Quinyx er software til styring og planlægning af arbejdsstyrken. Provet integreres med Quinyx for at gøre det muligt at styre personalets vagter i Quinyx. Integrationen henter vagter fra Quinyx til Provet. Vagtstyringen fortsætter i Quinyx. HR Gateway Portal, der er udviklet af Provet-teamet, kortlægger Quinyx- og Provet-vagter og styrer integrationen.
Denne vejledning forudsætter, at du har afsluttet opsætningen og implementeringen af din Quinyx-konto og bruger systemet.
Hurtige links
Opsætning af integration
1. Hent Quinyx API-nøgle og portaloplysninger.
Kontakt Quinyx-support og bed om root unit API-nøglen til Provet-integration.
Send nøglen videre til din Provet-kontaktperson.
Kontaktpersonen foretager de nødvendige justeringer og vender tilbage til dig med HR Gateway Portal-adressen (URL) og login-oplysningerne. Dem skal du bruge i de næste trin.
2. Indstil antallet af medarbejdere.
For at integrationen skal fungere, skal du sørge for, at Provets medarbejdernumre stemmer overens med badgenumrene i Quinyx.
For hver medarbejder, der skal involveres:
Gå til siden People i Quinyx.
Find den ønskede medarbejder.
Find Badge-nummeret.
Gå til Indstillinger > Brugere i Provet.
Rediger den tilsvarende bruger i Provet, og tilføj badgenummeret til feltet Employee number.
3. Bed brugerne om at begrænse aftaler uden for vagter (VALGFRIT).
Når man redigerer eller fjerner vagter fra Quinyx, vil den tilsvarende vagt på Provet-siden også blive opdateret eller fjernet. Denne vagt kan allerede have nogle aftaler på sig, og der kan opstå forældreløse aftaler, når dette ikke er begrænset. Med begrænsningen vises en tilsvarende fejl på siden HR Gateway Portal Log (beskrevet nedenfor).
For at få denne begrænsning skal brugerne redigere deres profiler i Provet:
Gå til din brugerprofil fra menuen øverst til højre i Provet.
Åbn profilen for redigering.
Afkryds muligheden Ingen planlægning uden for vagter.
Gem.
4. Konfigurer organisationsindstillingerne.
Fra dette trin skal du have adgang til HR Gateway Portal med den URL, der er nævnt i trin 1. Når du logger ind, bør du automatisk blive sendt videre til organisationsindstillingerne. Hvis ikke, skal du navigere til Indstillinger > Organisation i HR Gateway-portalen.
Konfigurer følgende indstillinger. Bemærk, at nogle måske allerede er konfigureret af din Provet-kontakt - i så fald skal du lade dem være som de er. Nogle af indstillingerne kan også være indstillet til skrivebeskyttet, hvilket er normalt.
Integration aktiveret: Dette skal være markeret for at få integrationen til at fungere.
E-mails til notifikationsmodtagere: Vælg de e-mails, der skal modtage meddelelser om fejl i forbindelse med aftaler og vagter i Provet. Dette er organisationsspecifikt, hvilket betyder, at hvis der er en fejl på en af dine klinikker, vil modtagerne få en e-mail om dette.
BEMÆRK: I tilfælde af en fejl vil den pågældende handling ikke blive udført.
Tidszone: Tidszonen i Quinyx, HR Gateway Portal og Provet skal stemme overens.
Importinterval: Indstil hyppigheden af automatisk import af skift pr. dag. Den foreslåede standard er "Hver 24. time", og i så fald kører importen automatisk en gang om dagen omkring midnat. Der er også en mulighed for 'Manuel'. I så fald er importen ikke automatiseret, men skal udføres manuelt fra klinikindstillingerne i HR Gateway-portalen.
Indtast systemets URL: Obligatorisk, normalt konfigureret af din Provet-kontakt.
Indtast systemets API-nøgle: Obligatorisk, normalt konfigureret af din Provet-kontakt.
Output-systemets URL: Obligatorisk, normalt konfigureret af din Provet-kontakt.
Output-systemets API-nøgle: Obligatorisk, normalt konfigureret af din Provet-kontakt.
For at afslutte:
Vælg Gem indstillinger.
Vælg Synkroniser alle data.
Bemærk
Synkroniseringsknappen vil ikke være synlig, medmindre alle obligatoriske felter er udfyldt.
5. Konfigurer indstillingerne for klinikkens placering.
Efter synkroniseringen bør dine kliniksteder vises i menuen til venstre. Vælg en klinikplacering i menuen til venstre, og konfigurer følgende nødvendige indstillinger. Bemærk: Konfigurer alle de nødvendige indstillinger, før du aktiverer integrationen.
Quinyx klinikplaceringer: Vælg den klinikplacering i Quinyx, som du vil kortlægge med den valgte Provet-klinikplacering.
Vælg Gem hovedindstillinger.
Kortlægning af skifttyper: Kortlæg Quinyx-skift til Provet-skifttyper, der vises til venstre. Navnene på vagterne i Quinyx og Provet behøver ikke at være identiske.
Hvis vagten skal kunne bookes online, skal den kortlægges ved hjælp af kolonnen "Vagttype til onlinebooking".
Hvis skiftet er et almindeligt skift, skal du kortlægge det ved hjælp af kolonnen 'Quinyx Shift type'.
Vælg Gem underindstillinger nederst på siden.
Importer periodetype: Vælg mellem faste datoer og fast længde.
Faste datoer - Vagter fra det valgte datointerval vil blive importeret. Ved indledende test (beskrevet nedenfor) anbefales det at bruge denne indstilling med en dag som datointerval. Begge dage er inkluderet. Bemærk, at importen kun foretages for fremtidige datoer.
Fast længde - Definer en varighed, der starter fra den aktuelle dato. Skiftene inden for varigheden vil blive importeret.
Integrationen er aktiveret: Aktivér integrationen ved at markere den respektive indstilling øverst på siden.
Vælg Gem hovedindstillinger.
Oversigt over andre kliniksteder
E-mails til notifikationsmodtagere: I lighed med organisationsindstillingen giver denne indstilling mulighed for at sende fejlmeddelelser til udvalgte e-mails, men i dette tilfælde kun om fejl, der sker på den valgte klinikplacering.
Afdelinger og teams aktiveret: Tillader kortlægning og import af afdelings- og teamoplysninger og aktiverer indstillingerne Kortlægning af afdelinger og Kortlægning af teams.
Varigheden af et slot i brug: Gør det muligt at opdele vagter i mindre, lige store blokke, når de importeres til Provet. Har samme effekt som afkrydsningsfeltet 'Varighed af et slot' i Provet-kalenderen. Bemærk, at slotvarighederne også skal kortlægges nederst på indstillingssiden, hvis de er i brug.
Størrelse på kalenderåbning: Bruges sammen med varighedsindstillingen nævnt ovenfor.
Importer kun publicerede skift: Aktiveret som standard og anbefalet. Hvis det er aktiveret, vil upublicerede (udkast) skift ikke blive importeret fra Quinyx.
Bemærk
Når alle nødvendige indstillinger for klinikplacering er konfigureret, skal du vælge Gem hovedindstillinger og Gem underindstillinger. Integrationen er nu klar til at blive testet.
6. Test integrationen.
Her foreslås en simpel testarbejdsgang. Bemærk, at det virkelige opsætningsscenarie normalt involverer en bredere importørdatoperiode, så sørg for at omkonfigurere før den virkelige brug.
Opret en testbruger i både Provet og Quinyx, og forbind dem med badgenummeret som beskrevet ovenfor.
I HR Gateway Portal skal du indstille klinikkens placering Importperiodetype til "Faste datoer" og indstille start- og slutdatoerne til at være på samme dag, en frit valgt dag i fremtiden. Husk at Gem hovedindstillingerne.
Planlæg en vagt for testbrugeren i Quinyx for den valgte dato. Vagtstrukturen skal følge kravene nævnt nedenfor.
Udgiv testbrugerens tidsplan i Quinyx. BEMÆRK: Når du udgiver, kan du indstille udgivelsesdatoen - den bør aldrig lægges i fortiden.
I portalen skal du vælge Manually import shifts fra klinikkens placeringsindstillinger. En kort indlæsningsproces vil finde sted.
Det importerede skift bør nu vises i Provet. Tjek, at vagttypen er korrekt for at kontrollere, at mappingen er udført korrekt.
Bemærk
Når man udgiver skift i Quinyx, bør udgivelsesdatoen aldrig ligge i fortiden.
Hvis denne første test er vellykket, anbefales det gradvist at øge testkompleksiteten for at løse eventuelle problemer og nå frem til den rigtige brugssituation:
Test alle skifttyper med testbrugeren.
Test med rigtige brugere, brug et rigtigt scenarie, men en dags opsætning som i den første test.
Forøg perioden til en uge, og test igen.
Skift til fuld opsætning og automatisering. Sørg for at planlægge skiftet i god tid og kommunikere med alle nødvendige medarbejdere.
Der skal udføres passende test efter enhver ændring af integrationsopsætningen.
Bemærk
En fejllog kan ses på HR Gateway Portalens Log-side i den øverste menulinje ved siden af indstillingerne. Se afsnittet error log nedenfor.
Opsætning af skift i Quinyx
De vagter, der kommer ind i Provet via integrationen, er faktisk Tasks under vagterne i Quinyx.
På billedet nedenfor vil de opgaver, der er markeret med grøn og rød farve, blive importeret til Provet som vagter, hvis Quinyx-vagten er korrekt kortlagt. Hvis Quinyx-holdet er "tomt" uden opgaver, bliver der ikke importeret noget til Provet.
Det anbefales, at de relevante skifttyper designes i Quinyx, så de allerede har de nødvendige opgaver.
Efter importen ser de resulterende vagter ud som nedenfor. Bemærk, at vagten "Frokostpause" ikke blev oprettet, fordi den ikke var kortlagt.
Styring af muligheden for online-booking
Importeret skift, der har online booking aktiveret
Hvis du har brug for en vagttype, hvor Provets online bookingfunktion er aktiveret, skal du følge disse trin:
I Provet skal du sikre dig, at du har sat vagttypen op med online booking aktiveret.
Opret den tilsvarende skifttype i Quinyx.
Gå til HR Gateway Portal, og åbn indstillingerne for klinikplacering.
Tilknyt vagttyperne til hinanden ved hjælp af kolonnen Vagttype for online booking.
Vælg Gem underindstillinger nederst på siden.
Importeret skift, der nogle gange har online-booking aktiveret
I nogle tilfælde vil du måske regelmæssigt beslutte på Quinyx-siden, om vagten har online booking aktiveret eller ej. I så fald skal du sætte mappingen op, så Provet-vagten mappes til to lignende Quinyx-vagter afhængigt af valget af online-booking.
I Provet skal du sikre dig, at du har sat vagttypen op med online booking aktiveret.
I Quinyx skal du oprette to lignende skift og navngive dem, så du kan se, hvilket der er beregnet til onlinebooking. For eksempel:
Workday ingen online booking
Arbejdsdag
Gå til HR Gateway Portal, og åbn indstillingerne for klinikplacering.
Kortlæg Quinyx-skiftene til Provet-skiftene:
Workday ingen online booking - Quinyx Skifttype kolonne
Workday - Skifttype til online booking kolonne
Vælg Gem underindstillinger nederst på siden.
Efter opsætningen, når du booker vagter i Quinyx, skal du vælge den relevante type for at træffe beslutningen. Afhængigt af valget vil vagten have onlinebooking aktiveret i Provet eller ej.
BEMÆRK: Passende test skal udføres efter enhver ændring af integrationsopsætningen.
Afdelinger og teams
Hvis klinikstedet bruger teams og/eller afdelinger, kan integrationen bruges til at vælge dem til Provet-vagter, der importeres. Afdelinger kan bruges uafhængigt, men teams kræver brug af afdelinger, da de er en underenhed af en afdeling.
1. Aktivér afdelinger og teams fra portalen.
Gå til HR Gateway Portal, og åbn indstillingerne for klinikplacering.
Aktivér Afdelinger og teams aktiveret. Dette kan også gøres under den første opsætning.
Bestem kilden til afdelingsinformation i Quinyx ved hjælp af menuen Ward source. Den anbefalede indstilling er "Hovedvagtens sektionsfelt".
Bestem teamets informationskilde i Quinyx ved hjælp af menuen Team source. Den anbefalede mulighed er "Hovedskiftets kategorifelt (skifttype)".
Vælg Gem hovedindstillinger.
2. Konfigurer kilderne i Quinyx.
De kilder, der blev valgt i trin 1, skal oprettes og/eller konfigureres i Quinyx.
Sådan konfigureres et hovedskifts sektionsfelt (for kilden ward):
Gå til Kontoindstillinger fra den personlige menu i Quinyx.
Vælg Gruppestyring i venstre menupanel.
Vælg den ønskede enhed fra midten. Et konfigurationspanel åbnes.
Vælg Tilføj sektioner fra panelet.
Udfyld sektionens felter med afdelingens oplysninger.
Vælg Ok for at gemme.
Når afdelingerne er oprettet som sektioner, vises de som valgmuligheder under hovedskiftets felt Section (billedet nedenfor).
For at konfigurere en hovedvagts vagttype (for teamkilden ):
Gå til Kontoindstillinger fra den personlige menu i Quinyx.
Gå til Skiftetyper fra venstre menupanel.
Vælg Tilføj øverst til højre.
Opret holdet som en vagttype ved at udfylde feltet Navn og sørge for, at varigheden dækker (start- og sluttidspunkt) den normale tidsramme for vagterne.
Vælg Gem.
3. Kortlæg afdelinger og teams i HR Gateway Portal.
Dette trin forudsætter, at du allerede har oprettet afdelinger og teams i Provet efter behov.
Kortlægning af afdelinger:
Gå til HR Gateway Portal, og åbn indstillingerne for klinikplacering.
Rul ned til afsnittet Wards mapping.
For hver Provet-afdeling skal du kortlægge en Quinyx-afdeling.
Kortlægning af teams.
Rul til afsnittet Teams mapping i portalens indstillinger for klinikplacering.
For hvert Provet-team skal du kortlægge en Quinyx Shift-type (kategori).
Vælg Gem underindstillinger nederst på siden for at afslutte.
Test og brug
Hvis de er konfigureret som beskrevet ovenfor, kan afdelingerne og holdene nu angives, når man opretter vagter i Quinyx.
Sørg for at teste opsætningen med testbrugeren som beskrevet ovenfor.
Afslutningsvis:
Selve informationen shift kommer fra Tasks.
Oplysningerne på afdeling kommer fra afsnit.
Oplysningerne fra team kommer fra Shift-typen.
Markering af fravær
Nogle gange er en medarbejders vagter allerede planlagt og importeret til Provet, men på grund af vedkommendes fravær skal vagterne opdateres (fjernes).
For at markere et fravær:
Sørg for, at relaterede aftaler i Provet-kalenderen er blevet flyttet eller fjernet først.
Gå til Schedule i Quinyx.
Find skiftet, og vælg det.
Vælg Flere muligheder.
Nederst i dialogen skal du vælge Tilføj fravær.
Udfyld fraværsformularen, og vælg Gem. Vagten vil blive flyttet til afsnittet 'Ikke tildelte vagter'.
Slet vagten fra afsnittet "Ikke tildelte vagter". Det er vigtigt, for ellers vil vagten ikke blive fjernet fra Provet, hvilket vil ske under automatisk eller manuel import.
Synkronisering og lagring
Når der foretages konfigurationsændringer i Provet eller Quinyx, som har indflydelse på vagter, afdelinger eller teams, skal ændringerne synkroniseres i HR Gateway Portal.
Gå til Organisationsindstillinger i HR Gateway-portalen.
Vælg Synkroniser alle data.
Eksempler på tilfælde, hvor synkronisering er påkrævet:
En vagttype oprettes eller redigeres i Provet.
Der oprettes en klinikplacering i Provet.
En afdeling oprettes eller redigeres i Provet.
En vagttype oprettes eller redigeres i Quinyx.
Der oprettes en enhed i Quinyx.
Et afsnit oprettes eller redigeres i Quinyx.
Når der foretages ændringer i HR Gateway Portal, skal ændringerne altid gemmes med Gem indstillinger, Gem hovedindstillinger og Gem underindstillinger på de respektive sider.
Hver gang der foretages ændringer i mappingerne i portalen, bør de testes som beskrevet ovenfor. Testning kan spare en masse arbejde, fordi forkert importerede vagter skal fjernes manuelt.
Fejllogs
I HR Gateway-portalen er der en fane Log i den øverste menulinje, som giver detaljerede oplysninger om input- og outputfejl. Logsektionerne er organisationsdækkende, hvilket betyder, at fejl fra alle kliniksteder er anført i dem.
Inputfejl - Fejl relateret til problemer med at oprette forbindelse til Quinyx. Inputfejl er sjældne, og de kræver normalt hjælp fra Provet-support.
Outputfejl - Fejl i forbindelse med import af vagter til Provet. Disse er mere almindelige, relateret til forkerte mappinger, manglende medarbejdernumre og lignende.
Når folk modtager fejlmeddelelser via e-mail, som beskrevet ovenfor, er det tilrådeligt først at kontrollere fejlloggene, især outputfejlene.
Søgefeltet i loggen kan bruges til at filtrere poster efter:
Navn på kliniksted
ID for databaseskift
Quinyx skift-ID
Fejlkode
Person-ID/medarbejdernummer
Hvis du vil se detaljerede oplysninger om en fejl, skal du vælge Vis fejlmeddelelse.