Debitor- og kreditorrapporten viser de fakturaer, der er uafklarede (det, der skal betales til klinikken), og eventuelle kreditter, der forfalder til kunden (det, klinikken skylder kunden). Rapporten viser økonomien grupperet efter, hvor længe beløbene har været uafklarede, og det beløb, der skal tilbage til kunderne i form af kreditter (betragtes som en klinikkes forpligtelse). Rapporten kan køres med eller uden forsikringsmæssige finansielle oplysninger.
Du kan bruge rapporten til for eksempel at følge op på uafklarede fakturaer, sende økonomiske opsummeringsbreve til klienter eller afskrive små saldoer.
Bemærk: Fakturaer i status Kladde vises ikke i debitor- og kreditorrapporten.
Når rapporten oprettes første gang, gemmes indholdet i 10 minutter på serveren. Hvis rapporten i løbet af denne tid genereres uden ændringer i filtre, vises det gemte indhold. Hvis du vil generere nyt indhold, skal du ændre mindst én filtreværdi og derefter generere rapporten igen.
Gå til Rapporter > Rapporter > Debitor- og kreditorrapport.
På fanen Generér skal du vælge de filtre, du vil bruge.
Vis rapport for: Vælg, om du vil generere rapporten for klienter eller for forsikringsselskaber. Hvis du vælger Klinienter, viser rapporten de klienter, der skylder dig penge og/eller de klienter, du skylder penge. Hvis du vælger Forsikringsselskaber, viser rapporten de forsikringsselskaber, der skylder dig penge.
Vis: Indstillingen Debitors & Creditors viser både de klienter, der skylder dig penge og/eller de klienter, du skylder penge. Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Klienter for filteret Vis rapport for. Indstillingen Debitorer viser de klienter eller forsikringsselskaber, der skylder dig penge. Indstillingen Kreditorer viser de klienter, der har fakturaer med en forfaldssum på mindre end 0, samt de klienter med ubrugte indbetalinger. Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Klienter for filteret Vis rapport for. Hvis indstillingen Ingen gæld er tilgængelig i filteret Vis, kan den bruges ved afsendelse af rykkebreve til klienter.
Dato: Vælg den dato, rapporten skal genereres for. I de fleste tilfælde genereres rapporten frem til udgangen af den sidste dag i den aktuelle måned, inklusive minuttet før midnat (23:59). De viste fakturaer afhænger af indstillingen Datofilter efter. Hvis der ikke er valgt en dato, bruges dagens dato. Hvis du vælger en dato i fortiden, viser rapporten dataene, som de så ud på den dato, hvilket kan afvige væsentligt fra i dag.
Afdeling: Hvis du har flere klinikafdelinger, skal du vælge, om du vil generere én samlet rapport for alle afdelinger eller en rapport for hver afdeling separat.
Afdelingsgruppe: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du bruger afdelingsgrupper. Hvis den efterlades tom, filtreres rapporten ikke på gruppe, men alle afdelingsgrupper genereres samlet. Læs mere om afdelingsgrupper.
Ekskluder ubetalte kompensationer om forsikringskrav: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Klienter for filteret Vis rapport for. Hvis du vælger denne indstilling, medtages ubetalte kompensationer om forsikringskrav ikke i klientens forfaldssummer. Hvis du ikke vælger denne indstilling, medtages ubetalte kompensationer om forsikringskrav i klientens forfaldssummer.
Indbetalinger: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Klienter for filteret Vis rapport for. Hvis du vælger denne indstilling, viser rapporten klienter med ubrugte indbetalinger. Hvis du ikke vælger denne indstilling, medtages oplysninger om indbetalinger ikke i rapporten. Hvis du kun vil se klienter med uafklaret gæld, skal du ikke vælge denne indstilling.
Vis gamle klient ID'er: Hvis du for nylig er migreret fra et andet system, kan du bruge denne indstilling til at vise de gamle ID'er fra det forrige system for at hjælpe med at koordinere forfaldssummer.
Dage i perioden: Du kan vælge en eksisterende indstilling eller oprette brugerdefinerede dage i perioden. Rapporten viser kolonner for dagperioder baseret på denne indstilling.
Datofilter efter: Vælg, om du vil filtrere fakturaer efter fakturadato (datoen, hvor fakturaen er bogført/afsluttet) eller faktura forfaldsdato. Bemærk, at bogføringsdatoen er forskellig fra datoen for fakturaens oprettelse. Hvis du vælger Fakturadato, viser rapporten alle saldi med en posteringstidspunkt op til og inklusive den valgte dato og tid. Hvis du vælger Forfaldsdato, viser rapporten kun saldi, der er forfaldne senest den valgte dato og tid.
Filtre på klient etiket: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Klienter for filteret Vis rapport for. Hvis du bruger etiket, kan du generere rapporten for bestemte kunder baseret på etiketter. Hvis du for eksempel har kunder med brugerdefinerede betalingsbetingelser, kan du generere deres rapport separat ved at tilføje den tilknyttede etiket her. Du kan angive flere etiketter i feltet. Se også det følgende filter.
Ekskluder følgende klient etiket: Denne indstilling er tilgængelig, hvis du valgte Klienter for filteret Vis rapport for. Hvis du har kunder, som du ikke ønsker at se i din almindelige rapport, kan du angive deres etiket i dette felt for at ekskludere deres faktura-/indbetalingsoplysninger fra rapporten. Hvis du for eksempel genererer grundrapporten og vil ekskludere kunder med brugerdefinerede betalingsbetingelser, kan du tilføje deres etiket her. Du kan angive flere etiketter i feltet.
Klient type: Denne indstilling er tilgængelig, hvis Aktiver klienttyper er aktiveret under Organisation indstillinger. Vælg, om du vil inkludere Internal, Research eller External klienter i rapporten. Klienterne medtages i rapporten baseret på klienttypen på det tidspunkt, hvor fakturaen afsluttes. Hvis du ikke ønsker at bruge filteret, skal du vælge ingen markering (- - - - - -).
Vælg Generer rapport. Afhængigt af størrelsen på din organisation kan dette tage et par minutter.
Kolonnen Total viser det samlede beløb, som klienten eller forsikringsselskabet skylder klinikken, eller det beløb, som klinikken skylder klienten. Hvis rapporten genereres for klienter, og afkrydsningsfeltet til indbetalinger er valgt, fratrækkes indbetalinger fra totalen.
Kolonnerne for dage i perioden viser beløbene forfaldne efter tidsperioderne afhængigt af det valgte Dage i perioden filter. Hvis for eksempel klinikken bruger filteret 0-30-60-90+, er 0-30 fakturaer typisk endnu ikke forfaldne, kolonnen 31-60 viser fakturaerne, der er 30+ dage forfaldne osv. Når gælden er noget andet end 0, viser en markering over kolonneværdien en værktøjstip med fakturanummer, forfaldsdato og forfaldssum pr. faktura. Hvis gælden består af mere end 10 fakturaer, kan du udskrive et Excel-eksport for at se oplysningerne.
Når filteret Indbetalinger er valgt, viser kolonnen Indbetalinger det beløb, der er ubrugte indbetalinger, som klienten har på sin konto.
Totalerne for hver kolonne vises nederst i rapporten.
Fra menuen på knappen Eksporter / Udskriv kan du vælge en mulighed for at gemme rapportdata i et af de tilgængelige formater. Du kan derefter behandle dataene yderligere efter behov, for eksempel i Excel.
Hvis du har store mængder data, anbefales det, at du vælger Send som E-mail og lader rapporten generere i baggrunden.
Afstem rapporten med dit bogføringssystem
Følgende er et eksempel på anbefalede filterindstillinger til afstemning. Krav kan variere afhængigt af dit bogføringssystem og lokale praksisser.
Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Ekskluder ubetalte kompensationer om forsikringskrav.
Vælg afkrydsningsfeltet Indbetalinger, så klienter, der kun har ubrugte indbetalinger, også inkluderes.
Vælg den dato og det tidspunkt, du vil afstemme for.
Hvis du har flere afdelinger, skal du vælge, om rapporten skal genereres for alle afdelinger samlet eller separat.
Sæt Datofilter efter til Fakturadato.
Vælg Generer rapport.
Send en finansiel opsummering til en klient
Du kan sende en finansiel opsummering til dine klienter. Denne funktion bruger brevskabeloner for finansielle breve, der er oprettet i Indstillinger > Printer indstillinger > Finansielle opsummeringer.
For at behandle et finansielt opsummeringsbrev skal du vælge Start kørslen i øverste højre hjørne over rapporten. Der vises et nedtællingsur, der viser, hvor lang tid du har tilbage til at vælge de oplysninger, du vil have med i brevet.
Vælg den tidsperiode, som du vil vise klienter med fakturaer, der forfalder i perioden.
I rullemenuen under klients listen, Registreringer pr. side, skal du vælge hvor mange registreringer, du vil inkludere pr. side. Side-menuen viser antal sider, som brevet vil omfatte med de valgte filtre.
I knapmenuen Udføres i handlingsmenuen nederst på siden skal du vælge det finansielle brev, du vil sende. Hvis handlingsmenuen ikke vises, skal du sørge for, at du har valgt en af periodeindstillingerne i trin 2. Dialogen til forhåndsvisning af det finansielle brev åbnes og viser en liste over de klienter, brevet vil blive sendt til.
Bemærk: For at behandle et rykkebrev skal en skabelon først være oprettet. Hvis der ikke findes en skabelon, skal du oprette en før du fortsætter i Indstillinger > Printer indstillinger > Finansielle opsummeringer.
I dialogen til forhåndsvisning skal du vælge indstillingerne for afsendelse og udskrivning:
Du kan udskrive det finansielle brev til alle, sende brevet via e-mail til de klienter, der har en e-mailadresse gemt i systemet, og udskrive brevet til resten, eller udskrive brevet til alle og sende en e-mail til dem, der har en e-mailadresse.
Du kan vedhæfte fakturaerne fra den valgte tidsperiode til brevet.
Du kan vedhæfte en behandlingsoversigt i e-mailen.
For at kunne se, hvilket seneste finansielle brev klienterne modtog, kan du vælge Marker som udført. Brevet gemmes i klienternes notater og kommunikationsliste under fanen Kommunikationer på klientsiden.
Forhåndsvisningen til højre viser, hvordan det finansielle brev vil se ud.
Vælg Udføres.
Når du opretter brevet, skal du være opmærksom på, at tabellen midt i dokumentet viser en liste over alle fakturaer, der forfalder på tidspunktet for rapporten, inklusive dem der er forfaldne efter 30-dages perioden.
Nødvendige brugerrettigheder
Indstillinger > Brugere > Tillad grupper
For at få adgang til rapporten skal brugere have 'læse' og 'skrive'-tilladelser til deres tilladelsesgruppe for følgende indstillinger:
'Side for indstilling'
'Printer indstillinger'
'Rapportside'
'Finansielle rapporter' (for at få adgang til alle finansielle rapporter)
'Financielle debitor- og kreditorrapporter' (for kun at få adgang til denne specifikke rapport)