
Når I har sat jeres alternative e-mails op, kan I nu sende e-mails til klienter, som ruter deres svar direkte til jeres Delt indbakke.
Gå til klientens side, og vælg kuvert-ikonet ved siden af klientens navn.
I feltet Fra skal I vælge jeres delte indbakke e-mail i rullemenuen.
Udfyld e-mailen, og vælg Send.
Håndtér klienters svar
Når en klient svarer, vises svaret i Delt indbakke.
Find e-mailen i indbakken.
Vælg link-knappen i slutningen af rækken.
Vælg den korrekte klient og patient, og vælg derefter Gem.
E-mailen vil nu være tilgængelig i fanen Kommunikation på klient- og patientsiderne. Hvis en patient blev valgt, vil den også være synlig i deres patienthistorik.
Det er ikke muligt at svare direkte på klientens e-mail fra den delte indbakke. I skal åbne kuvertknappen på klientens side for at sende et nyt svar.
Automatisér klient- og patientidentifikation
I kan bede klienter om at inkludere deres klient- eller patientnummer i e-mailens emnelinje for automatisk at knytte svaret til den korrekte registrering. Brug et C efterfulgt af klientnummeret (fx C103) eller et P efterfulgt af patientnummeret (fx P102) i emnelinjen. Du skal stadig gemme e-mailen fra den delte indbakke, men klienten eller patienten bliver forududfyldt, så du sparer tid.