Denne artikel forklarer, hvordan du håndterer betalinger og refusioner med Provet Pay i Provet. Provet Pay gør det muligt at behandle forskellige typer betalinger, herunder kortbetalinger via fysiske terminaler, tokeniserede "kort gemt"-betalinger, online betalingslinks og mail order/telephone order (MOTO)-betalinger.
Typer af betalinger og metoder
I Provet kan forskellige typer betalinger håndteres med Provet Pay:
Betalinger for kontantsalg og konsultationsfakturaer
Indbetalinger
Betalinger til sundhedsplan - både engangsbetalinger og løbende betalinger
Tilgængelige tekniske betalingsmetoder:
Kortudbetaling - brug de traditionelle kortbetalinger med en fysisk betalingsterminal.
Kort gemt - tokeniserede betalinger, hvor betalingskortoplysningerne for kunden (Provet-klient, dyreejer) gemmes i systemet og kategoriseres som en betaling i kasse/ved skranken. Der er ikke behov for et fysisk kort.
Onlinebetalinger - mulighed for at betale via et online-link.
Mail order, telephone order (MOTO)-betalinger.
Modtagelse af traditionelle kortbetalinger
Arbejdsgangen er forskellig afhængigt af, om den et-trins arbejdsgang til bogføring af faktura er aktiveret for din kliniks afdeling (klinik). For at justere arbejdsgangen kan klinikadministratoren bruge indstillingen Aktiver et-trins afslutning og betaling for fakturaer og kontantsalg under indstillinger for klinikplacering.
Et-trins bogføring af faktura
På fakturasiden skal du vælge Provet Pay i bunden i menu-/værktøjslinjen.
Hvis du vil foretage en delvis betaling, skal du redigere beløbet i feltet beløb der skal opkræves.
Hvis du har mere end én fysisk betalingsterminal, skal du sørge for, at den korrekte er valgt i feltet Terminal.
Valgfrit kan du vælge at gemme kortindehaverens oplysninger med afkrydsningsfeltet Gem dette kort efter betaling. Kunden accepterer at kortet gemmes..
Vælg Opkræv for at starte betalingsbehandlingen. Terminalen beder klienten (kunden) om at swipe kortet, og hvis transaktionen er gennemført, vises den på fakturasiden under afsnittet betalinger med betalings typen "Provet Pay".
To-trins bogføring af faktura
På fakturasiden skal du vælge Afslut nederst til højre.
Vælg Afsluttet - Ikke betalt endnu.
Under afsnittet Betaling skal du vælge knappen Provet Pay.
Dialogen Provet Pay åbnes.
Hvis du vil foretage en delvis betaling, skal du redigere beløbet i feltet beløb der skal opkræves.
Hvis du har mere end én fysisk betalingsterminal, skal du sørge for, at den korrekte er valgt i feltet Terminal.
Valgfrit kan du vælge at gemme kortindehaverens oplysninger med afkrydsningsfeltet Gem dette kort efter betaling. Kunden accepterer at kortet gemmes.
Vælg Opkræv for at starte betalingsbehandlingen. Terminalen beder klienten (kunden) om at swipe kortet, og hvis transaktionen er gennemført, vises den på fakturasiden under afsnittet betalinger med betalings typen "Provet Pay".
Bemærkning om e-mails med konsultationsopsummering
Med e-mail-indstillinger for klinikplacering for konsultationsopsummering er det muligt at inkludere en faktura/kvittering vedhæftning. Indstillinger > Generel > Afdeling > Sammendrag af konsultation > Faktura/kvittering vedhæftning.
Hvis vedhæftningen er valgt, vedhæftes Provet Pay-kvitteringen også, hvis følgende betingelser er opfyldt:
Fakturaen er afsluttet inden for de seneste 1 døgn.
Fakturaen indeholder ikke patienter, der er markeret som Død.
Refusioner
Det er muligt at refundere en Provet Pay-betaling direkte til kundens kort. Bemærk, at denne refusionsmulighed styres af indstillingen for klinikplacering Aktiver betalingsterminalens tilbagebetalings-knap. Indstillinger > Generel > Afdeling > Fakturaer > Aktiver betalingsterminalens tilbagebetalings-knap.
På fakturasiden:
Under afsnittet Betalinger, på rækken for Provet Pay-betaling, skal du vælge Refund. Dialogen Provet Pay åbnes.
Du kan valgfrit justere refunderingsbeløbet.
Skriv Årsag.
Vælg Refund for at starte refusionsprocessen.
Bemærk: Denne refusionsmulighed bør bruges, hvis der ikke returneres varer til lager. Hvis nogle varer skal returneres, skal der også følges en kreditnota-arbejdsgang. Bemærk dog, at hvis du både vil refundere og kreditere en Provet Pay-betaling, skal du først refundere betalingen, før du opretter en kreditnota. Hvis beløb betalt med Provet Pay overføres til indbetalinger via en kreditnota, kan de ikke refunderes tilbage til Provet Pay.
Følg betalingens statusser
Du kan følge betalingens statusser på Fakturering > Fakturaer eller på klientsider (Fakturering > Fakturaer). Status vises i kolonnen Status for betalingslink. Nogle statusser viser også supplerende information i informationsværktøjet (i-ikon).
Løbende betalinger
Løbende betalinger for sundhedsplan kan opsættes med Provet Pay.
For mere information om, hvordan du starter et abonnement på en sundhedsplan med løbende betalinger, se Tilføj en patient til en sundhedsplan.
For mere information om håndtering af løbende abonnementer på sundhedsplaner og justering af deres betalingsmetoder, se Skift eller fjern et betalingskort til abonnement på sundhedsplan.