Gør Provet klar til sundhedsplaner, før du opretter din første sundhedsplan. Vælg indstillinger for sundhedsplaner for din virksomhed og dine afdelinger, og konfigurer tilbagevendende betalinger. Tilføj derefter de varer, rabatter og varegrupper, der bruges i sundhedsplaner.
Indstillinger for virksomheden
Indstillinger > Virksomhed > Sundhedsplan (begrebet defineres under Brugerdefineret navn, se nedenfor)
Disse indstillinger styrer sundhedsplaner for alle afdelinger i din virksomhed (hvis du har flere end én).
Brugerdefineret navn: Du kan tilføje din egen generelle betegnelse for 'sundhedsplan'. Betegnelsen vises overalt i systemet og i alle kundedokumenter.
Tillad ændring af varer: Med denne indstilling kan du vælge, om varer som medicin, produkter eller foder må ændres, når de bruges fra sundhedsplaner under en konsultation. Du kan for eksempel tillade, at varer udskiftes, når lagerbeholdningen er lav. Mulighederne er: aldrig, altid, når lagerbeholdningen er lav eller når varen er udsolgt.
Lav lagergrænse: For muligheden Lav ved ændring af varer skal du angive lagergrænsen i antal pakker. Hvis lagerbeholdningen for en vare er under denne grænse, kan varen ændres.
Tillad ændringer i priserne: Du kan vælge, om priserne på varer i sundhedsplaner må ændres på konsultationssiden.
Brug denne vares priser: Når denne mulighed er valgt, bruges de priser på varerne, der er angivet under vareindstillingerne, altid, og indstillingen Tillad ændringer i priserne deaktiveres.
Signaturerklæring: Du kan angive en signaturerklæring til kundernes abonnementsaftaler. Hvis feltet efterlades tomt, bruges standarderklæringen: 'Jeg har bekræftet oplysningerne ovenfor og bekræfter, at klientoplysningerne er korrekte og gyldige. Ved at underskrive accepterer jeg betingelser og vilkår.'
Rabatter til opfølgende planer: Hvis en klient har flere kæledyr, som vedkommende vil tilmelde en sundhedsplan, kan du give rabat, når klienten har mere end ét abonnement. Vælg denne mulighed, og angiv rabatbeløbet i feltet Rabat i din valuta (inklusive moms). Hvis det første aktive abonnement får status 'annulleret', mister de øvrige abonnementer rabatten.
Brug annulleringsfakturaer for sundhedsplaner: Vælg denne mulighed for at oprette annulleringsfakturaer for abonnementer på sundhedsplaner. Dialogboksen Annuller abonnement viser derefter afkrydsningsfeltet Opret annulleringsfaktura. Se Annuller et abonnement på en sundhedsplan.
Annulleringsgebyr: Angiv et standardannulleringsgebyr for dine sundhedsplaner i din valuta og inklusive moms. Når du annullerer et abonnement på en sundhedsplan, før det udløber, tilføjer Provet gebyret til annulleringsfakturaen. Du kan ændre gebyret, når du annullerer abonnementet. Vælg Brug annulleringsfakturaer for sundhedsplaner for at få vist dette felt.
Brug aktiv afdeling til forskudsfaktura: Når denne mulighed er valgt, modtager den aktive afdeling forskudsbetalinger. Hvis den ikke er valgt, modtager sundhedsplanens primære afdeling betalingerne.
Brug aktiv afdeling til Provet-betalingsfaktura: Når denne mulighed er valgt, modtager den aktive afdeling betalinger foretaget via Provet Pay. Hvis den ikke er valgt, modtager sundhedsplanens primære afdeling betalingerne.
Prøv automatisk mislykkede tilbagevendende betalinger igen: Gælder, når Provet Pay bruges til månedlig fakturering af sundhedsplaner.
Tilgængelige betalingsmetoder: Vælg de betalingsmetoder, du vil vise som muligheder for abonnementer på sundhedsplaner: Ikke specificeret, Månedlig fakturering gennem Provet, Kontraktperiode som forskud, Månedlige tilbagevendende betalinger gennem Provet Pay (hvis det bruges), Månedlige tilbagevendende betalinger gennem Gravity Payments (hvis det bruges).
Deaktiver redigering af fornyelsesoplysninger for abonnementer: Når denne mulighed er valgt, kan brugere ikke redigere fornyelsesplanen eller vælge en plan til fornyelse af abonnementet.
Send notifikations e-mails til abonnenter: Når denne mulighed er valgt, sender Provet automatiske e-mails til klienter om deres abonnement på en sundhedsplan. E-mailsene omhandler aktivering, fornyelse, annullering, udløb og betalingspåmindelser. Hvis en tredjepart sender e-mails om sundhedsplaner til dine klienter, skal du fravælge denne mulighed.
Indstillinger for afdelinger
Indstillinger > Generel > Afdeling > Sundhedsplan
Disse indstillinger styrer sundhedsplaner for bestemte afdelinger.
Aktiver sundhedsplan: Når denne mulighed er valgt, er siden Sundhedsplan tilgængelig under Fakturering.
Kompensér varer automatisk: Denne indstilling gælder, når du føjer en vare fra patientens sundhedsplan direkte til konsultationsvarerne uden at bruge dialogboksen for sundhedsplanen. Når denne mulighed er valgt, er muligheden for at bruge varen fra sundhedsplanen valgt på forhånd. Hvis den ikke er valgt, kan du stadig bruge varen fra sundhedsplanen, men du skal selv vælge denne mulighed. Indstillingen gælder også i følgende tilfælde:
Når du bruger en ordinationsliste, der indeholder en vare fra patientens sundhedsplan, åbnes dialogboksen, hvor du vælger, om varen skal bruges fra sundhedsplanen, ikke. Denne indstilling afgør, om Provet bruger varen fra sundhedsplanen. Dette gælder kun for ordinationslister uden en fast pris.
Når Provet automatisk føjer en vare fra patientens abonnement på en sundhedsplan til en konsultation, for eksempel via indstillingen for årsagstype, afgør denne indstilling, om Provet bruger varen fra sundhedsplanen.
Send notifikationer via e-mail om mislykkede tilbagevendende betalinger: Gælder, når Provet Pay bruges til månedlig fakturering af sundhedsplaner.
E-mail brødtekst for mislykkede tilbagevendende betalinger: Du kan tilføje en e-mailtekst til mislykkede tilbagevendende betalinger.
Konfigurer tilbagevendende betalinger med Provet Pay
Provet Pay kan bruges til månedlig fakturering af en klients sundhedsplan, når et standardbetalingskort er gemt i klientens faktureringsoplysninger.
Disse indstillinger styrer, hvordan Provet Pay håndterer mislykkede tilbagevendende betalinger for sundhedsplaner.
Indstillinger > Virksomhed > Sundhedsplan:
Markér afkrydsningsfeltet Prøv automatisk mislykkede tilbagevendende betalinger igen.
Angiv det maksimale antal gange, du vil have Provet Pay til at forsøge betalingen igen efter det første mislykkede betalingsforsøg, under Maksimalt antal automatiske forsøg.
Angiv antallet af dage mellem betalingsforsøgene under Automatisk genforsøgsinterval.
Angiv, hvor mange gange Provet Pay skal forsøge betalingen igen, før sundhedsplanen suspenderes, under Maksimalt antal automatiske genforsøg, før planen suspenderes. Hvis du ikke angiver en værdi her, suspenderes sundhedsplanen, når det antal forsøg, der er angivet under Maksimalt antal automatiske forsøg, er nået.
Indstillinger > Afdeling > Sundhedsplan:
Send notifikationer via e-mail om mislykkede tilbagevendende betalinger: Når denne mulighed er valgt, sendes der en e-mailnotifikation til klienten, hver gang en tilbagevendende betaling via Provet Pay mislykkes.
Konfigurer tilbagevendende betalinger med Gravity Payments-integrationen
Gravity Payments-integrationen er kun tilgængelig i USA.
Gravity Payments-integrationen kan bruges til månedlig fakturering af en klients sundhedsplan, når et standardbetalingskort er gemt i klientens faktureringsoplysninger.
Sådan aktiverer du tilbagevendende betalinger med Gravity Payments-integrationen:
Gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Sundhedsplan (der kan være defineret en brugerdefineret betegnelse for funktionen under indstillinger for sundhedsplaner)
Vælg Tillad Gravity Payment for tilbagevendende betaling.
Konfigurer varegrupper og rabatter til sundhedsplaner
Tilføj varer til fakturering
Der skal bruges to honorarvarer til fakturering af sundhedsplaner:
En vare til at dække omkostningerne for de varer, klienten bruger via abonnementet på sundhedsplanen
En vare til opkrævning af den månedlige betaling for sundhedsplanen
Der kan også bruges en vare til annulleringsgebyret. Denne vare er ikke nødvendig, men kan bruges til at skelne annulleringsgebyret fra andre gebyrer.
Sådan konfigurerer du faktureringsvarerne:
Gå til Varestyring > Varer.
Vælg Tilføj > Opret honorar.
Angiv et beskrivende Navn på honoraret, for eksempel 'Kompensation for varer i sundhedsplan', 'Månedlig betaling for sundhedsplan' eller 'Annulleringsgebyr for sundhedsplan'. Der kræves ingen andre oplysninger.
Vælg Gem.
Tilføj rabatter til sundhedsplaner
Hvis du vil tilbyde rabatter som en del af dine sundhedsplaner, skal du oprette rabatterne på forhånd, så de kan bruges, når du opretter sundhedsplaner.
1. Tilføj et mærke til rabatter på sundhedsplaner
Gå til Indstillinger > Lister og skabeloner > Mærker, og vælg Tilføj.
Angiv en beskrivende Tekst til mærket, for eksempel 'Rabatter på sundhedsplaner'. Vælg farver til mærkets tekst og baggrund, og tilføj den afdeling, hvor mærket er tilgængeligt.
Hvis mærket kun bruges til sundhedsplaner, skal du vælge Patient under Anvendes i og Sundhedsplaner under Brug kun til. Mærker, der kun bruges til sundhedsplaner, føjes automatisk til patienter med et abonnement på en sundhedsplan, der indeholder mærket. Disse mærker kan ikke tilføjes eller slettes manuelt.
Vælg Gem.
2. Opret en rabatordning
Gå til Indstillinger > Lister og skabeloner > Rabatter, og vælg Tilføj under Rabatordninger.
Angiv et beskrivende Navn på rabatordningen, for eksempel 'Rabat på sundhedsplan'. Tilføj de øvrige nødvendige indstillinger, for eksempel rabatprocenten og de varer, rabatten gælder for.
Vælg det mærke til sundhedsplaner, du oprettede i 1. Tilføj et mærke til rabatter på sundhedsplaner, under Til hvem.
Vælg Gem.
Tilføj varegrupper
Du kan bruge varegrupper til at føje en gruppe relaterede varer, for eksempel ormemidler, til en sundhedsplan. Derefter kan du vælge den relevante vare til en patient blandt mulighederne i varegruppen. Når varegrupper redigeres, for eksempel når et udgået produkt erstattes af et andet, opdateres alle sundhedsplaner og abonnementer på sundhedsplaner, der indeholder varegruppen, automatisk.
Bemærk: Når en sundhedsplan indeholder varegrupper, afhænger varernes samlede omkostninger og besparelser af, hvilke varer fra varegrupperne der bruges i abonnementsperioden.
Du finder varegrupper til sundhedsplaner under Indstillinger > Lister og skabeloner > Sundhedsplan under Varegrupper til sundhedsplaner.
Sådan tilføjer du en varegruppe:
Vælg Ny. Siden Rediger varegruppe til sundhedsplan åbnes.
Markér afkrydsningsfeltet Kan vælges til skabeloner for sundhedsplaner for at gøre varegruppen tilgængelig i sundhedsplaner.
Angiv et beskrivende Varegruppenavn for varegruppen.
Vælg den Vare liste, du vil søge efter varer i.
Angiv det maksimale antal varer, en abonnent må bruge fra varegruppen, under Antal af brugbare varer. Du kan for eksempel angive tre produkter fra et udvalg af kattefoder (eller det samme produkt tre gange). Hvis du ikke vil begrænse brugen, skal du vælge Ubegrænset brug.
Vælg, hvordan den samlede værdi skal beregnes, under Varegruppens estimerede værdi:
Minimum: Beregner den anslåede totalværdi ud fra den laveste pris på varerne i gruppen og værdien under Antal af brugbare varer.
Gennemsnit: Beregner den anslåede totalværdi ud fra gennemsnitsprisen på varerne i gruppen og værdien under Antal af brugbare varer.
Maksimum: Beregner den anslåede totalværdi ud fra den højeste pris på varerne i gruppen og værdien under Antal af brugbare varer.
Fast værdi: Du kan angive en anslået totalværdi manuelt. Hvis du har valgt Ubegrænset brug, kan du kun vælge denne mulighed og angive din egen anslåede værdi.
Tilføj de varer, du vil have med i varegruppen, under Varer. Du kan søge efter varer i søgefeltet eller bruge vareknapperne.
Når du har føjet en vare til listen, skal du vælge blyantknappen for enden af varens række for at redigere varens egenskaber:
Mængde: Angiv den mængde, en abonnent må bruge, for eksempel tre poser kattefoder.
Pris: Angiv prisen på den enkelte vare, for eksempel én pose foder.
Kan bruges, når sundhedsprogrammet er afsluttet: Nogle gange vil en afdeling gerne gøre bestemte varer tilgængelige for patienten, selvom abonnementet er udløbet. Hvis patienten for eksempel får medicin hver måned, men af en eller anden grund måtte springe en måned over, vil afdelingen måske gerne give den manglende behandling. I så fald skal du vælge denne mulighed for de månedlige varer og angive, hvor mange dage varen kan bruges efter abonnementets udløb.
Vælg Gem.
Rediger og deaktiver varegrupper
Under Indstillinger > Lister og skabeloner > Sundhedsplan og Varegrupper til sundhedsplaner skal du vælge blyantknappen på rækken for den varegruppe, du vil redigere.
Hvis du vil deaktivere en varegruppe, så den ikke kan bruges i sundhedsplaner, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Kan vælges til skabeloner for sundhedsplaner. Varegruppen arkiveres. Du finder arkiverede varegrupper med filteret Arkiveret under Indstillinger > Lister og skabeloner > Sundhedsplan og Varegrupper til sundhedsplaner. Du kan redigere arkiverede varegrupper og aktivere dem igen.