Debitor- og kreditorrapporten viser de fakturaer, der er ubetalte (som klinikken har til gode), samt eventuelle kreditter, der forfalder til kunden (som klinikken skylder). Rapporten grupperer de finansielle oplysninger efter, hvor længe beløbet har været ubetalt, og viser den kredit, der skal tilbage til kunderne (betragtes som klinikkens forpligtelse). Rapporten kan køres både med og uden forsikringsmæssige oplysninger.
Du kan bruge rapporten til for eksempel at følge op på ubetalte fakturaer, sende rykkersalgs-/oversigtsbreve med finansstatus til kunder eller afskrive små beløb.
Note: Fakturaer med status Kladde vises ikke i debitor- og kreditorrapporten.
Når rapporten oprettes første gang, gemmes indholdet på serveren i 10 minutter. Hvis rapporten i løbet af denne tid genereres igen uden ændringer i filtre, vises det gemte indhold. Hvis du vil generere nyt indhold, skal du ændre mindst én filterværdi og derefter generere rapporten igen.
Gå til Rapporter > Rapporter > Debitor- og kreditorrapport.
På fanen Generer skal du vælge de filtre, du vil bruge.
Vis rapport for: Vælg, om du vil generere rapporten for Klienter eller Forsikringsselskaber. Hvis du vælger Klienter, viser rapporten de klienter, der skylder dig penge, og/eller de klienter, som du skylder penge. Hvis du vælger Forsikringsselskaber, viser rapporten de forsikringsselskaber, som du skylder penge.
Vis: Indstillingen Debitorer & kreditorer viser både de klienter, der skylder dig penge og/eller de klienter, som du skylder penge. Denne mulighed er tilgængelig, hvis du har valgt Klienter i filteret Vis rapport for. Indstillingen Debitorer viser de klienter eller forsikringsselskaber, der skylder dig penge. Indstillingen Kreditorer viser de klienter, der har fakturaer med et forfalds sum mindre end 0, og de klienter med ubrugte indbetalinger. Denne mulighed er tilgængelig, hvis du har valgt Klienter i filteret Vis rapport for. Hvis indstillingen Ingen gæld er tilgængelig i filteret Vis, kan den bruges, når du sender gælds-/inkassobreve til klienter.
Dato: Vælg den dato, rapporten skal genereres for. I de fleste tilfælde genereres rapporten frem til slutningen af den sidste dag i den aktuelle måned, inklusive minuttet før midnat (23:59). De viste fakturaer afhænger af indstillingen Datofilter efter. Hvis ingen dato er valgt, bruges dagens dato. Hvis du vælger en dato i fortiden, viser rapporten dataene, som de var på den dato, hvilket kan afvige betydeligt fra i dag.
Afdeling: Hvis du har flere afdelinger, skal du vælge, om du vil generere én samlet rapport for alle afdelinger eller en separat rapport for hver afdeling.
Afdelingens gruppen: Denne mulighed er tilgængelig, hvis du bruger grupper til afdelinger. Hvis den er efterladt tom, filtrerer rapporten ikke efter gruppe, men genererer alle grupper til afdelinger samlet. Læs mere om grupper til afdelinger.
Ekskluder ubetalte kompensationer om forsikringskrav: Denne mulighed er tilgængelig, hvis du har valgt Klienter i filteret Vis rapport for. Hvis du vælger denne mulighed, bliver de ubetalte kompensationer om forsikringskrav ikke inkluderet i klientens forfalds sum. Hvis du ikke vælger denne mulighed, bliver de ubetalte kompensationer om forsikringskrav inkluderet i klientens forfalds sum.
Indbetalinger: Denne mulighed er tilgængelig, hvis du har valgt Klienter i filteret Vis rapport for. Hvis du vælger denne mulighed, viser rapporten klienter med ubrugte indbetalinger. Hvis du ikke vælger denne mulighed, medtages oplysninger om indbetalinger ikke i rapporten. Hvis du kun vil se klienter med udestående gæld, skal du ikke vælge denne mulighed.
Vis gamle klient ID'er: Hvis du for nylig er migreret fra et andet system, kan du bruge denne mulighed til at vise de gamle ID'er fra det forrige system for at koordinere forfalds summer.
Dage i perioden: Du kan vælge en eksisterende mulighed eller oprette brugerdefinerede dage i perioden. Rapporten viser kolonner for dage i perioden baseret på denne indstilling.
Datofilter efter: Vælg, om du vil filtrere fakturaer efter fakturadato (den dato, hvor fakturaen er bogført) eller faktura forfaldsdato. Bemærk, at bogføringsdatoen er forskellig fra fakturaens oprettelsesdato. Hvis du vælger Fakturadato, viser rapporten alle balancer med en bogføringsdato frem til og med den valgte dato og tid. Hvis du vælger Forfaldsdato, viser rapporten kun balancer, der forfalder inden den valgte dato og tid.
Filtre på kundetags: Denne mulighed er tilgængelig, hvis du har valgt Klienter i filteret Vis rapport for. Hvis du bruger tags, kan du generere rapporten for bestemte kunder baseret på tags. Hvis du for eksempel har kunder med brugerdefinerede betalingsbetingelser, kan du generere deres rapport separat ved at tilføje den relevante tag her. Du kan indtaste flere tags i feltet. Se også det følgende filter.
Ekskluder følgende tags: Denne mulighed er tilgængelig, hvis du har valgt Klienter i filteret Vis rapport for. Hvis du har kunder, som du ikke vil se i din almindelige rapport, kan du indtaste deres tag i dette felt for at ekskludere deres faktura-/indbetalingsoplysninger fra rapporten. Hvis du for eksempel genererer basisrapporten og vil ekskludere kunder med brugerdefinerede betalingsbetingelser, kan du tilføje deres tag her. Du kan indtaste flere tags i feltet.
Klient type: Denne mulighed er tilgængelig, hvis indstillingen Aktiver klienttyper er aktiveret i organisationens indstillinger. Vælg, om du vil inkludere MOMSFRI, Forskning eller Intern klienter i rapporten. Klienterne er inkluderet i rapporten baseret på klienttypen på tidspunktet for bogføringen af fakturaen. Hvis du ikke vil bruge filteret, skal du vælge ingen markering ( - - - - - -).
Vælg Generer rapport. Afhængigt af størrelsen på din organisation kan det tage et par minutter.
Kolonnen Total viser det samlede beløb, som klienten eller forsikringsselskabet skylder klinikken, eller det beløb, som klinikken skylder klienten. Hvis rapporten er genereret for klienter, og afkrydsningsfeltet indbetalinger er valgt, trækkes indbetalingerne fra totalen.
Kolonnerne for dage i perioden viser de beløb, der forfalder inden for tidsintervallerne, afhængigt af det valgte Dage i perioden filter. Hvis klinikken f.eks. bruger filteret 0-30-60-90+, er fakturaer i intervallet 0-30 typisk endnu ikke forfaldne, kolonnen 31-60 viser de fakturaer, der er 30+ dage forfaldne osv. Når gælden er noget andet end 0, viser et hover over kolonneværdien et tooltip med fakturanummer, forfaldsdato og forfalds sum pr. faktura. Hvis gælden består af mere end 10 fakturaer, kan du udskrive et Excel-eksport for at se oplysningerne.
Når filteret Indbetalinger er valgt, viser kolonnen Indbetalinger beløbet af de ubrugte indbetalinger, som klienten har på sin konto.
Summen for hver kolonne vises nederst i rapporten.
Fra menuen på knappen Eksporter / Udskriv kan du vælge en mulighed for at gemme rapportdataene i et af de tilgængelige formater. Derefter kan du behandle dataene videre efter behov, for eksempel i Excel.
Hvis du har en stor mængde data, anbefales det, at du vælger Send som e-mail og lader rapporten generere i baggrunden.
Afstem rapporten med dit bogføringssystem
Nedenfor er et eksempel på anbefalede filterindstillinger til afstemning. Krav kan variere afhængigt af dit bogføringssystem og lokale arbejdsgange.
Ryd afkrydsningsfeltet Ekskluder ubetalte kompensationer om forsikringskrav.
Vælg afkrydsningsfeltet Indbetalinger, så klienter med kun ubrugte indbetalinger også er inkluderet.
Vælg den dato og tid, du vil afstemme for.
Hvis du har flere afdelinger, skal du vælge, om rapporten skal genereres for alle lokationer samlet eller separat.
Sæt Datofilter efter til Fakturadato.
Vælg Generer rapport.
Send en finansiel opsummering til en klient
Du kan sende en finansiel opsummering til dine klienter. Denne funktion bruger brevskabeloner til finans, som er oprettet i Indstillinger > Udskriftsindstillinger > Finansielle opsummeringer.
For at behandle et finansielt opsummeringsbrev skal du vælge Start kørslen i øverste højre hjørne over rapporten. Der vises en nedtælling, som viser, hvor lang tid du har tilbage til at vælge de oplysninger, du vil have med i brevet.
Vælg den tidsperiode, der skal vises for klienter med fakturaer, der forfalder i den periode.
Fra rullemenuen Registreringer pr. side under listen over klienter skal du vælge, hvor mange registreringer du vil inkludere pr. side. Sidemenuen viser det antal sider, brevet vil indeholde med de valgte filtre.
Fra knappen Udføres i handlingsmenuen nederst på siden skal du vælge det finansielle brev, du vil sende. Hvis handlingsmenuen ikke vises, skal du sørge for at have valgt en af periodeindstillingerne i trin 2. Dialogen til forhåndsvisning af det finansielle brev åbner og viser en liste over de klienter, brevet sendes til.
Note: For at behandle et gældsbrev skal en skabelon til finansielle breve først oprettes. Hvis der ikke findes en skabelon, skal du oprette en, før du fortsætter i Indstillinger > Udskriftsindstillinger > Finansielle opsummeringer.
I dialogen til forhåndsvisning skal du vælge mulighederne for afsendelse og udskrivning:
Du kan udskrive det finansielle brev for alle, sende brevet via e-mail til de klienter, der har en e-mailadresse gemt i Provet, og udskrive brevet for resten, eller udskrive brevet for alle og sende en e-mail til dem, der har en e-mailadresse.
Du kan vedhæfte fakturaerne fra den valgte tidsperiode til brevet.
Du kan vedhæfte en behandlingsoversigt til e-mailen.
For at se, hvilket sidste finansielle brev klienterne fik, kan du vælge Marker som udført. Brevet gemmes i klienternes notater og i listen over kommunikationer på fanen Kommunikationer på klientsiden.
Forhåndsvisningen til højre viser, hvordan det finansielle brev kommer til at se ud.
Vælg Udføres.
Når du opretter brevet, skal du være opmærksom på, at tabellen i midten af dokumentet viser en liste over alle fakturaer, der er forfaldne på det tidspunkt, hvor rapporten genereres, inklusive dem der er forfaldne efter 30-dages perioden.
Krævede brugerrettigheder
Indstillinger > Brugere > Brugerstyringsgrupper
For at få adgang til rapporten skal brugere have 'læs' og 'skriv'-rettigheder i deres rettighedsgruppe for følgende indstillinger:
'Side for indstilling'
'Printer indstillinger'
'Rapportside'
'Rapporter' (for at få adgang til alle finansielle rapporter)
'Finansielle debitor- og kreditorrapporter' (for kun at få adgang til denne specifikke rapport)