Rapporten for debitorer og kreditorer viser de fakturaer, der er ubetalte (som klinikken har et tilgodehavende for), og eventuelle kreditter, der skal betales tilbage til kunden (som klinikken skylder). Rapporten grupperer de finansielle oplysninger efter, hvor længe beløbene har været ubetalte, og efter, hvor meget kredit der skal tilbage til kunderne (betragtes som en kliniks forpligtelse). Rapporten kan køres med eller uden forsikringsmæssige oplysninger.
Du kan fx bruge rapporten til at følge op på ubetalte fakturaer, sende økonomiske opsummeringsbreve til klienter eller afskrive små saldoer.
Note: Fakturaer med status Draft vises ikke i rapporten for debitorer og kreditorer.
Når rapporten oprettes første gang, gemmes indholdet på serveren i 10 minutter. Hvis rapporten genereres i løbet af denne tid uden ændringer i filter, vises det gemte indhold. Hvis du vil generere nyt indhold, skal du ændre mindst én filterværdi og derefter generere rapporten igen.
Gå til Reporting > Reports > Debtors and creditors.
På fanen Generate skal du vælge de filtre, du vil bruge.
Show report for: Vælg, om du vil generere rapporten for klienter eller for forsikringsselskaber. Hvis du vælger Clients, viser rapporten de klienter, der skylder dig penge og/eller de klienter, som du skylder penge. Hvis du vælger Insurance companies, viser rapporten de forsikringsselskaber, der skylder dig penge.
Show: Indstillingen Debtors & Creditors viser både de klienter, der skylder dig penge og/eller de klienter, som du skylder penge. Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Clients i filteret Show report for. Indstillingen Debtors viser de klienter eller forsikringsselskaber, der skylder dig penge. Indstillingen Creditors viser de klienter, der har fakturaer med en forfaldssum, der er mindre end 0, og de klienter, der har ubrugte indbetalinger. Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Clients i filteret Show report for. Hvis indstillingen No debt er tilgængelig i filteret Show, kan den bruges, når du sender rykkerbreve om gæld til klienter.
Date: Vælg den dato, rapporten skal genereres for. I de fleste tilfælde genereres rapporten frem til slutningen af den sidste dag i den aktuelle måned, inkl. minuttet før midnat (23:59). De viste fakturaer afhænger af indstillingen Date filter by. Hvis der ikke vælges en dato, bruges dags dato. Hvis du vælger en dato i fortiden, viser rapporten dataene, som de så ud på den dato, hvilket kan afvige markant fra i dag.
Clinic location: Hvis du har flere klinikafdelinger, skal du vælge, om du vil generere én samlet rapport for alle afdelinger eller en rapport for hver afdeling separat.
Clinic location group: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du bruger grupper af klinikafdelinger. Hvis feltet står tomt, filtrerer rapporten ikke efter gruppe, men genererer alle grupper af klinikafdelinger samlet. Læs mere om grupper af klinikafdelinger.
Exclude unpaid insurance claim compensations: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Clients i filteret Show report for. Hvis du vælger denne indstilling, medregnes de ubetalte forsikringskrav-kompensationer ikke i klienternes forfaldssummer. Hvis du ikke vælger denne indstilling, medregnes de ubetalte forsikringskrav-kompensationer i klienternes forfaldssummer.
Prepayments: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Clients i filteret Show report for. Hvis du vælger denne indstilling, viser rapporten klienter med ubrugte indbetalinger. Hvis du ikke vælger denne indstilling, indgår oplysninger om indbetalinger ikke i rapporten. Hvis du kun vil se klienter med udestående gæld, skal du ikke vælge denne indstilling.
Show old client IDs: Hvis du for nylig er migreret fra et andet system, kan du bruge denne indstilling til at vise de gamle ID'er fra det tidligere system for at hjælpe med at afstemme forfaldssummerne.
Day periods: Du kan vælge en eksisterende indstilling eller oprette brugerdefinerede perioder for dage. Rapporten viser kolonner for dage i perioden baseret på denne indstilling.
Date filter by: Vælg, om du vil filtrere fakturaer efter fakturadato (datoen hvor fakturaen er bogført) eller efter fakturaens forfaldsdato. Bemærk, at datoen for bogføring af faktura er anderledes end datoen for oprettelse af faktura. Hvis du vælger Invoice date, viser rapporten alle saldi med en postering frem til og inkl. den valgte dato og det valgte klokkeslæt. Hvis du vælger Due date, viser rapporten kun saldi, der er forfaldne pr. den valgte dato og det valgte klokkeslæt.
Filter by client tags: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Clients i filteret Show report for. Hvis du bruger tags, kan du generere rapporten for bestemte kunder ud fra tags. Hvis du fx har kunder med brugerdefinerede betalingsbetingelser, kan du generere deres rapport separat ved at tilføje den relevante tag her. Du kan indtaste flere tags i feltet. Se også det følgende filter.
Exclude the following tags: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Clients i filteret Show report for. Hvis du har kunder, som du ikke vil se i din almindelige rapport, kan du indtaste deres tag i dette felt for at udelukke deres faktura-/indbetalingsoplysninger fra rapporten. Hvis du fx genererer grundrapporten og vil udelukke kunder med brugerdefinerede betalingsbetingelser, kan du tilføje deres tag her. Du kan indtaste flere tags i feltet.
Client type: Denne indstilling er tilgængelig, hvis indstillingen Enable client types er aktiveret i organisationens indstillinger. Vælg, om du vil inkludere Internal, Research eller External klienter i rapporten. Klienterne inkluderes i rapporten baseret på klienttypen på tidspunktet for bogføring af fakturaen. Hvis du ikke vil bruge filteret, skal du vælge indstillingen for ingen markering (- - - - - -).
Vælg Generate report. Afhængigt af størrelsen på din organisation kan det tage et par minutter.
Kolonnen Total viser det samlede beløb, som klienten eller forsikringsselskabet skylder klinikken, eller beløbet som klinikken skylder klienten. Hvis rapporten er genereret for klienter, og afkrydsningsfeltet for indbetalinger er valgt, fratrækkes indbetalingerne fra totalen.
Kolonnerne for dage i perioden viser beløbene, der er forfaldne i tidsintervallerne, afhængigt af det valgte Day periods filter. Hvis klinikken fx bruger filteret 0-30-60-90+, er 0-30-fakturaerne typisk endnu ikke forfaldne, og kolonnen 31-60 viser de fakturaer, der er 30+ dage forfaldne osv. Hvis gælden er noget andet end 0, viser en tooltip ved kolonneværdien fakturanummer, forfaldsdato og forfaldssum pr. faktura. Hvis gælden består af mere end 10 fakturaer, kan du udskrive en Excel-eksport for at se oplysningerne.
Når filteret Prepayments er valgt, viser kolonnen Prepayments beløbet for ubrugte indbetalinger, som klienten har på sin konto.
Summerne for hver kolonne vises nederst i rapporten.
I menuen fra knappen Export / Print kan du vælge en mulighed for at gemme rapportdata i et af de tilgængelige formater. Derefter kan du behandle dataene videre efter behov, fx i Excel.
Hvis du har en stor mængde data, anbefales det at vælge Send as email og lade rapporten generere i baggrunden.
Afstem rapporten med dit bogføringssystem
Her er et eksempel på anbefalede filterindstillinger til afstemning. Krav kan variere afhængigt af dit bogføringssystem og lokale praksisser.
Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Exclude unpaid insurance claim compensations.
Vælg afkrydsningsfeltet Prepayments, så klienter med kun ubrugte indbetalinger også er inkluderet.
Vælg den dato og det klokkeslæt, du vil afstemme for.
Hvis du har flere klinikafdelinger, skal du vælge, om rapporten skal genereres for alle afdelinger samlet eller separat.
Sæt Date filter by til Invoice date.
Vælg Generate report.
Send en økonomisk opsummering til en klient
Du kan sende en økonomisk opsummering til dine klienter. Funktionen bruger brevskabeloner for økonomiske breve, som er oprettet under Settings > Print settings > Financial summaries.
For at behandle et økonomisk opsummeringsbrev skal du vælge Start process i øverste højre hjørne over rapporten. Der vises en nedtælling, der viser, hvor lang tid du har tilbage til at vælge de oplysninger, du vil have med i brevet.
Vælg den tidsperiode, der skal vises for klienter med forfald i perioden.
I rullemenuen Records per page under listen over klienter skal du vælge, hvor mange poster der skal med pr. side. Sidemenuen viser, hvor mange sider brevet vil indeholde med de valgte filtre.
Fra knappen Process i handlingsmenuen nederst på siden skal du vælge det økonomiske brev, du vil sende. Hvis handlingsmenuen ikke vises, skal du sørge for at have valgt en af periodeindstillingerne i trin 2. Dialogen for forhåndsvisning af det økonomiske brev åbnes og viser en liste over de klienter, brevet vil blive sendt til.
Note: For at behandle et rykkerbrev skal der først oprettes en skabelon til økonomiske breve. Hvis der ikke findes en skabelon, skal du oprette en før du fortsætter i Settings > Print settings > Financial summaries.
I dialogen for forhåndsvisning skal du vælge indstillingerne for afsendelse og udskrivning:
Du kan udskrive det økonomiske brev til alle, sende brevet via e-mail til de klienter, der har en e-mailadresse gemt i systemet, og udskrive brevet for resten, eller udskrive brevet til alle og sende e-mail til dem, der har en e-mailadresse.
Du kan vedhæfte fakturaerne fra den valgte tidsperiode til brevet.
Du kan vedhæfte en behandlingsoversigt til e-mailen.
Hvis du vil vide, hvilket sidste økonomiske brev klienterne modtog, kan du vælge Mark as processed. Brevet gemmes i klienternes notater og kommunikationsliste under fanen Communications på klientsiden.
Forhåndsvisningen til højre viser, hvordan det økonomiske brev kommer til at se ud.
Vælg Process.
Når du opretter brevet, skal du være opmærksom på, at tabellen midt i dokumentet viser en liste over alle fakturaer, der forfalder på tidspunktet for rapporten, inkl. dem der er forfaldne efter 30-dagesperioden.
Påkrævede brugerrettigheder
Settings > Users > Permission groups
For at få adgang til rapporten skal brugere have 'read' og 'write'-rettigheder i deres rettighedsgruppe til følgende indstillinger:
'Settings page'
'Print settings'
'Reports page'
'Financial reports' (for at få adgang til alle finansielle rapporter)
'Financial Debtors and creditors reports' (for kun at få adgang til denne specifikke rapport)