Det er hurtigere og nemmere at standardisere personalets planlagte vagter med hjælp fra foruddefinerede planlægningsskabeloner. Du kan bruge planlægningsskabeloner til at planlægge og organisere en hel dags vagtplaner for personalet, herunder nattevagter.
Opret en planlægningsskabelon
Planlægningsskabeloner bruger planlægningstyper, som først skal oprettes i afdelingens indstillinger.
Bemærk, at planlægningsskabeloner er specifikke for den aktive afdeling. Det betyder, at skabeloner, der er oprettet under én afdeling, ikke er tilgængelige til brug i andre afdelinger.
Du kan oprette planlægningsskabeloner i skabelonindstillingerne:
Gå til Indstillinger > Listner & skabeloner > Skabeloner > Planlægningsskabelon.
Vælg Tilføj.
Udfyld de påkrævede oplysninger:
Tilføj et Navn til planlægningsskabelonen. Fx kan et navn som "Morgen MWF" bruges til en morgenvagt på mandage, onsdage og fredage.
Du kan eventuelt tilføje en identificerende Kode, som personalet kan bruge til nemt at genkende og søge efter skabelonen.
Vælg Aktiv for at gøre skabelonen tilgængelig til planlægning.
Hvis vagtens varighed dækker mere end én kalenderdag, skal du vælge To dages skabelon. For yderligere information, se Opret en To dages skabelon.
Vælg Tilføj blok for at åbne en sektion til oprettelse af vagterne.
Du kan oprette flere tidsblokke, fx hvis du vil have, at planlægningsskabelonen indeholder en morgentidsblok og en eftermiddagstidsblok.
Tidspunktet skal tilføjes i formatet '00:00 am/pm', når US 12-timers uret er i brug. Formatet 24 timer er tilgængeligt for andre lokationer.
Klik og træk i kalenderen for at oprette en vagt.
Udfyld de påkrævede oplysninger:
Vælg Planlægningstype. De tilgængelige muligheder afhænger af planlægningstyperne, der er oprettet i indstillingerne.
Vælg en Lokation og et Hold, hvis det er nødvendigt. De tilgængelige muligheder afhænger af de Lokationer og Hold, der er oprettet i indstillingerne. Hvis du ikke bruger Lokationer og/eller Hold, skal du lade felterne være tomme.
Du kan justere Start- og Slut-tidspunkterne, hvis det er nødvendigt.
Indstillingen Vis i web booking er tilgængelig, hvis planlægningstypen er defineret som tilgængelig til online booking. Vælg dette afkrydsningsfelt, hvis du vil gøre vagten tilgængelig til online booking.
Du kan tilføje supplerende information i feltet Notat.
Vælg Gem.
For at redigere en eksisterende vagtblok skal du vælge den for at åbne redigeringsdialogen.
Opret alle nødvendige planlægningstypeblokke ved at følge trinene ovenfor. Bemærk, at vagtblokke ikke kan overlappe hinanden i tid.
Opret en To dages skabelon
To dages planlægningsskabeloner bruges, når en vagt tidsblok strækker sig fra én kalenderdag til den næste. Fx en nattevagt, der starter om aftenen og slutter den næste dag.
Sådan opretter du en to-dages planlægningsskabelon:
Gå til Indstillinger > Listner & skabeloner > Skabeloner > Planlægningsskabelon.
Vælg Tilføj.
Vælg indstillingen To dages skabelon, og udfyld de øvrige oplysninger som i Trin 3.
Vælg Tilføj blok for at definere varighedsblokkene for vagtens tidsperiode. Du skal oprette to tidsblokke for at adskille kalenderdagene. Den første skal slutte kl. 11.59 pm eller 23.59, og den anden skal starte kl. 12.00 am eller 00.00.
Fortsæt fra Trin 5.
Planlæg personalets vagter ved hjælp af planlægningsskabeloner
Gå til Planlægning > Planlægninger > Planlægningsskabelon.
Vælg den bruger eller ressourcer, som du vil planlægge en vagt for, og sørg for, at den samme bruger eller ressourcer er valgt i filtrene i venstre side. Når du planlægger natte- eller aften-vagter uden for den standard dagsvisning, skal du fravælge indstillingen Brug dagsyn (hvis indstillingen er i brug).
Find og vælg den planlægningsskabelon, du vil bruge.
Vælg indstillingen Vagtintervaller, hvis du vil splitte vagten op i individuelle tidsvinduer. Det anbefales at planlægge individuelle tidsblokke, hvis vagten er tilgængelig til online booking. Du kan slette individuelle vagt tidsvinduer og kun beholde nogle.
Juster kalenderoverblikket, hvis det er nødvendigt, ved hjælp af kalenderfiltrene i venstre side,
Klik på en kalenderdag for at planlægge den valgte planlægningsskabelon. Du vil se en grøn bekræftelsesbesked, når planlægningen var vellykket, eller en rød besked, hvis der var fejl.