Dagsafslutning (DOD)-rapporter bruges til at gennemgå økonomiske salgstransaktioner og betalinger, der er registreret i løbet af forretningsdagen. De hjælper med at verificere, at det samlede beløb for de modtagne betalinger svarer til det, der er rapporteret.
Indholdet i dagsafslutningsrapporter er dynamisk. Det betyder, at indholdet i rapporten kan ændre sig, efter rapporten er oprettet eller markeret som klar til regnskab, hvis der oprettes nye fakturaer eller betalinger til rapportens datointerval. En betaling kan også fremgå i flere rapporter, hvis rapporternes start- og sluttid overlapper.
1. Opret en dagsafslutningsrapport.
På Aktiviteter skal du vælge knappen End of day i øverste højre hjørne af skærmen.
Vælg knappen Opret ny rapport. Der åbnes en dialog.
Under Transaktioner for skal du vælge, om rapporten skal oprettes for transaktionerne for Alle brugere eller en Valgte bruger. En almindelig arbejdsgang er, at hver kassemedarbejder eller hver registreringsstation opretter en dagsafslutningsrapport for deres vagt ved slutningen af arbejdsperioden. Alternativt kan der oprettes en dagsafslutningsrapport for hver arbejdsdag.
Vælg Sæt tidsstempel og Afslut tidsstempel for at definere rapportens tidsinterval. Du kan også tilføje en valgfri Beskrivelse.
Tilføj Begynd kontant beløb, Afslut kontant beløb og eventuelle Kontakt retur, der er sket i rapportens tidsinterval. Et kontant udlæg er enhver kontant fjernelse fra kassen, f.eks. hvis en stor kontantbetaling er fjernet til tidlig indbetaling for at opretholde kassesikkerhed og -sikkerhed.
BEMÆRK: Hvis din kliniks valuta er sat til euro, er møntberegneren (a) tilgængelig i feltet Afslut kontant beløb. For at beregne slutbeløbet for kontanter skal du tilføje beløbene via felterne mønter og sedler og vælge Angiv for at indtaste totalen i feltet Afslut kontant beløb.
Hvis der findes kladde-fakturaer i det valgte tidsinterval, vises de under Kladde-fakturaer. For at åbne en faktura skal du vælge pil-knappen (b) i slutningen af fakturarækken. Bemærk, at afhængigt af rapport indstillinger, kan du muligvis ikke markere rapporten som klar til regnskab, hvis der findes kladde-fakturaer i rapportens tidsinterval.
Afhængigt af rapport indstillinger, kan du måske manuelt tilføje summer for forskellige betalingsmetoder under Samlede beløb opgivet af brugeren. Du kan bruge dette til at tjekke eventuelle forskelle i forhold til betalinger, der er tilføjet.
Vælg Gem_. Rapporten genereres under fanen Kasseafstemning.
2. Gennemgå dagsafslutningsrapporten.
Du finder de oprettede dagsafslutningsrapporter under fanen Kasseafstemning. For at filtrere listen kan du angive et datointerval, vælge de brugere, hvis transaktioner du vil se, og vælge status for dagsafslutningsrapporten (’Åben’, Klar til regnskab eller Rapporteret til regnskab).
For at se en rapport skal du vælge øje-knappen. For at redigere rapportindstillingerne skal du vælge pen-knappen. For at slette rapporten skal du vælge papirkurv-knappen. Rapporter med ’åben’-status kan redigeres eller slettes.
Rapporten viser følgende oplysninger:
Fanerne Kontantbetalinger, Kortbetalinger og Alle betalinger viser betalingerne fra det valgte tidsinterval fordelt på betalings type. Alle betalinger omfatter også andre betalingsmetoder ud over kontant- og kortbetalinger.
Hvis din klinik bruger Pay, vises fanen Pay betalinger i stedet for fanen med kortbetalinger. Fanen viser alle betalinger, der er behandlet via Pay.
Fanen Rettelser viser kreditnota-betalinger, interne overførsler og annullerede betalinger.
Fanen Salg viser alle afklarede fakturaer og den samlede salgs saldo. Samlefakturaer er ikke inkluderet, men fakturaer, der indgår i samlefakturaer, er inkluderet. Momsbeløb er også inkluderet, og alle totaler vises både med og uden moms.
Fanen Tilgodehavende viser eventuelle ubetalte fakturaer, inkl. samlefakturaer.
Fanen Anvendte indbetalinger viser de indbetalinger, der er brugt til at betale fakturaer.
Hvis din klinik har flere afdelinger (lokationer), og der har været betalinger på tværs af afdelinger, afhænger det af system indstillingerne, hvordan disse betalinger vises i dine rapporter. For mere information, se Betalinger på tværs af afdelinger.
Afhængigt af rapport indstillinger, kan du muligvis foretage rettelser til betalingerne i rapporten ved hjælp af knappen Rettelse, f.eks. ændre betalingsmetoden. Disse rettelser er kun til informationsformål og påvirker ikke betalinger på afklarede fakturaer eller rapporter.
Nederst i dialogen finder du en fuld betalingsoversigt over de forskellige betalingsmetoder.
Du kan udskrive en oversigt af rapporten med de valgte oplysninger ved at bruge mulighederne i pilens menu under knappen Udskriv. For at udskrive oversigten med alle betalinger skal du vælge knappen Udskriv uden at vælge en mulighed i pilens menu.
3. Markér dagsafslutningsrapporten som klar til regnskab.
Når dagsafslutningsrapporten er klar, skal du vælge knappen Marker som klar til regnskab i rapportdialogen og bekræfte. Rapportens status opdateres, og rapporten vises under fanen Klar til regnskab. Bemærk, at afhængigt af rapport indstillinger, kan det være umuligt at markere rapporten som klar til regnskab, hvis der findes kladde-fakturaer i rapportens tidsinterval.
For at filtrere listen over rapporter, der er klar til regnskab, kan du angive et datointerval og vælge de brugere, hvis transaktioner du vil se. Du kan åbne og se rapporter, der er klar til regnskab, ved hjælp af øje-knappen, men du kan ikke redigere eller slette dem. Du kan dog vælge Sæt status tilbage til åben i rapportdialogen for at ændre rapportstatus tilbage til ’åben’ og derefter redigere den igen under fanen Kasseafstemning.
Rapporter med ’klar til regnskab’-status viser de samme oplysninger som ’åben’-rapporter, og udskriftsmulighederne er også de samme. Derudover kan du vælge Udskriv en balanceside. Balancesiden viser tilgodehavender og betalinger under Debet samt alle fakturarækker grupperet efter Kontonumre med totalsummen for hver gruppe under Kredit. Indbetalinger vises under Debet, hvis indbetalingssummen er positiv (flere anvendte end tilføjede indbetalinger), og under Kredit, hvis den er negativ (flere tilføjede end anvendte indbetalinger).
Betalinger der ikke er med med på dagsrapporterne
Fakturabetalinger og indbetalinger, der i øjeblikket ikke er inkluderet i nogen Dagsafslutning- rapport, vises på fanen Betalinger der ikke er med med på dagsrapporterne på højre side af siden Kasseafstemning. Listen omfatter alle betalinger i dit system, som ikke er inkluderet inden for dato- og tidsintervallet samt brugerfiltrene i nogen af dine aktuelt gemte dagsafslutningsrapporter. Hvis f.eks. tidsintervallet for en rapport ikke dækker alle transaktioner den dag, eller hvis nogle brugeres transaktioner ikke er inkluderet i en rapport, vises disse betalinger på listen.
Det anbefales, at du regelmæssigt gennemgår fanen Betalinger der ikke er med med på dagsrapporterne for at verificere, at alle betalinger er med i dagsafslutningsrapporterne.
Du kan filtrere betalingslisten efter et datointerval og inkludere eller ekskludere brugere.
Relaterede indstillinger
Indstillinger > Generel > Afdeling > Rapportering
Aktivér brugeren til at indtaste beløb for hver betalingsmetode: Når den er valgt, kan brugerne manuelt tilføje summer for forskellige betalingsmetoder i dagsafslutningsrapporter for at tjekke eventuelle forskelle i forhold til betalinger, der er tilføjet.
Aktivér betalings korrektioner på slutningen af dagsrapport: Når den er valgt, kan brugerne foretage rettelser til betalingerne i dagsafslutningsrapporter. Disse rettelser er kun til informationsformål og påvirker ikke betalinger på afklarede fakturaer eller rapporter.
Tillad ikke dagsafslutnings-rapport, hvis der findes en åben faktura for den valgte tidsramme: Når den er valgt, kan dagsafslutningsrapporter ikke markeres som klar til regnskab, hvis der findes kladde-fakturaer i det tidsinterval, der er valgt til rapporten.
Brug den sidste dagsrapports sluttid som standard starttidspunkt: Når den er valgt, tilføjes tiden for Dato slut på den seneste dagsafslutningsrapport automatisk som standard Dato start for den næste dagsafslutningsrapport. Datoen kan ændres.
Hvis du vil have kontonumre med i regnskabsrapportens XLS-eksport, kan du tilføje dem til følgende kontofelter:
Dagsafslutningsrapport: Kontant kontonummer
Dagsafslutningsrapport: Kreditkort kontonummer
Dagsafslutningsrapport: Bank kontonummer
Dagsafslutningsrapport: MobilePay kontonummer
Dagsafslutningsrapport: Check kontonummer
Dagsafslutningsrapport: Kupon kontonummer
Dagsafslutningsrapport: Gavekort-kontonummer
Dagsafslutningsrapport: Financieringsselskab kontonummer
Indstillinger > Brugere > Brugerstyringsgrupper
Dagsafslutning og regnskabsrapporter: Denne indstilling styrer tilgængeligheden af dagsafslutningsrapport-funktionaliteten for brugerens tilladelsesgrupper.