Automatiske påmindelser udløses og sendes baseret på påmindelsesregler. Du kan oprette påmindelsesregler for undersøgelsestjenester, vaccinationer, blodprøver, forskellige diagnostiske ydelser, rutineindsprøjtninger eller andre faglige ydelser. Regelbetingelserne udløser automatisk en påmindelse om den næste ydelse, der er forfalden, og sender den til klienten efter den angivne sendetidsplan.
Note: Oprettebilledet til påmindelsesreglerne, der beskrives i denne artikel, kan afvige fra det, du ser i dit miljø. Du kan stadig få adgang til alle påmindelsesregler ved at gå til Indstillinger > Lister & skabeloner > Påmindelser.
Sørg for, at påmindelsesreglerne er specifikke nok til at være relevante for ydelsen, men ikke så specifikke, at scenariet aldrig bliver aktuelt. Sørg også for, at der ikke er overlap eller dublerede regler, da det kan medføre unødvendig forvirring.
Opret en automatisk påmindelsesregel
Note: Før du opretter automatiske påmindelsesregler, skal du sikre, at du har oprettet påmindelsesskabeloner, som er nødvendige for påmindelsesbeskederne. Skabelonerne bruges i indstillingerne for påmindelsesreglerne.
Gå til sektionen Opretelse af automatiske reminderregler under Indstillinger > Lister & skabeloner > Påmindelser, og vælg Tilføj.
Under Udløser workflow skal du vælge, om påmindelsen oprettes via konsultationer, kontantsalg eller begge dele. Du kan også vælge Oprettelse af patient, hvis påmindelsen skal udløses, når der oprettes en ny patient.
Under Udløsende begivenhed skal du vælge, om påmindelsen oprettes, når et element, der er defineret i regelbetingelserne, bliver tilføjet, eller når konsultations- eller kontantsalgsfakturaen er afsluttet.
Vælg Næste.
Under Betingelseslogik skal du vælge, om påmindelsen oprettes, når alle betingelser er opfyldt, eller når mindst én betingelse er opfyldt. Hvis ingen betingelser er opfyldt, oprettes der ingen påmindelse.
Definér mindst én betingelse ved at udfylde felterne:
Betingelse: vare, patientens art, patient alder i måneder, konsultations diagnoser eller antal af konsultationer på patient.
Sammenligning: operatoren afhænger af den valgte betingelse.
Værdi: for eksempel en vaccinationsvare eller 'kat' som patientens art.
Eksempel
Hvis betingelsen sættes til 'vare' 'Indeholder' 'Honorar: Undersøgelse, årlig', sendes en påmindelse til klienten, når kæledyret er forfalden til en årlig undersøgelse. Se flere eksempler på regler.
Hvis du vil tilføje flere betingelser, skal du vælge Tilføj betingelse. Hvis du vil fjerne en betingelse, skal du vælge papirkurv-knappen i slutningen af betingelsesrækken.
Note: For vaccinationsvarerne skal du knytte vaccinationsydelsen og ikke medicinvaren. Hver regel skal indeholde mindst én betingelse.
Hvis det er nødvendigt, for at definere betingelserne for, hvornår en påmindelse, der er sat til afventende, automatisk pauses eller annulleres permanent, skal du slå Pause- og annulleringsbetingelse til. Under Handlingstype skal du vælge Pausebetingelse for midlertidigt at pause påmindelsen eller Pause og annulleringsbetingelse for permanent at annullere den. Definér følgende for hver betingelse:
Betingelse: konsultationsårsag, konsultationens årsagsgruppe eller vare.
Sammenligning: operatoren afhænger af den valgte betingelse.
Værdi: den specifikke konsultationsårsag, gruppe eller vare.
Hvis du vil tilføje flere pause- eller annulleringsbetingelser, skal du vælge Tilføj betingelse. Hvis du vil fjerne en betingelse, skal du vælge papirkurv-knappen i slutningen af betingelsesrækken.
Note: Provet kontrollerer pausebetingelser, når der oprettes en aftale eller konsultation, eller når et element tilføjes til en konsultation eller faktura. Pause og annulleringsbetingelser kontrolleres også, når en konsultation eller fakturaen er afsluttet.
Vælg Næste.
I Forfaldsdato skal du angive, hvor mange dage efter den udløsende begivenhed ydelsen er forfalden.
Under Afsendelsesmetode for reminder skal du vælge e-mail, SMS, post eller ekstern.
Du kan bruge indstillingen Mail som en intern påmindelse om at kontakte klienten på en anden måde, fx via telefon. Hvis du vil sende et brev til klienten med post, skal du bemærke, at du skal udskrive brevet separat, fx fra en Word- eller PDF-patientformular.
Hvis du bruger en integreret tredjepartstjeneste til at sende påmindelser, skal du vælge MOMSFRI.
Vælg i listen Reminder tekst (dropdown), hvilken skabelon der skal bruges til påmindelsesbeskeden.
I Send tid skal du vælge, hvor mange dage før eller efter forfaldsdatoen for ydelsen påmindelsen sendes.
Hvis du vil tilføje flere påmindelser til den samme regel, skal du vælge Tilføj påmindelse. Du kan tilføje op til 10 påmindelser pr. regel, og hver påmindelse kan have sin egen afsendelsesmetode, skabelon og sendetid.
Hvis du vil have påmindelserne til at gentage sig automatisk, skal du slå Gentag til og konfigurere følgende:
Gentag hver: vælg, hvor ofte påmindelserne gentages; Daglig, Ugentlig, Månedlige eller Årlig.
Gentag hver: angiv antallet af dage mellem hver gentagelse.
Gentag for: angiv, hvor mange gange påmindelsen skal gentages.
Vælg Næste.
I Regelnavn skal du tilføje et navn til påmindelsesreglen.
Under Status skal du vælge, om reglen skal være Aktiv eller Inaktiv.
Fra dropdown-listen Override (valgfri) skal du vælge eventuelle eksisterende påmindelsesregler, som denne regel skal overskrive, når begge regler gælder. Det forhindrer, at der sendes dublerede påmindelser til klienter.
Eksempel
En rabiesvaccine kan være gyldig i 1 år eller 3 år. Hvis en patient får en 3-års vaccine, og du bruger den samme vaccinationsprocedurevare til begge varigheder, overskriver 3-års påmindelsesreglen 1-års reglen. Tilføj 1-årsreglen i feltet Override for 3-årsreglen. Se også Vaccinationspåmindelser.
Gennemgå alle indstillinger, og vælg Opret regel.
Reglen bliver tilføjet for den aktuelt aktive afdeling. Hvis du vil se alle regler fra alle afdelinger, skal du vælge den tomme mulighed i dropdown-listen Afdeling øverst i sektionen Lister & skabeloner > Påmindelser.
Hvis du vil redigere eller slette en automatisk påmindelsesregel, skal du vælge blyant- eller papirkurv-knappen i slutningen af regelrækken.