Denne artikel giver et overblik over indstillinger og indledende opgaver for sundhedsprogrammer i Provet. Den dækker organisationindstillinger, indstillinger for afdelingslokationer, opsætning af Provet Pay og Gravity Payments-integrationer samt hvordan du opsætter varer, rabatter og varegrupper, så de kan bruges i sundhedsprogrammer.
Organisationindstillinger
Settings > Organization > 'Health plan' (betegnelsen er defineret i Custom term, se nedenfor)
Disse indstillinger styrer sundhedsprogrammerne for alle afdelinger (hvis du har mere end én) i din virksomhed.
Custom term: Du kan tilføje din egen generelle betegnelse for 'health plan'. Denne betegnelse vises i hele systemet og i alle kundedokumenter.
Allow changing items: Med denne indstilling kan du vælge, om varer som medicin, produkter eller foder kan ændres, når de bruges fra sundhedsprogrammer under en konsultation. Du kan fx tillade udskiftning af varer, når de er på lav lagerbeholdning. Indstillingerne omfatter: never, always, when low on stock eller when out of stock.
Low stock limit: For Low stock-indstillingen for ændring af varer skal du angive lagergrænsen i antal pakker. Hvis en vares lagerbeholdning er under denne grænse, kan varen ændres.
Allow changing prices: Du kan vælge, om priserne på varer i sundhedsprogrammer kan ændres på konsultationssiden.
Use current item prices: Når denne indstilling er valgt, bruges altid de varepriser, der er angivet i vareindstillingerne, og Allow changing prices er deaktiveret.
Signature statement: Du kan definere en signaturerklæring til kundens abonnementkontrakter. Hvis feltet efterlades tomt, bruges en standardsætning: 'I have verified the information above and confirm that the client information is correct and valid. By signing, I accept the terms and conditions.'
Discounts for subsequent plans: Hvis en klient har mere end én pet, som de ønsker at sætte på et sundhedsprogram, kan du give en rabat for at have mere end ét abonnement. Vælg denne indstilling, og angiv rabatbeløbet i feltet Discount i din valuta (inkl. moms). Hvis det første aktive abonnement skifter til status 'lapsed', mister de øvrige abonnementer rabatten.
Cancellation fee: Med denne indstilling kan du angive et standardannulleringsgebyr (i din valuta, inkl. moms) for dine sundhedsprogrammer. Gebyret tilføjes på en annulleringsfaktura, hvis kunden vælger at annullere programmet før aftalens udløb. Standardannulleringsgebyret kan ændres, når du annullerer en kundes abonnement.
Use active clinic location for advance payment invoice: Når denne indstilling er valgt, modtager den aktive afdeling forskudsbetalinger. Hvis den ikke er valgt, modtager hovedafdelingen for sundhedsprogrammet betalingerne.
Use active clinic location for Provet payment invoice: Når denne indstilling er valgt, modtager den aktive afdeling betalinger, der er foretaget via Provet Pay. Hvis den ikke er valgt, modtager hovedafdelingen for sundhedsprogrammet betalingerne.
Retry failed recurring payments automatically: Gælder når Provet Pay bruges til sundhedsprogrammernes månedlige fakturering.
Available payment methods: Vælg de betalingsmetoder, du vil vise som valgmuligheder for sundhedsprogramabonnementer: Not specified, Monthly billing through Provet, Contract period as advance payment, Monthly recurring payments through Provet Pay (hvis brugt), Monthly recurring payments through Gravity Payments (hvis brugt).
Disable editing renewal information for subscriptions: Når denne indstilling er valgt, kan brugere ikke redigere fornyelsesplanen eller vælge et program til fornyelse af abonnementet.
Indstillinger for afdelingslokation
Settings > General > Clinic location > Health plan
Disse indstillinger styrer sundhedsprogrammerne for specifikke afdelingslokationer.
Enable health plan: Når denne indstilling er valgt, er fanen sundhedsprogram tilgængelig i Clients & Patients.
Compensate items automatically: Når en vare, der indgår i en patients sundhedsprogram, tilføjes direkte til konsultationsvarerne (ikke via sundhedsprogramdialogen), vælges varen som standard fra sundhedsprogrammet, når denne indstilling er valgt. Hvis den ikke er valgt, er muligheden for at bruge varen fra sundhedsprogrammet tilgængelig, men ikke valgt som standard. Bemærk følgende:
Hvis der bruges et bundle, der indeholder en vare fra sundhedsprogrammet, vises dialogen til at vælge, om varen fra sundhedsprogrammet skal bruges eller ej, ikke. Denne indstilling styrer, om varen automatisk bruges fra sundhedsprogrammet eller ej (fungerer kun for non-fixed-price bundles).
Hvis en vare, som findes i en patients sundhedsprogramabonnement, tilføjes automatisk til en konsultation, fx via indstillingen for reason type, så styrer denne indstilling, om varen tages fra sundhedsprogrammet eller ej.
Send email notifications about failed recurring payments: Gælder når Provet Pay bruges til sundhedsprogrammernes månedlige fakturering.
Email body text for failed recurring payments: Du kan tilføje en e-mailtekst til mislykkede tilbagevendende betalinger.
Opsætning af tilbagevendende betalinger med Provet Pay
Provet Pay kan bruges til månedlig fakturering af en klients sundhedsprogram, når der er gemt et standardbetalingskort i klientens betalingsoplysninger.
Disse indstillinger styrer, hvordan Provet Pay håndterer mislykkede tilbagevendende betalinger for sundhedsprogrammer.
Settings > Organization > Health plan:
Vælg afkrydsningsfeltet Retry failed recurring payments automatically.
I Maximum number of automatic retry attempts skal du angive det maksimale antal gange, du ønsker, at Provet Pay skal forsøge at gentage betalingen efter det første mislykkede forsøg.
I Automatic retry attempt interval skal du angive antallet af dage mellem betalingforsøgene.
I Maximum number of automatic retry attempts before suspending plan skal du angive antallet af gange, Provet Pay vil forsøge at gentage betalingen, før sundhedsprogrammet suspenderes. Hvis du ikke angiver en værdi her, suspenderes sundhedsprogrammet, når antallet af gange, der er angivet i Maximum number of automatic retry attempts, er nået.
Settings > Clinic location > Health plan:
Send email notifications about failed recurring payments: Når denne indstilling er valgt, sendes e-mailbeskeder til klienten hver gang en Provet Pay-tilbagevendende betaling fejler.
Opsætning af tilbagevendende betalinger med Gravity Payments-integration
Gravity Payments-integration er kun tilgængelig i USA.
Den Gravity Payments integration kan bruges til månedlig fakturering af en klients sundhedsprogram, når der er gemt et standardbetalingskort i klientens betalingsoplysninger.
For at aktivere tilbagevendende betalinger med Gravity Payments-integrationen:
Gå til Settings > General > Clinic location > Health plan (en brugerdefineret betegnelse for funktionen kan være defineret i health plan settings)
Vælg Allow gravity payment for recurring payment.
Opsætning af varegrupper og rabatter, der bruges i sundhedsprogrammer
Tilføjelse af varer til fakturering
Der er behov for to honorar-varer til sundhedsprogramfakturering:
Vare, der bruges til kompensation af omkostningerne for de varer, som klienten bruger via sundhedsprogramabonnementet
Vare, der bruges til at opkræve den månedlige betaling for sundhedsprogrammet
Derudover kan en vare til annulleringsgebyr bruges til fakturering af annulleringsgebyret. Denne vare er ikke nødvendig, men den kan bruges til at identificere annulleringsgebyret fra andre gebyrer.
Sådan opsætter du faktureringsvarerne:
Gå til Catalog > Items.
S elect Add item > Add procedure .
Tilføj et beskrivende Name for honoraret, fx 'Health plan item compensation'/'Health plan monthly payment'/'Health plan cancellation fee'. Der er ingen anden information, der er nødvendig.
Vælg Save.
Tilføjelse af rabatter for sundhedsprogram
For at kunne tilbyde rabatter som en del af dine sundhedsprogrammer, skal du opsætte rabatterne på forhånd, så de kan bruges, når du opretter sundhedsprogrammer.
1. Tilføj et tag til rabatter for sundhedsprogram.
Gå til Settings > Lists & Templates > Tags og vælg Add .
Tilføj et beskrivende Text-tag, fx 'Health Plan Discounts', vælg farver til tag-teksten og baggrunden, og tilføj den afdelingslokation, som tagget skal være tilgængeligt for.
Hvis et tag kun bruges til sundhedsprogrammer, skal du vælge Patient-indstillingen under Usable in og Health Plans-indstillingen under Used only for. Tags, der kun bruges til sundhedsprogrammer, tilføjes automatisk for patienter, der er tilmeldt et sundhedsprogram, der inkluderer tagget, og disse tags kan ikke tilføjes eller slettes manuelt.
Vælg Save.
2. Opret en rabatordning.
Gå til Settings > Lists & Templates > Discounts og vælg Add under Discount schemes.
Tilføj et beskrivende Name for rabatordningen, fx 'Health Plan Discount', og andre relevante indstillinger, såsom rabatprocent og de varer, rabatten tilbydes på.
Under To whom skal du vælge det sundhedsprogram-tag, du oprettede i 1. Add a tag for health plan discounts.
Vælg Save.
Tilføjelse af varegrupper
Du kan bruge varegrupper til at tilføje en gruppe af relaterede varer, såsom ormekure, til et sundhedsprogram. Den passende vare kan derefter vælges for en patient blandt mulighederne i varegruppen. Når varegrupper redigeres, fx når et produkt udgår og erstattes med et andet, bliver alle sundhedsprogrammer og sundhedsprogramabonnementer, der indeholder varegruppen, automatisk opdateret.
Bemærk: Når et sundhedsprogram indeholder varegrupper, afhænger vareomkostningerne og besparelserne af, hvilke varer der bruges fra varegrupperne i abonnementsperioden.
Du kan finde varegrupper for sundhedsprogram i Settings > Lists & Templates > Health plan under Health plan item groups.
Sådan tilføjer du en varegruppe:
Vælg New. Siden Edit health plan item group åbnes.
Vælg afkrydsningsfeltet Selectable for Health Plan templates for at gøre varegruppen tilgængelig til brug i sundhedsprogrammer.
Tilføj et beskrivende Item group name for varegruppen.
Vælg Item list, hvorfra du vil søge efter varer.
I Number of item uses skal du tilføje det maksimale antal varer, en abonnent kan bruge fra varegruppen, fx tre produkter fra et udvalg af foderprodukter til katte (eller det samme produkt tre gange). Hvis du ikke vil begrænse brugen, skal du vælge Unlimited uses.
Under Item group estimated value skal du vælge, hvordan den samlede værdi skal estimeres:
Minimum: Beregner den estimerede totalværdi ud fra den laveste pris på varerne i gruppen og værdien i Number of item uses.
Average: Beregner den estimerede totalværdi ud fra den gennemsnitlige pris på varerne i gruppen og værdien i Number of item uses.
Maximum: Beregner den estimerede totalværdi ud fra den højeste pris på varerne i gruppen og værdien i Number of item uses.
Own value: Du kan angive en estimeret totalværdi manuelt. Hvis du har valgt Unlimited uses, kan du kun vælge denne indstilling og tilføje din egen estimerede værdi.
Under Items skal du tilføje de varer, du vil inkludere i varegruppen. Du kan søge efter varer via søgefeltet eller bruge vareknapperne.
Når du har tilføjet en vare til listen, skal du vælge blyantknappen i slutningen af rækken for varen for at redigere vareegenskaberne:
Quantity: Tilføj den mængde, som en abonnent må bruge, fx tre poser kattefoder.
Price: Tilføj prisen for den enkelte vare, fx én pose foder.
Usable after subscription has ended: Nogle gange vil en klinik gøre visse varer tilgængelige for patienten, selvom abonnementet er udløbet. Hvis patienten fx er på en månedlig medicin, men af en eller anden grund skulle springe en måned over, vil klinikken gerne levere den manglende behandling. I dette tilfælde skal du vælge denne indstilling for de månedlige varer og angive antallet af dage, varen kan bruges, efter abonnementet er afsluttet.
Vælg Save.
Redigering og deaktivering af varegrupper
I Settings > Lists & Templates > Health plan under Health plan item groups skal du vælge blyantknappen på den varegrupperække, du vil redigere.
For at deaktivere en varegruppe, så den ikke kan bruges i sundhedsprogrammer, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Active. Varegruppen bliver arkiveret. For at finde arkiverede varegrupper skal du bruge filteret Archived i Settings > Lists & Templates > Health plan under Health plan item groups. Du kan redigere arkiverede varegrupper og aktivere dem igen.