Denne artikel forklarer, hvordan du håndterer betalinger og refusioner med Provet Pay i Provet. Provet Pay giver dig mulighed for at behandle forskellige typer betalinger, herunder kortbetalinger via fysiske terminaler, tokeniserede "Kort gemt"-betalinger, online betalingslink og mail order/telephone order (MOTO)-betalinger.
Typer af betalinger og betalingsmetoder
I Provet kan forskellige typer betalinger håndteres med Provet Pay:
Betalinger for kontantsalg og konsultationsfakturaer
Indbetalinger
Betalinger til sundhedsplan - både engangs- og løbende betalinger
Tilgængelige tekniske betalingsmetoder:
Kort swip - med de traditionelle kortbetalinger via en fysisk betalingsterminal.
Kort gemt - tokeniserede betalinger, hvor kortoplysningerne fra den, der betaler (Provet-klient, dyreejer), gemmes i systemet og kategoriseres som en betaling i salgsøjeblikket. Der er ikke brug for et fysisk kort.
Onlinebetalinger - mulighed for at betale via et online-link.
Mail order, telephone order (MOTO)-betalinger.
Modtagelse af traditionelle kortbetalinger
Arbejdsgangen er forskellig afhængigt af, om den et-trins afslutning af faktura er aktiveret for din klinikafdeling (klinik). For at justere arbejdsgangen kan klinikadministratoren bruge indstillingen Aktiver et-trins afslutning og betaling for fakturaer og kontantsalg under indstillingerne for klinikafdeling.
Et-trins afslutning af faktura
På fakturasiden skal du vælge Provet Pay i den nederste menulinje.
Hvis du vil lave en delvis betaling, skal du redigere beløbet i feltet Beløb til opkræv.
Hvis du har mere end én fysisk betalingsterminal, skal du sørge for, at den korrekte er valgt i feltet Terminal.
Valgfrit kan du vælge at gemme kortindehaverens oplysninger med afkrydsningsfeltet Gem dette kort efter betaling. Kunden accepterer at kortet gemmes..
Vælg Opkræv for at starte behandlingen af betalingen. Terminalen vil bede klienten (den, der betaler) om at swipe kortet, og hvis transaktionen gennemføres, vises den på fakturasiden under betalingssektionen med betalingstypen 'Provet Pay'.
To-trins afslutning af faktura
På fakturasiden skal du vælge Afslut i nederste højre hjørne.
Vælg Afsluttet - Ikke betalt endnu.
Under sektionen Betaling skal du vælge knappen Provet Pay.
Dialogen til Provet Pay åbnes.
Hvis du vil lave en delvis betaling, skal du redigere beløbet i feltet Beløb til opkræv.
Hvis du har mere end én fysisk betalingsterminal, skal du sørge for, at den korrekte er valgt i feltet Terminal.
Valgfrit kan du vælge at gemme kortindehaverens oplysninger med afkrydsningsfeltet Gem dette kort efter betaling. Kunden accepterer at kortet gemmes.
Vælg Opkræv for at starte behandlingen af betalingen. Terminalen vil bede klienten (den, der betaler) om at swipe kortet, og hvis transaktionen gennemføres, vises den på fakturasiden under betalingssektionen med betalingstypen 'Provet Pay'.
Bemærkning om e-mails med konsultationsopsummering
Med indstillingerne for e-mail med konsultationsopsummering for klinikafdeling er det muligt at inkludere en faktura/kvittering vedhæftning. Indstillinger > Generel > Afdeling > Sammendrag af konsultation > Faktura/kvittering vedhæftning.
Hvis vedhæftningen er valgt, vedhæftes Provet Pay-kvitteringen også, hvis følgende betingelser er opfyldt:
Fakturaen er afsluttet inden for de seneste 1 døgn.
Fakturaen indeholder ikke patienter, der er markeret som Død.
Refusioner
Det er muligt at refunder en Provet Pay-betaling direkte til den, der betaler, kort. Bemærk, at denne refusionsmulighed styres af indstillingen for klinikafdeling Aktiver betalingsterminalens tilbagebetalings-knap. Indstillinger > General > Afdeling > Fakturaer > Aktiver betalingsterminalens tilbagebetalings-knap.
På fakturasiden:
Under sektionen Betalinger på rækken for Provet Pay-betalingen skal du vælge Refund. Dialogen til Provet Pay åbnes.
Valgfrit kan du justere refunderingsbeløbet.
Udfyld Refund reason.
Vælg Refund for at starte refusionsprocessen.
Bemærk: Denne refusionsmulighed bør bruges, hvis ingen lagervarer returneres til lager. Hvis nogle varer skal returneres, skal der også følges en kreditnota-workflow. Bemærk dog, at hvis du vil refundere og kreditere en Provet Pay-betaling, skal du først refundere betalingen, før du opretter en kreditnota. Hvis midler betalt med Provet Pay overføres til indbetalinger via en kreditnota, kan de ikke refunderes tilbage til Provet Pay.
Opfølgning på betalingstatusser
Du kan følge betalingstatusser under Fakturering > Fakturaer eller på klientsider (Fakturering > Fakturaer). Status vises i kolonnen Status for betalingslink. Nogle statusser viser også supplerende information i informations-oversigten (i-ikon).
Løbende betalinger
Løbende betalinger til sundhedsplaner kan opsættes med Provet Pay.
For mere information om at starte et abonnement på en sundhedsplan med løbende betalinger, se Tilføj en patient til en sundhedsplan.
For mere information om håndtering af løbende abonnementer på sundhedsplaner og justering af deres betalingsmetoder, se Ændr eller fjern et betalingskort til et sundhedsplanabonnement.