Introduktion
Funktionen online forudregistrering giver dine Klienter mulighed for at forudregistrere sig, før deres Aftale, ved hjælp af en online formular. Når Klienter forudregistrerer sig, sparer det tid i receptionen og i starten af konsultationsbesøget. Det giver også Klienter en sikker og privat måde at dele deres personlige oplysninger på, som de ellers kan blive nødt til at oplyse i et åbent område i receptionen.
Når en Klient foretager en online booking, eller når en Aftale bliver booket i Provet aftalekalender, indeholder bekræftelses- og påmindelsesbeskeder et link til forudregistreringssiden, hvor de kan gennemgå deres oplysninger og angive andre foreløbige oplysninger.
Derudover kan du give Klienter mulighed for at checke ind til deres Aftale online. Denne mulighed er tilgængelig, hvis forudregistrering er i brug.
Forudregistrering og selv check-in er tilvalg. Kontakt Provet sales eller kundesupport for mere information.
Opsæt forudregistrering
Gå til Indstillinger > Afdeling > Klient Interaktion, og vælg blyant-knappen.
Rul ned for at vælge Aktiver klientselvregistrering / Selv check-in.
Hvis du bruger årsagstyper, skal du vælge de årsagstyper, som du vil tillade forudregistrering for, i feltet Aktiver for. Når en årsagstype, der er inkluderet her, vælges til en Aftale, tilføjes der et link til forudregistrering i bekræftelses- og påmindelsesbeskederne. Hvis du efterlader feltet tomt, er forudregistrering tilgængelig for alle årsagstyper.
I feltet Bekræftelses-e-mail til præregistrering kan du tilføje en sidehovedtekst til forudregistreringssektionen i bekræftelses- og påmindelsesbeskederne. Hvis du efterlader feltet tomt, bruges den følgende standardtekst: 'Fortæt til forudregistrering'.
I feltet Indhold af bekræftelses-e-mail til præregistrering kan du tilføje brødtekst til forudregistreringssektionen i bekræftelses- og påmindelses-e-mailbeskederne. Bemærk, at brødteksten ikke vises i SMS-beskeder, kun i e-mail. Hvis du efterlader feltet tomt, bruges følgende standardtekst: 'Funktionen til forudregistrering giver en personlig og databeskyttet måde at dele/opdatere dine personlige oplysninger på og gør det muligt med en mere behagelig og hurtigere ankomst til klinikken for dig og dit kæledyr.'
I feltet Selvregistrering beskrivelse kan du tilføje en brugerdefineret besked til forudregistreringsformularen.
I feltet Selvregistrering emnefelt kan du tilføje et brugerdefineret emnefelt til den e-mail, der sendes som bekræftelse, efter at forudregistreringen er gennemført.
I feltet Indhold af bekræftelses-e-mail til præregistrering kan du tilføje det indhold, der skal vises i bekræftelses-e-mailen efter gennemført forudregistrering.
Vælg Gem ved siden af Klient Interaktion for at anvende ændringerne.
Eksempel på et link til forudregistrering i en bekræftelses-e-mail til en Aftale:
To-faktor-godkendelse med engangskode (OTP)
Aktiver to-faktor godkendelse for selvregistrering: Når denne indstilling er valgt, får Klienter en verifikationskode via SMS, som de skal indtaste for at få adgang til forudregistreringsformularen. To-faktor-godkendelse tilføjer et ekstra sikkerhedslag: hvis bekræftelses-e-mailen ved en fejl bliver sendt til en forkert adresse, kan modtageren ikke få adgang til forudregistreringsformularen, hvis vedkommende ikke kan angive verifikationskoden, der blev sendt via SMS.
For at aktivere to-faktor-godkendelse skal du gå til Indstillinger > Afdeling > Klient Interaktion og vælge blyant-knappen. Vælg Aktiver to-faktor godkendelse for selvregistrering i indstillingerne for forudregistrering.
Verifikationsmetoden afhænger af, hvordan Klienten modtog linket til forudregistrering:
Hvis Klienten modtog linket via e-mail, sendes en engangskode til deres Telefonnummer via SMS.
Hvis Klienten modtog linket via SMS, sendes en engangskode til deres e-mailadresse.
Kontaktoplysningerne, der bruges til verifikation, er delvist maskeret af hensyn til sikkerheden. For eksempel vises et Telefonnummer som •••••1234 og en e-mailadresse som j•••@example.com.
Klienten indtaster den engangskode på verifikationsskærmen for at bekræfte sin identitet og få adgang til forudregistreringsformularen.
Både en gyldig e-mailadresse og et Telefonnummer skal være registreret i Klientens record, for at OTP-verifikation kan fungere. Hvis én af dem mangler, kan Klienten ikke gennemføre verifikationstrinnet.
Note: Hvis kunden ikke har modtaget bekræftelses-e-mailen eller SMS'en af en eller anden grund, kan du gensende den ved at redigere Aftalen og gemme den igen.
Opsæt selv check-in
Note: Du kan aktivere selv check-in, hvis forudregistrering er blevet aktiveret.
Gå til Indstillinger > Afdeling > Klient Interaktion, og vælg Aktiver selv check-in.
Tid i minutter før det er muligt at markering som ankommet: Med denne indstilling kan du definere, hvor længe før deres Aftale Klienter kan checke ind. For eksempel, hvis du sætter den til 30, kan Klienter ikke checke ind, før der er 30 minutter til deres Aftale. Når check-in endnu ikke er muligt, vises der en besked i Aftaleportalen, fx: 'Du kan checke ind 30 minutter før din Aftale.'
Selv check-in acceptbesked: Du kan tilføje en valgfri besked, der vises til dine Klienter, når de har checket ind med succes.
I sektionen Ventelokation kan du tilføje ventelokationer, som Klienter kan vælge imens de checker ind. Det er nyttigt, hvis du har flere forskellige venteområder til Klienter og Patienter. For at tilføje en ny ventelokation skal du vælge knappen Tilføj. Du kan redigere eller fjerne ventelokationer med blyant- og papirkurvsknapperne.
Du kan bede Klienter om at oplyse patientens sygehistorie før deres Aftale ved at stille foreløbige spørgsmål i forudregistreringen. Da spørgsmålene defineres separat for forskellige årsager til Aftaler, kan du tilføje specifikke spørgsmål, der er relateret til selve Aftalens karakter.
Gå til Indstillinger > Kalender > Årsager og åbn den årsag, du vil tilføje spørgsmål for.
Rul ned til bunden af dialogen for årsagen, og vælg knappen + Foreløbige oplysninger.
Skriv et spørgsmål i feltet Spørgsmål, og vælg derefter knappen + Foreløbige oplysninger igen for at tilføje flere spørgsmål.
Modtag og tjek forudregistreringsdata
Et link til forudregistrering og selv check-in er inkluderet i e-mailen og/eller SMS-beskeden med Aftalens bekræftelse til Klienten. Bemærk følgende:
Klienten og Patienten skal findes i Provet, før Klienten kan bruge forudregistrering. Klienten kan ikke tilføje nye Patienter ved hjælp af forudregistreringsformularen.
Sørg for, at bekræftelses-/pomindelsesbesked er valgt til at blive sendt, når du opretter en Aftale.
Sørg for, at der er valgt en dyrlæge til konsultationen.
Hvis du vil have, at Klienter besvarer foreløbige spørgsmål før deres Aftale, skal du sørge for, at den valgte årsag har foreløbige oplysninger sat til.
Note: På nuværende tidspunkt kan forudregistrering og selv check-in kun bruges med Aftaler med én enkelt Patient. Hvis der tilføjes flere Patienter til Aftalen, vil Klienten ikke kunne indtaste eller verificere deres oplysninger i forudregistreringen.
Når kunden har udfyldt eller opdateret deres oplysninger ved hjælp af forudregistreringsformularen (og den valgfrie selv check-in), kan du gennemgå oplysningerne i Provet. Du kan gøre det i:
Aftaledialog (aftalekalender)
Indskrivningsdialog (når du markerer en Aftale som ankommet)
Patientside
Klientside
Følgende besked vises på disse sider:
Vælg linket Bekræft data her i noten. Der åbnes en dialog med forudregistreringsoplysninger. Oplysningerne, der aktuelt er gemt i Provet, vises til venstre under Klientdata i Provet og Patientdata i Provet. Oplysningerne, som Klienten har angivet i forudregistreringen, vises til højre under Ny data leveret af klienten. Som standard vises kun de felter, som Klienten har opdateret. Hvis du vil se alle felter for Klient og patient, også dem, som Klienten ikke har ændret, skal du vælge Vis alle felter.
For at acceptere Klientens opdateringer skal du vælge pilknapperne mellem felterne. Hvis du vil acceptere alle ændringer på én gang, skal du vælge pilknappen Alle øverst. Klientens opdateringer kopieres til felterne i Provet til venstre. Du kan også redigere felterne i Provet manuelt, hvis du vil lave ændringer i de oplysninger, som Klienten har angivet (fx rette en stavefejl).
For at gemme ændringerne skal du vælge knappen Opdater.
Hvis du vil slette Klientens opdateringer helt, skal du vælge knappen Slet . Bemærk, at når du har bekræftet, kan du ikke længere hente forudregistreringsoplysningerne.
Klientens guide: Brug forudregistrering og selv check-in
Note: Du kan oprette dine egne instruktioner til Klienter baseret på disse instruktioner og inkludere dine instruktioner i forudregistreringsbeskeden eller på klinikkens hjemmeside.
Vælg linket til forudregistreringssiden i din Aftalebekræftelse eller påmindelsesbesked (e-mail og/eller SMS-besked).
Hvis to-faktor-godkendelse er aktiveret, skal du verificere din identitet ved at indtaste engangskoden (OTP). Hvis du modtog linket via e-mail, sendes koden til dit Telefonnummer via SMS. Hvis du modtog linket via SMS, sendes koden til din e-mailadresse.
Forudregistreringssiden er forududfyldt med oplysninger, der er tilgængelige fra din Profil i Provet. Gennemgå oplysningerne, og udfyld felterne eller opdater de eksisterende oplysninger, hvis det er nødvendigt.
Besvar eventuelle foreløbige spørgsmål, der kan være inkluderet baseret på årsagen til dit besøg.
Hvis selv check-in er tilgængelig, kan du markere dig selv som ankommet og vælge en ventelokation.
Når du er klar, skal du vælge Send.